Dobre biuro rachunkowe dla firmy jest bardzo ważne. Poprawne rozliczanie księgowości i prowadzenie rachunków to podstawa. Sprawdź, jak wybrać biuro rachunkowe i nie żałować tego wyboru.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Najpierw trzeba wiedzieć, na co zwracać uwagę podczas podejmowania takiej decyzji. Czy warto w ogóle zdecydować się na skorzystanie z usług biura rachunkowego?
Spis treści
Czy warto wybrać biuro rachunkowe?
Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, zastanawiał się przynajmniej raz, czy lepiej jest prowadzić księgowość samodzielnie, czy też powierzyć to zadanie biuru rachunkowemu.
Jestem zwolennikiem tego, by na początku aktywnie zaangażować się w prowadzenie rozliczeń. Nawet wtedy, gdy samodzielnie nie obliczamy podatków i nie wysyłamy deklaracji, dobrze jest na własnej skórze przekonać się, jak skonstruowany jest program księgowy, jak wystawia się faktury i jak rozliczane są koszty działalności.
Oczywiście, jeśli faktur i innych dokumentów rachunkowych będzie bardzo dużo, to samodzielne prowadzenie rachunkowości może być trudne. W takiej sytuacji warto bardzo dobrze zastanowić się nad tym, jak wybrać biuro rachunkowe.
CZYTAJ TAKŻE: Odpowiedzialność biura rachunkowego – na czym polega?
Tradycyjne czy internetowe biuro rachunkowe
Wybór między tradycyjnym a internetowym biurem rachunkowym, nie ma już dziś raczej sensu. Wszystko dlatego, że nawet „tradycyjne” biura rachunkowe rzadko przyjmują zwykłe drukowane dokumenty. Podobnie jest w przypadku deklaracji podatkowych. Te wysyłać do urzędu można już tylko elektroniczne.
Wybór mamy więc tylko między złym a dobrym biurem księgowym. Lokalizacja biura nie ma już takiego znaczenia. Wszystko jesteśmy w stanie bowiem załatwić przez internet lub telefon.
Co robi biuro rachunkowe?
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na powierzenie prowadzenia księgowości do biura rachunkowego, to w tym momencie to właśnie biuro odpowiada za składanie deklaracji rozliczeniowych, a także załatwiania spraw z urzędami. Robi to jednak zawsze w imieniu przedsiębiorcy. Wszystko dlatego, że to przedsiębiorca zawsze ostatecznie odpowiada za poprawność zapisów.
CZYTAJ TAKŻE: Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego
Jak wygląda współpraca z biurem księgowym? Najprościej rzecz ujmując, przedsiębiorca przekazuje dokumenty do biura rachunkowego (faktury sprzedażowe i kosztowe), a księgowi sporządzają odpowiednie deklaracje podatkowe. Wysyłają informację, jak dużo podatku jest do zapłacenia. W razie konieczności rozliczają też składki ZUS. Jeśli dokumentów jest bardzo dużo, można rozważyć zatrudnienie samodzielnej księgowej bezpośrednio w firmie. Jej zakres obowiązków jest taki sam jak w przypadku biura rachunkowego.
Księgowa (biuro rachunkowe) może odpowiadać za wystawianie faktur. Na pewno będzie prowadzić księgowość, rozliczać deklaracje podatkowe, rozliczać umowy z pracownikami, ewidencje. Może też w imieniu przedsiębiorcy podejmować kontakt z urzędami.
Ile kosztuje biuro rachunkowe?
Koszty biura rachunkowego zależą przede wszystkim od zakresu zadań, które przedsiębiorca zleci biuru rachunkowemu. Dodatkowo na koszt może mieć wpływ ilość dokumentów do zaksięgowania, no i oczywiście rodzaj prowadzonej księgowości. Czy będzie to tzw. pełna księgowość (księgi rachunkowe), czy księga przychodów i rozchodów.
Na rynku dostępne są też internetowe biura rachunkowe. Działają one na takiej samej zasadzie jak tzw. tradycyjne biura z tą różnicą, że kontakt z nimi ograniczony jest wyłącznie do internetu. Warto wiedzieć, że internetowe biura rachunkowe najczęściej prowadzą najprostsze usługi (tzn. prowadzenie księgi przychodów i rozchodów) i to dla małych firm. Nawet jeśli reklamują się obsługą spółek (z pełną księgowością) to i tak zajmują się tym tradycyjne biura rachunkowe, które mają umowę z operatorem systemu księgowego.
Zdecydowaną przewagą internetowego biura rachunkowego jest szybkość działania. Wiele działań wykonywanych jest automatycznie. Przedsiębiorca może więc mieć na bieżąco wgląd w rozliczenia.
CZYTAJ TAKŻE: Najlepsze biuro księgowe. 5 rzeczy do zrobienia zanim wybierzesz księgowego
Dobre, małe biuro rachunkowe może zdecydowanie wygrać z biurem online. Przy wyborze nie warto kierować się tylko ceną. Ważne jest doświadczenie w obsłudze konkretnych branż. Każdy biznes ma swoją specyfikę, dlatego warto zdecydować się na obsługę biura, które np. specjalizuje się w rozliczaniu firm transportowych (jeśli taki biznes prowadzisz) albo salonów fryzjerskich itd.
Nie da się też przecenić możliwości bezpośredniego kontaktu i szybkość udzielania odpowiedzi. Warto też sprawdzić, jaki system księgowy oferuje biuro rachunkowe. Może się okazać, że jest on mało intuicyjny, trudno się w nim poruszać, co znacząco wydłuża czas wykonywania konkretnych zadań.
Jak wybrać biuro rachunkowe? OC
Każde biuro rachunkowe powinno mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Polisa ta ma pokryć koszty w razie ewentualnych błędów biura. I tu ważna kwestia. W jednym z wcześniejszych akapitów wspomnieliśmy, że biuro rachunkowe wszystkie działania wykonuje w imieniu przedsiębiorcy i to on zawsze odpowiada za poprawność obliczeń. Za co więc odpowiada biuro rachunkowe i po co mu polisa OC?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej za wszystko zawsze odpowiada przedsiębiorca. Jeśli zdarzy się błąd i trzeba będzie np. zapłacić karę administracyjną, to za jej uregulowanie odpowiada przedsiębiorca. Dopiero gdy uda mu się udowodnić błąd biura (zwykle przed sądem), może domagać się odszkodowania za błąd biura rachunkowego. Wtedy jest ono wypłacane z polisy.
Oczywiście, jeśli błędy zdarzają się często, rozważ wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym.
