Kiedy można wystawić e-paragon? Jakiej kasy fiskalnej do tego użyć?

Księgi rachunkowe, analizy finansowe czy rozliczenia podatkowe są wykonywane na urządzeniach cyfrowych, które zapewniają dostęp do internetu i łatwą wymianę danych. W związku z tym nie powinno nikogo dziwić, że na popularności zyskuje pomysł, jakim jest e-paragon. Kiedy można wystawić paragon elektroniczny?

Czym jest e-paragon?

E-paragon, nazywany równie paragonem elektronicznym, stanowi cyfrową alternatywę dla tradycyjnych paragonów. Oznacza to, że w przypadku zakupów sprzedawca nie drukuje fizycznego paragonu, ale przesyła go elektronicznie, na przykład na podany przez klienta adres e-mail.

E-paragony w świetle są legalnymi dowodami zapłaty, mogą być potem wykorzystywane w różnych sytuacjach, na przykład jako potwierdzenie zakupu przy zwrocie towaru lub jako załączniki do reklamacji.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ oprócz minimalizacji ryzyka związanego z utratą fizycznych danych e-paragony oznaczają również wygodę; co oczywiste, nie trzeba ich gromadzić ani przechowywać np. w portfelu. W zależności od naszych potrzeb oraz możliwości da się je przechowywać:

  • na skrzynce pocztowej,
  • na dysku komputera lub w chmurze,
  • i pobierać w dowolnym momencie, kiedy tylko są potrzebne.

Pomysł wprowadzenia e-paragonów w Polsce istniał już od dawna, aczkolwiek wydaje się, że epidemia i związana z tym konieczność ograniczenia kontaktu fizycznego między ludźmi przyspieszyły działania rządu w tej sprawie. W związku z tym już wiosną 2020 roku przeprowadzono pierwszy pilotażowy program wprowadzenia e-paragonów na stacjach paliw. Orlen potwierdził zainteresowanie taką formą dokumentacji zakupów ze strony klientów.

Planowane uruchomienie usługi rządowej e-Paragon przypada na wrzesień 2023 roku.

 

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących możemy znaleźć definicję faktury elektronicznej. Zgodnie z tym aktem prawnym „rozumie się przez to utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej oraz przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas”.

E-paragon a plany Ministerstwa Finansów

Jednym ze sposobów na zapewnienie rynkowi dostępu do elektronicznych paragonów jest stworzenie ogólnokrajowej platformy do rejestracji klientów. Ministerstwo Finansów określa takie rozwiązanie jako HUB paragonowy.

Zgodnie z planami resortu takie rozwiązanie pozwoliłoby na osiągnięcie następujących celów:

  • połączenie anonimowych klientów z paragonami wystawionymi przez różne kasy fiskalne,
  • rejestrowanie e-paragonów wystawianych przez różne kasy fiskalne,
  • sprawna dystrybucja e-paragonów do klientów.

Takie rozwiązanie pozwoliłoby klientom na anonimowe pobieranie e-paragonów na swoje urządzenia mobilne (smartfony). Każdy obywatel otrzymałby unikalny identyfikator, który umożliwiłby mu wygodne gromadzenie elektronicznych paragonów.

Zgodnie z zamierzeniami do stworzenia konta na e-paragony nie byłoby konieczne podawanie takich danych identyfikujących klienta jak na przykład numer PESEL czy nawet numer telefonu.

Zgodnie z planami MF klient najpierw będzie pobierał i instalował odpowiednią aplikację na swoim smartfonie (rządowe „e-Paragony” lub aplikację prywatnego dostawcy). Następnie, aplikacja ta jednorazowo łączyłaby się z systemem dystrybucji elektronicznych paragonów, aby pobrać wygenerowany unikalny identyfikator (ID paragonu).

Klient musiałby pokazać tak pozyskany identyfikator kasjerowi – to konieczne w celu otrzymania paragonu w formie elektronicznej. Pracownik sklepu będzie skanował identyfikator wyświetlający identyfikator wyświetlający się na ekranie smartfona, dzięki czemu kasa fiskalna prześle paragon do systemu dystrybucji. Dzięki temu klient zyska możliwość, by w ciągu zaledwie kilku sekund pobrać swój paragon za pomocą aplikacji.

Taki proces można będzie powtórzyć przy każdych kolejnych zakupach. Obok dokumentów cyfrowych wciąż będzie można skorzystać z tradycyjnego, tzn. papierowego paragonu.

Kluczowym elementem tego systemu byłaby aplikacja mobilna Ministerstwa Finansów „e-Paragony”. Oprócz tego możliwy byłoby skorzystanie z oprogramowania dostarczonego przez zewnętrznych dostawców.

 

Jeśli chodzi o korzyści wynikające ze zrezygnowania z paragonu papierowego, zwraca się uwagę m.in.na takie atuty jak:

  • dostęp do cyfrowego paragonu o dowolnej porze (nie trzeba mieć pod ręką papierowych formularzy);
  • gwarancja autentyczności;
  • łatwiejsze przechowywanie dowodu zakupu, ponieważ e-paragon jest trwalszy i nie blaknie;
  • ułatwiony dostęp do e-paragonu w przypadku reklamacji;
  • możliwość analizy wydatków za pomocą mobilnej aplikacji Ministerstwa Finansów, co może pomoc w planowaniu budżetu przez gospodarstwa domowe (konsumentów). Klienci mają łatwiejszy dostęp do danych na temat wydatków, co pozwala im np. wprowadzać dane do arkusza kalkulacyjnego;
  • oszczędności finansowe na zakupie papierowych rolek do drukowania paragonów, korzyści dla środowiska naturalnego;
  • ograniczenie problemu w postaci szarej strefy.

Kto może wystawić e-paragon?

Jak już wspomniano, na wrzesień 2023 roku planowane jest uruchomienie usługi, która skoncentruje (HUB to właśnie taki koncentrator) w jednym miejscu możliwość posługiwania się elektronicznymi fakturami. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że niemożliwe jest już teraz wystawianie e-paragonów. Wręcz przeciwni: przedsiębiorcy zajmujący się prowadzeniem ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej online mają możliwość wystawiania e-paragonów.

Wprowadzenie prawa do wystawiania elektronicznych paragonów miało miejsce etapami:

  • od 21 marca 2020 roku: otrzymali to uprawnienie przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych online;
  • od 1 czerwca 2020 roku: e-paragony mogą również wystawiać ci przedsiębiorcy, którzy korzystają z wirtualnych kas fiskalnych w formie oprogramowania.
Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Zbieg tytułów do ubezpieczeń ZUS w 2024 roku – kiedy nie zapłacisz składek?

Kiedy występuje zbieg tytułów do ubezpieczeń? Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, a jednocześnie jest zatrudniona na umowę o pracę, zawarła umowę o dzieło/zlecenie lub...

Remanent a składka zdrowotna przedsiębiorcy za 2023 rok – uwzględnij różnice remanentowe podczas ustalania podstawy składki

Jak wygląda kwestia remanent a składka zdrowotna? Różnica remanentowa, która powstała po wykonaniu spisu z natury może wpłynąć na wysokość składki zdrowotnej przedsiębiorcy. Przedstawiamy...

Likwidacja środka trwałego w ewidencji księgowej

Maszyna, samochód lub inny środek trwały służył w firmie do prowadzenia działalności gospodarczej, jednak zużył się i nie będzie już przydatny. Należy przeprowadzić proces...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!