Plan urlopów to kalendarz urlopów układany w firmie po to, by zaplanować pracę poszczególnych działów. Czy plan urlopów jest obowiązkowy?
Planowanie urlopów w firmie może być skomplikowane, szczególnie jeśli jest to duża organizacja z wieloma pracownikami. W takim przypadku warto wprowadzić jasne i przejrzyste procedury, które pomogą w zapewnieniu, że wszyscy pracownicy otrzymają odpowiednią ilość urlopu i będą mogli w pełni cieszyć się czasem wolnym. Sprawdź, jak przygotować plan urlopów.
Spis treści
Czy pracownik musi mieć urlop?
Prawem każdego pracownika, którego zatrudniłeś na podstawie umowy o pracę, jest urlop wypoczynkowy. Przysługuje on co roku i musi to być czas nieprzerwanego i płatnego wypoczynku. Plan urlopowy pozwala ułożyć pracę w firmie w taki sposób, by w każdym momencie zapewnić określoną liczbę potrzebnego personelu.
CZYTAJ TAKŻE: Wydłużenie urlopu – czy jest możliwe?
Urlop wypoczynkowy
Urlop wypoczynkowy to okres, na który pracownik ma prawo, aby odpocząć od pracy. Oto kilka najważniejszych informacji dotyczących urlopu wypoczynkowego:
- Prawo do urlopu wypoczynkowego jest gwarantowane przez Kodeks Pracy. Każdy pracownik ma prawo do urlopu, którego minimalna ilość wynosi 20 dni roboczych w ciągu roku.
- Urlop wypoczynkowy może być wykorzystany jednorazowo lub podzielony na kilka krótszych okresów.
- Wysokość wynagrodzenia za czas urlopu zależy od umowy o pracę i przysługującego pracownikowi wynagrodzenia. Zazwyczaj wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego jest takie samo jak wynagrodzenie za normalną pracę.
- Pracodawca ma obowiązek udzielania urlopu wypoczynkowego, z uwzględnieniem potrzeb i możliwości organizacyjnych firmy. Pracownik może składać wniosek o udzielenie urlopu, jednak ostateczna decyzja należy do pracodawcy.
- Urlop wypoczynkowy może być przesunięty na kolejny rok, jeśli pracownik nie miał możliwości skorzystania z niego w bieżącym roku z powodu zatrudnienia krótszego niż 6 miesięcy lub innych przyczyn niezależnych od niego.
- Urlop wypoczynkowy może być przyznany na czas choroby lub zwolnienia lekarskiego, jeśli pracownik nie miał możliwości skorzystania z niego w określonym terminie.
- Pracownik może skorzystać z urlopu wypoczynkowego w przypadku narodzin dziecka lub adopcji, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie Pracy.
- Nie wykorzystany urlop wypoczynkowy może być wypłacony pracownikowi przy ustaniu stosunku pracy, chyba że strony umowy postanowią inaczej.
- Pracodawca ma obowiązek informować pracowników o terminie udzielenia urlopu wypoczynkowego i o terminie, do którego powinni złożyć wniosek o jego udzielenie.
Warto pamiętać, że każda firma może mieć swoje własne zasady dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych, więc warto zapoznać się z regulaminem firmy w tym zakresie.
CZYTAJ TAKŻE: Urlop na żądanie – odmowa
Czy plan urlopowy jest obowiązkowy?
Jeśli w firmie nie ma związków zawodowych, to nie musisz tworzyć planu urlopowego. Nie trzeba go robić również wtedy, gdy jest w firmie związek zawodowy, ale organizacja ta zgodziła się na to, by nie przygotowywać takiego planu.
Jak przygotować plan urlopowy?
Jeśli zdecydujemy się na to, by przygotować plan urlopowy, to trzeba w nim wpisać dane dotyczącego bieżącego urlopu, dane o urlopie, który będzie przysługiwał pracownikowi w najbliższym roku, a także urlopie dodatkowym. Ten rodzaj urlopu przysługuje na bazie określonych przepisów.
Plan urlopowy musisz przygotować w taki sposób, by pracownik miał nieprzerwany urlop przewidziany w kodeksie pracy. Urlop można rozdzielić na kilka części pod warunkiem, że chociaż jedna z części trwa minimum 14 dni, a pracownik złożył wniosek o rozdzielenie urlopu.
CZYTAJ TAKŻE: Urlop na B2B
Tworzenie planu urlopowego
Pierwszym krokiem jest stworzenie polityki urlopowej. Powinna ona zawierać informacje dotyczące ilości urlopu, na jaki okres czasu przypada pracownikowi oraz jakie są procedury związane z wnioskowaniem o urlop. Ważne jest także, aby określić priorytety przy udzielaniu urlopów w przypadku, gdy nie wszystkim pracownikom można udzielić urlopu w tym samym czasie.
Kolejnym ważnym elementem jest system rezerwacji urlopów. Można zastosować elektroniczne narzędzia, takie jak systemy HR lub kalendarze, aby pracownicy mogli łatwo rezerwować swoje urlopy i uniknąć konfliktów z innymi pracownikami.
Ważne jest także monitorowanie wykorzystania urlopów przez pracowników. Można to zrobić poprzez regularne raporty lub przez systemy HR, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy wykorzystują swoje urlopy i nie gromadzą ich na późniejszy okres czasu.
Ostatecznie, dobrze zorganizowany plan urlopów pomoże w zwiększeniu zadowolenia pracowników i poprawie morale w firmie. Dzięki temu pracownicy będą mieli możliwość odpoczynku i naładowania akumulatorów przed powrotem do pracy, co wpłynie pozytywnie na ich efektywność i produktywność.
CZYTAJ TAKŻE: Urlop wypoczynkowy. Kiedy można go udzielić?
Plan urlopowy – do kiedy trzeba go przygotować?
Przedsiębiorca nie musi przygotowywać tylko jednego planu urlopowego na rok. Plan urlopów może obejmować kwartał, pół roku czy rok. Mało tego. Każdy z działów w firmie może mieć oddzielny plan urlopowy. To, jaki rodzaj planu urlopowego przygotowujemy, zależy czas, do kiedy trzeba go przygotować.
Jeśli jest to roczny plan urlopowy, musisz go przygotować najpóźniej do 31 grudnia poprzedniego roku. Jeśli w firmie funkcjonował do tej pory np. roczny plan urlopowy, a nie przygotowano do końca grudnia, tzn. gdy zaczął się już okres, którego ten plan miałby dotyczyć, pracownikowi nie można w tym okresie odmówić urlopu.
Wymiar urlopu
Jeśli w danym roku pracownik nie pójdzie na urlop, to pracodawca musi mu go udzielić do końca września następnego roku. Pracownicy, którzy dopiero zaczynają pracę, mogą skorzystać z urlopu po zakończeniu każdego miesiąca pracy. Wtedy przysługuje im 1/12 wymiaru urlopu. W planie urlopu powinno się uwzględniać również pracowników wracających do pracy choćby po urlopie macierzyńskim.
Zasada tworzenia planu urlopów zakłada, że można go przygotować według własnego uznania. Jego podstawowym celem ma być zapewnienie w miarę płynnego działania firmy. Warto zachęcać pracowników by składali wnioski urlopowe jak najwcześniej. W wielu firmach określa się nawet ostateczny termin, w którym należy podać propozycję terminu swojego urlopu. Jeśli pracownik nie zdąży przedstawić swoich wymagań co do urlopu, to dni wolne wyznacza przełożony.
CZYTAJ TAKŻE: Okres wypowiedzenia. Ile trwa i jak się go ustala?
Gdy plan urlopowy zostanie przygotowany, trzeba o nim poinformować pracowników. Forma takiego komunikatu może być dowolna. Plan urlopowy może być dostępny w formie pliku komputerowego, listy wywieszonej na tablicy ogłoszeń albo w formie wiadomości email wysyłanej na skrzynki pracowników. Jeśli decydujemy się stworzenie planu urlopowego i przekażemy informację o nim pracownikom, to zapisy tego planu są wiążące.
Nie oznacza to jednak, że jeśli pracownik ma ustalony urlop w konkretnym terminie, to automatycznie może skorzystać z wolnego. Każdy urlop musi być poprzedzony zgodą przełożonego.
CZYTAJ TAKŻE: Umowa zlecenie a urlop. Czy pracownikowi przysługuje wolna na umowie zleceniu?
Czy można zmienić plan urlopowy?
Plan urlopowy jest wiążący. Może być zmieniony wyłącznie w określonych sytuacjach. Na przykład wtedy, gdy zmienia się forma zatrudnienia pracowników. Zmiany mogą być też przeprowadzane, jeśli dojdzie do sytuacji losowych. Wszelkie modyfikacje w planie urlopowym muszą być komunikowane pracownikom.
