fbpx

Faktury w chmurze. Czy muszę dodatkowo przechowywać ich papierowe wersje?

Możliwość przechowywania faktur w chmurze to funkcjonalność dostępna dla przedsiębiorców od kilku lat. Wciąż jednak wielu z nich zadaje sobie pytanie, czy trzeba dodatkowo przechowywać papierowe wersje faktur?

Prowadzenie firmy to nie tylko działania związane z pozyskaniem klientów, sprzedaż produktów i rozliczenia. To również kwestie związane z prowadzeniem księgowości. Faktury, rachunki i noty księgowe, a także wszystkie inne dokumenty potwierdzające transakcje zabierają sporo miejsca w segregatorach. Czy trzeba je przechowywać gdy decydujemy się prowadzić księgowość w formie elektronicznej?

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Faktury w chmurze

Coraz bardziej skomplikowane prawo, a także konieczność przesyłania deklaracji rozliczeniowych do urzędów w formie elektronicznej, powoduje, że praktycznie nie da się już prowadzić księgowości wyłącznie w formie papierowej. Jeszcze kilka lat temu standardem była papierowa księga przychodów i rozchodów, do której wpisywało się wszystkie transakcje, a podatki i inne zobowiązania rozliczało ręcznie. Każdy błąd w wyliczeniach wymagał korekty, przekreślenia danej transakcji i wpisania jej od nowa.

Dziś można korzystać z wielu rozwiązań dostępnych online. Mamy programy do księgowości uruchamiane na komputerze, a także dostępne w chmurze. Takie rozwiązanie pozwala mieć dostęp do rozliczeń z każdego miejsca na świecie i o każdej porze. Nowoczesne rozwiązania księgowe same wyliczają podatki do zapłaty, pozwalają też na automatyczne wystawianie faktur zaraz po sprzedaży danego produktu lub usługi. Funkcja ta przydaje się na przykład gdy prowadzimy sklep internetowy. Po zintegrowaniu programu księgowego z oprogramowaniem sklepu internetowego, każde potwierdzone zamówienie to automatyczne wystawienie paragonu lub faktury dla klienta.

CZYTAJ TAKŻE: Faktura elektroniczna – czy jest formalnie tym samy co faktura papierowa?

Księgowość firmy

Jeśli samodzielnie prowadzimy księgowość firmy, będziemy musieli każdy dokument księgowy „zapisać” w systemie księgowym. Jeśli nie jest on wysłany do nas w formie pliku pdf lub innym pliku graficznym, musimy przygotować skan i „wprowadzić” do systemu taki dokument. No i przy okazji pojawia się pytanie, czy jeśli do systemu załączymy dokument w wersji elektronicznej, to czy musimy przechowywać jeszcze dokumenty papierowe? Odpowiedź na tak postawione pytanie jest prosta. Nie trzeba przechowywać papierowych dokumentów w archiwum. Oznacza to jednak, że na każde żądanie urzędu czy podczas kontroli skarbowej musimy mieć możliwość udokumentowani danej transakcji. Mówiąc wprost – będziemy musieli mieć możliwość np. wydrukowania konkretnej faktury lub musimy posiadać plik z widokiem takiego dokumentu księgowego.

Dobre programy do księgowości dają możliwość przechowywania dokumentów księgowych przez wiele lat. Operatorzy systemów odpowiadają za backupy, czyli tworzenie kopii zapasowych, tak by mieć zawsze dostęp do wszystkich swoich dokumentów.

Mimo to zawsze warto mieć wszystkie dokumenty księgowe przechowywane w osobnym folderze na zewnętrznym dysku. Wtedy mamy większą pewność, że będziemy mogli w każdym momencie uzyskać dostęp do konkretnego dokumentu księgowego.

Faktury elektroniczne i papierowe

To bardzo wygodne rozwiązanie, szczególnie, że wiele programów do prowadzenia księgowości umożliwia automatyczne wgrywanie papierowych faktur np. przy pomocy aplikacji w komórce. Wystarczy zrobić zdjęcie dokumentu księgowego by system sam go odczytał i zakwalifikował do odpowiedniego rejestru księgowego. Po przygotowaniu jego wersji elektronicznej, fakturę papierową możemy zniszczyć.

Takie rozwiązanie sprawdzi się chociażby w przypadu faktur za paliwo. Gdy otrzymujemy na stacji dokument potwierdzający zakup paliwa (fakturę VAT), wystarczy od razu ją zarchiwizować elektronicznie.

Urzędy skarbowe zgadzają się na rozliczanie podatków, których podstawą są faktury w formie elektronicznej.

 

 

Czytaj również

Najchętniej czytane

Działalność nierejestrowana. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć działalność nierejestrowana ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie polega...

Zwolnienie L4 i działalność gospodarcza

Czy przedsiębiorca może pójść na zwolnienie lekarskie? Jak działa zwolnienie L4 przedsiębiorcy? Choroba, czasowa niedyspozycja, konieczność regeneracji zdrowotnej. Powody, dla których przedsiębiorca musi zrobić sobie...

Czy można mieć dwie działalności gospodarcze?

Czy można posiadać więcej niż jedną działalność gospodarczą? Czy działalność gospodarcza jest ograniczona w zakresie rodzaju wykonywanych usług lub sprzedaży danych produktów? Jednoosobowa działalność gospodarcza...
Mała Księgowość

Najnowsze

Zmiany w prawie 2023

2023 jest nietypowym rokiem pod względem zmian w prawie dla przedsiębiorców. W porównaniu do rewolucyjnych lat 2021-2022 obecnie zmiany są raczej kosmetyczne. Przedsiębiorcy marzą o...

NIP7 – co to jest i kiedy trzeba wypełnić

NIP7 to formularz składany przez osobę, która nie jest jeszcze zarejestrowana w CEiDG. Mówiąc wprost, nie jest jeszcze przedsiębiorcą. Osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej...

Deklaracja VAT-R. Jak ją wypełnić?

Deklaracja VAT-R składana jest w momencie rejestracji jako czynny podatnik VAT. Ten sam dokument służy też do aktualizacji danych w związku z rozliczeniem podatku...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!