KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy? To ważne pytanie, które zadają sobie wszyscy przedsiębiorcy. Na razie używają go tylko ci, którzy tak zdecydują, jednak już nie długo będzie inaczej. Poznaj datę i sposób działania KSeF.
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy prawdopodobnie od połowy 2025 roku. Poznaj Rozporządzenie Ministra Finansów, na podstawie którego ten system działa już od początku 2022 roku. Sprawdź, co trzeba o nim wiedzieć.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy? Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur – w skrócie KSeF – to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Ta wprowadzona na drodze administracyjnej rewolucyjna zmiana w zakresie fakturowania, nakłada nowe obowiązki zarówno na wystawców, jak i odbiorców faktur. Z uwagi na zakres danych dostarczanych do KSeF, kluczowym elementem tego procesu jest bezpieczeństwo.
Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
Do tego celu ustawodawca zobowiązał uczestników obrotu gospodarczego do weryfikacji uprawnień do systemu w ściśle określony sposób. Regulacje w tym zakresie wyznacza Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481). Publikujemy tu pełną treść rozporządzenia, a także całość dokumentu do pobrania w pliku PDF (link pod treścią rozporządzenia).
Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?
Data wejścia w życie KSeF-u została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie KSeF
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
Na podstawie art. 106r ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
§ 1
Rozporządzenie określa:
1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
3) sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur;
4) dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
§ 2
1. Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:
1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3) wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
2. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, posiada:
1) podatnik;
2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy.
3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2, posiada:
1) podatnik;
2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3) podmiot wskazany przez podatnika;
4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;
5) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
6) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy.
4. Uprawnienia, o których mowa ust. 1 pkt 2, posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnie- niami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot.
5. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, posiada wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
§ 3
1. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, i następuje z zastosowaniem specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfika- cji posiadanych uprawnień.
2. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
2) danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
b) imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
c) daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
d) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
e) danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL;
3) rodzaju uprawnienia;
4) informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przed- stawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.
3. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania:
1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz
2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b–e.
§ 4
1. W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa za- łącznik do rozporządzenia.
§ 5
1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
3) podpisem zaufanym, albo
4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możli- we również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.
§ 6
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:
1) numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy;
2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy;
3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora;
4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych;
5) kwoty należności ogółem.
§ 7
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.
Minister Finansów: wz. S. Skuza
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów od 2025 roku ustandaryzowane faktury mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury podlegające polskim przepisom podatkowym. Specjaliści z branży bezpieczeństwa do weryfikacji w systemie KSeF rekomendują zastosowanie rozwiązań z certyfikatem kwalifikowanym, czyli odpowiednio podpisów kwalifikowanych dla osób fizycznych i pieczęci kwalifikowanych dla osób prawnych.
Pieczęć elektroniczna do nabycia najtaniej w sklepie dziennika „Rzeczpospolita” na sklep.rp.pl
POBIERZ PLIK Z TREŚCIĄ ROZPORZĄDZENIA PDF
CZYTAJ TAKŻE: Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
Zainteresowanych szerszą informacją o zastosowaniu pieczęci elektronicznej w KSeF zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.
