fbpx

Czy muszę przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?

Pieczęć elektroniczna jest tym samym co standardowa pieczątka. W związku z tym pojawia się pytanie, czy trzeba przyjąć dokument opatrzony pieczęcią elektroniczną.

Pieczęć elektroniczna może być używana przez podmioty, które mają osobowość prawną. I właśnie to jest podstawową różnicą między pieczęcią elektroniczną, a podpisem elektronicznym. Warto wiedzieć, że pieczęć elektroniczna nie jest tym samym, co podpis elektroniczny. Pieczęć elektroniczna stosowana jest jako potwierdzenie dokumentów firmowych, a podpis elektroniczny jest stosowany w celu zatwierdzenia woli konkretnej osoby fizycznej. Nie ma możliwości, aby pieczęć elektroniczna zawierała tożsamość autora podpisu.

Wiarygodność pieczęci

Pieczęć elektroniczna stosowana jest dla potwierdzenia wiarygodności dokumentów. Można więc uznać, że każdy dokument nią opatrzony jest wiarygodny.

Czym jest pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna jest tym samym, co standardowa pieczęć, jednak występuje w wersji oczywiście elektronicznej. Zawiera dane takie jak: CN (Common Name) – nazwa ogólna; O (Organization) – nazwa firmy/ organizacji; C (Country) – kraj zarejestrowania podmiotu; 2.5.4.97 – numer rejestrowy jednostki, np. NIP; PostalAddress – adres podmiotu.

Pieczęć elektroniczna daje gwarancję autentyczności dokumentów i ich integralności. Oznacza to, że jeśli dokument opatrzony jest pieczęcią elektroniczną, to nic w nim nie został zmienione lub dodane.

Szczegółową rolę pieczęci elektronicznej określono na mocy rozporządzenia eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Zgodnie z nim, pieczęć elektroniczną określa się mianem danych w formie elektronicznej, które zostały dodane do innych elektronicznych danych albo są z nimi w sposób logiczny powiązane. To gwarantuje integralność danych i autentyczność ich pochodzenia.

Rodzaje pieczęci elektronicznej

Tak samo, jak ma to miejsce w przypadku podpisu elektronicznego, również pieczęć dzieli się na kilka rodzajów.

Jednym z nich jest zaawansowana pieczęć elektroniczna. To unikalne narzędzie dla każdej osoby prawnej, która się nim posługuje. Jeżeli dojdzie do jakiejkolwiek zmiany w obrębie dokumentów, będzie ona rozpoznana przez wystawiający dokument podmiot.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna działa na takich samych zasadach, a dodatkowo jest jeszcze składana za pośrednictwem kwalifikowanego urządzenia (czytnika kart albo aplikacji SimplySign). Dzięki temu ułatwia i przyśpiesza wiele procesów obiegów dokumentów.

Pieczęć elektroniczna kwalifikowana jest najlepszym narzędziem zabezpieczania dokumentów. Gwarantuje ona, że odbiorcą dokumentów nie będzie żadna niepowołana i nieuprawniona osoba oraz że nie zostaną w nim wprowadzone żadne zmiany.

Skoro dokument opatrzony pieczęcią elektroniczną jest wiarygodny można więc uznać, że nie ma podstaw do tego by nie przyjmować takiego dokumentu w komunikacji między podmiotami biznesowymi. Mówiąc inaczej. Dokumentu z pieczęcią elektroniczną nie można nie przyjąć. Wszystko dlatego, że jest on traktowany na równi ze standardowo przygotowanymi dokumentami.

Poprzedni artykuł
Następny artykuł

Czytaj również

Najchętniej czytane

Działalność nierejestrowana. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć działalność nierejestrowana ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie polega...

Czy można mieć dwie działalności gospodarcze?

Czy można posiadać więcej niż jedną działalność gospodarczą? Czy działalność gospodarcza jest ograniczona w zakresie rodzaju wykonywanych usług lub sprzedaży danych produktów? Jednoosobowa działalność gospodarcza...

Pomysły na biznes 2023 – lista 10 pomysłów

Pomysły na biznes mogą być najróżniejsze. Przygotowaliśmy listę 10 pomysłów, które mogą stać początkiem świetnego biznesu w 2023r. Chcesz otworzyć biznes ale nie wiesz jaki...
Mała Księgowość

Najnowsze

Kalkulator brutto na netto

Wynagrodzenie brutto to całkowite wynagrodzenie przed odliczeniem podatku i składek na ubezpieczenie społeczne. Na konto pracownika wpływa jednak inna kwota. Już po odliczeniach. To...

Całkowity koszt zatrudnienia na umowę o dzieło

Jaki jest całkowity koszt zatrudniania na umowę o dzieło? Czy zatrudnianie na umowę o dzieło się opłaca? Rosnące koszty prowadzenia działalności powodują, że przedsiębiorcy szukają...

Co to jest cold mailing?

Cold mailing, czyli zimne maile kojarzą się z denerwującymi reklamami, a nawet spamem. Okazuje się jednak, że jest to bardzo skuteczne narzędzie marketingowe. Co to...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!