Faktury w chmurze a papierowe. Jak długo przechowywać faktury?

Możliwość przechowywania faktur w chmurze to funkcjonalność dostępna dla przedsiębiorców od kilku lat. Wciąż jednak wielu z nich zadaje sobie pytanie, czy trzeba dodatkowo przechowywać papierowe wersje faktur?

Prowadzenie firmy to nie tylko działania związane z pozyskaniem klientów, sprzedaż produktów i rozliczenia. To również kwestie związane z prowadzeniem księgowości. Faktury, rachunki i noty księgowe, a także wszystkie inne dokumenty potwierdzające transakcje zabierają sporo miejsca w segregatorach. Czy trzeba je przechowywać, gdy decydujemy się prowadzić księgowość w formie elektronicznej?

Faktury w chmurze

Coraz bardziej skomplikowane prawo, a także konieczność przesyłania deklaracji rozliczeniowych do urzędów w formie elektronicznej, powoduje, że praktycznie nie da się już prowadzić księgowości wyłącznie w formie papierowej.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Jeszcze kilka lat temu standardem była papierowa księga przychodów i rozchodów, do której wpisywało się wszystkie transakcje, a podatki i inne zobowiązania rozliczało ręcznie. Każdy błąd w wyliczeniach wymagał korekty, przekreślenia danej transakcji i wpisania jej od nowa.

Dziś można korzystać z wielu rozwiązań dostępnych online. Mamy programy do księgowości uruchamiane na komputerze, a także dostępne w chmurze. Takie rozwiązanie pozwala mieć dostęp do rozliczeń z każdego miejsca na świecie i o każdej porze.

Nowoczesne rozwiązania księgowe same wyliczają podatki do zapłaty, pozwalają też na automatyczne wystawianie faktur zaraz po sprzedaży danego produktu lub usługi. Funkcja ta przydaje się na przykład, gdy prowadzimy sklep internetowy. Po zintegrowaniu programu księgowego z oprogramowaniem sklepu internetowego każde potwierdzone zamówienie to automatyczne wystawienie paragonu lub faktury dla klienta.

Księgowość firmy. Jak długo przechowywać faktury?

Jeśli samodzielnie prowadzimy księgowość firmy, będziemy musieli każdy dokument księgowy „zapisać” w systemie księgowym. Jeśli nie jest on wysłany do nas w formie pliku pdf lub innym pliku graficznym, musimy przygotować skan i „wprowadzić” do systemu taki dokument. No i przy okazji pojawia się pytanie, czy jeśli do systemu załączymy dokument w wersji elektronicznej, to czy musimy przechowywać jeszcze dokumenty papierowe?

Odpowiedź na tak postawione pytanie jest prosta. Nie trzeba przechowywać papierowych dokumentów w archiwum. Oznacza to jednak, że na każde żądanie urzędu czy podczas kontroli skarbowej musimy mieć możliwość udokumentowani danej transakcji. Mówiąc wprost – będziemy musieli mieć możliwość np. wydrukowania konkretnej faktury lub musimy posiadać plik z widokiem takiego dokumentu księgowego.

CZYTAJ TAKŻE: Faktura elektroniczna – czy jest formalnie tym samy co faktura papierowa?

Dobre programy do księgowości dają możliwość przechowywania dokumentów księgowych przez wiele lat. Operatorzy systemów odpowiadają za backupy, czyli tworzenie kopii zapasowych, tak by mieć zawsze dostęp do wszystkich swoich dokumentów.

Mimo to zawsze warto mieć wszystkie dokumenty księgowe przechowywane w osobnym folderze na zewnętrznym dysku. Wtedy mamy większą pewność, że będziemy mogli w każdym momencie uzyskać dostęp do konkretnego dokumentu księgowego.

Faktury elektroniczne i papierowe

To bardzo wygodne rozwiązanie, szczególnie że wiele programów do prowadzenia księgowości umożliwia automatyczne wgrywanie papierowych faktur np. przy pomocy aplikacji w komórce. Wystarczy zrobić zdjęcie dokumentu księgowego, by system sam go odczytał i zakwalifikował do odpowiedniego rejestru księgowego. Po przygotowaniu jego wersji elektronicznej fakturę papierową możemy zniszczyć.

Takie rozwiązanie sprawdzi się, chociażby w przypadku faktur za paliwo. Gdy otrzymujemy na stacji dokument potwierdzający zakup paliwa (fakturę VAT), wystarczy od razu ją zarchiwizować elektronicznie.

Urzędy skarbowe zgadzają się na rozliczanie podatków, których podstawą są faktury w formie elektronicznej.

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Stawka CIT (9%) dla małych podatników od stycznia 2024

Kto może zapłacić preferencyjny podatek CIT 9%? Jakie warunki należy spełnić w 2024 roku? Kto straci prawo do tej preferencji i będzie musiał zapłacić...

Stawki CIT

Jakie są stawki podatku dochodowego od osób prawnych, kto może z nich korzystać i jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnej opcji? Jesteś...

Informacja CIT-ST – co to jest i kto musi ją złożyć? Instrukcja wypełniania

Złożenie CIT-ST jest obowiązkowe dla podatników posiadających zakłady (oddziały) w innych gminach niż siedziba firmy. Oto przewodnik z najważniejszymi informacji dla podmiotów, które muszą...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!