Księgi rachunkowe, analizy finansowe czy rozliczenia podatkowe są wykonywane na urządzeniach cyfrowych, które zapewniają dostęp do internetu i łatwą wymianę danych. W związku z tym nie powinno nikogo dziwić, że na popularności zyskuje pomysł, jakim jest e-paragon. Kiedy można wystawić paragon elektroniczny?
Spis treści
Czym jest e-paragon?
E-paragon, nazywany równie paragonem elektronicznym, stanowi cyfrową alternatywę dla tradycyjnych paragonów. Oznacza to, że w przypadku zakupów sprzedawca nie drukuje fizycznego paragonu, ale przesyła go elektronicznie, na przykład na podany przez klienta adres e-mail.
E-paragony w świetle są legalnymi dowodami zapłaty, mogą być potem wykorzystywane w różnych sytuacjach, na przykład jako potwierdzenie zakupu przy zwrocie towaru lub jako załączniki do reklamacji.
To jeszcze nie wszystko, ponieważ oprócz minimalizacji ryzyka związanego z utratą fizycznych danych e-paragony oznaczają również wygodę; co oczywiste, nie trzeba ich gromadzić ani przechowywać np. w portfelu. W zależności od naszych potrzeb oraz możliwości da się je przechowywać:
- na skrzynce pocztowej,
- na dysku komputera lub w chmurze,
- i pobierać w dowolnym momencie, kiedy tylko są potrzebne.
Pomysł wprowadzenia e-paragonów w Polsce istniał już od dawna, aczkolwiek wydaje się, że epidemia i związana z tym konieczność ograniczenia kontaktu fizycznego między ludźmi przyspieszyły działania rządu w tej sprawie. W związku z tym już wiosną 2020 roku przeprowadzono pierwszy pilotażowy program wprowadzenia e-paragonów na stacjach paliw. Orlen potwierdził zainteresowanie taką formą dokumentacji zakupów ze strony klientów.
| Planowane uruchomienie usługi rządowej e-Paragon przypada na wrzesień 2023 roku. |
W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących możemy znaleźć definicję faktury elektronicznej. Zgodnie z tym aktem prawnym „rozumie się przez to utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej oraz przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas”.
E-paragon a plany Ministerstwa Finansów
Jednym ze sposobów na zapewnienie rynkowi dostępu do elektronicznych paragonów jest stworzenie ogólnokrajowej platformy do rejestracji klientów. Ministerstwo Finansów określa takie rozwiązanie jako HUB paragonowy.
Zgodnie z planami resortu takie rozwiązanie pozwoliłoby na osiągnięcie następujących celów:
- połączenie anonimowych klientów z paragonami wystawionymi przez różne kasy fiskalne,
- rejestrowanie e-paragonów wystawianych przez różne kasy fiskalne,
- sprawna dystrybucja e-paragonów do klientów.
Takie rozwiązanie pozwoliłoby klientom na anonimowe pobieranie e-paragonów na swoje urządzenia mobilne (smartfony). Każdy obywatel otrzymałby unikalny identyfikator, który umożliwiłby mu wygodne gromadzenie elektronicznych paragonów.
Zgodnie z zamierzeniami do stworzenia konta na e-paragony nie byłoby konieczne podawanie takich danych identyfikujących klienta jak na przykład numer PESEL czy nawet numer telefonu.
Zgodnie z planami MF klient najpierw będzie pobierał i instalował odpowiednią aplikację na swoim smartfonie (rządowe „e-Paragony” lub aplikację prywatnego dostawcy). Następnie, aplikacja ta jednorazowo łączyłaby się z systemem dystrybucji elektronicznych paragonów, aby pobrać wygenerowany unikalny identyfikator (ID paragonu).
Klient musiałby pokazać tak pozyskany identyfikator kasjerowi – to konieczne w celu otrzymania paragonu w formie elektronicznej. Pracownik sklepu będzie skanował identyfikator wyświetlający identyfikator wyświetlający się na ekranie smartfona, dzięki czemu kasa fiskalna prześle paragon do systemu dystrybucji. Dzięki temu klient zyska możliwość, by w ciągu zaledwie kilku sekund pobrać swój paragon za pomocą aplikacji.
Taki proces można będzie powtórzyć przy każdych kolejnych zakupach. Obok dokumentów cyfrowych wciąż będzie można skorzystać z tradycyjnego, tzn. papierowego paragonu.
| Kluczowym elementem tego systemu byłaby aplikacja mobilna Ministerstwa Finansów „e-Paragony”. Oprócz tego możliwy byłoby skorzystanie z oprogramowania dostarczonego przez zewnętrznych dostawców. |
Jeśli chodzi o korzyści wynikające ze zrezygnowania z paragonu papierowego, zwraca się uwagę m.in.na takie atuty jak:
- dostęp do cyfrowego paragonu o dowolnej porze (nie trzeba mieć pod ręką papierowych formularzy);
- gwarancja autentyczności;
- łatwiejsze przechowywanie dowodu zakupu, ponieważ e-paragon jest trwalszy i nie blaknie;
- ułatwiony dostęp do e-paragonu w przypadku reklamacji;
- możliwość analizy wydatków za pomocą mobilnej aplikacji Ministerstwa Finansów, co może pomoc w planowaniu budżetu przez gospodarstwa domowe (konsumentów). Klienci mają łatwiejszy dostęp do danych na temat wydatków, co pozwala im np. wprowadzać dane do arkusza kalkulacyjnego;
- oszczędności finansowe na zakupie papierowych rolek do drukowania paragonów, korzyści dla środowiska naturalnego;
- ograniczenie problemu w postaci szarej strefy.
Kto może wystawić e-paragon?
Jak już wspomniano, na wrzesień 2023 roku planowane jest uruchomienie usługi, która skoncentruje (HUB to właśnie taki koncentrator) w jednym miejscu możliwość posługiwania się elektronicznymi fakturami. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że niemożliwe jest już teraz wystawianie e-paragonów. Wręcz przeciwni: przedsiębiorcy zajmujący się prowadzeniem ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej online mają możliwość wystawiania e-paragonów.
Wprowadzenie prawa do wystawiania elektronicznych paragonów miało miejsce etapami:
- od 21 marca 2020 roku: otrzymali to uprawnienie przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych online;
- od 1 czerwca 2020 roku: e-paragony mogą również wystawiać ci przedsiębiorcy, którzy korzystają z wirtualnych kas fiskalnych w formie oprogramowania.
