Co to jest KSeF? Poznaj nowo wprowadzoną bazę faktur, która już niedługo stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców. Jakie daje możliwości? Sprawdź, czym jest Krajowy System e-Faktur.
Informacja o tym, co to jest KSeF, jest kluczowa dla wszystkich przedsiębiorców. Sprawdź, jakie działania będzie usprawniać. Poznaj pojęcia takie jak faktura ustrukturyzowana. Zobacz, gdzie będzie można skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.
Spis treści
Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
Zastanawiasz się, co to jest KSeF? To Krajowy System e-Faktur. Najprościej mówiąc, jest to centralna baza faktur, nad którą pieczę sprawuje Krajowa Administracja Skarbowa. KSeF służy do obsługi e-faktur strukturyzowanych.
Od kiedy działa KSeF?
System KSeF działa od 1 stycznia 2022 roku. Na razie nie jest obowiązkowy, ale od 2024 każda firma będzie musiała korzystać z tego systemu. Baza faktur KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to nie to samo, co faktura elektroniczna.
Co to jest faktura elektroniczna?
Definicję faktury elektronicznej znajdziemy w ustawie o VAT. Faktura elektroniczna to faktura elektroniczna, która jest wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznych. Co istotne, przepisy nie wskazują, w jakim formacie musi być przygotowana faktura elektroniczna.
Żeby można było przekazywać kontrahentowi faktury elektroniczne, trzeba uzyskać na to jego zgodę. To pojęcie odnosi się również do dokumentów papierowych, które zeskanowaliśmy i wysłaliśmy drogą elektroniczną.
Faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana, o której mowa w systemie KSeF nie jest ani typową fakturą elektroniczną, ani papierową, która jest dostarczana drogą elektroniczną. To zupełnie nowy typ faktury. Jest to dokument, który wystawiamy przez Krajowy System e-Faktur. Wystawiana jest dzięki specjalnemu oprogramowaniu, które współpracuje z KSeF. Oprogramowanie to udostępnia Ministerstwo Finansów. Można też skorzystać z oprogramowania komercyjnego. Ustrukturyzowana faktura jest wystawiana w formacie XML.
Jak działa KSeF?
Każda faktura ustrukturyzowana jest automatycznie zapisywana w systemie KSeF. W momencie jej wystawienia automatycznie jest ona uważana za otrzymaną. System nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny. Żeby można było udostępniać faktury ustrukturyzowane, trzeba uzyskać zgodę odbiorcy. Gdy się na to nie zgodzi, to wystawca będzie korzystał z KSeF, ale dostawca musi otrzymać ją tradycyjnie: papierowo lub elektronicznie. Zgoda na wysyłanie faktur elektronicznych nie jest tym samym, co zgoda na fakturę ustrukturyzowaną.
Po co jest KSeF?
Kiedy wiesz już, czym jest KSeF, warto zastanowić się, do czego służy. KSeF ma powodować, że obrót między przedsiębiorcami będzie znacznie łatwiejszy. Nie będzie już problemów z zagubieniem faktury, czy zniszczeniem. Korzystanie z systemu powoduje też, że przedsiębiorca może liczyć na zwrot VAT w ciągu 40, a nie 60 dni.
