Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest tym samym co standardowa pieczątka. W związku z tym pojawia się pytanie, czy trzeba przyjąć dokument opatrzony pieczęcią elektroniczną.
Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna może być używana przez podmioty, które mają osobowość prawną. I właśnie to jest podstawową różnicą między pieczęcią elektroniczną a podpisem elektronicznym. Sprawdź, czym różnią się jej różne rodzaje.
Wiarygodność pieczęci
Warto wiedzieć, że pieczęć elektroniczna nie jest tym samym, co podpis elektroniczny. Pieczęć elektroniczna stosowana jest jako potwierdzenie dokumentów firmowych, a podpis elektroniczny jest stosowany w celu zatwierdzenia woli konkretnej osoby fizycznej. Nie ma możliwości, aby pieczęć elektroniczna zawierała tożsamość autora podpisu.
Pieczęć elektroniczna stosowana jest dla potwierdzenia wiarygodności dokumentów. Można więc uznać, że każdy dokument nią opatrzony jest wiarygodny.
Czym jest zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Pieczęć elektroniczna jest tym samym, co standardowa pieczęć, jednak występuje w wersji oczywiście elektronicznej. Zawiera dane takie jak:
- CN (Common Name) – nazwa ogólna;
- O (Organization) – nazwa firmy/ organizacji;
- C (Country) – kraj zarejestrowania podmiotu;
- 2.5.4.97 (organization identifier) – identyfikator organizacji / numer rejestrowy jednostki, np. NIP;
- PostalAddress – adres podmiotu.
Pieczęć elektroniczna daje gwarancję autentyczności dokumentów i ich integralności. Oznacza to, że jeśli dokument opatrzony jest pieczęcią elektroniczną, to nic w nim nie zostało zmienione lub dodane.
Szczegółową rolę pieczęci elektronicznej określono na mocy rozporządzenia eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Zgodnie z nim, pieczęć elektroniczną określa się mianem danych w formie elektronicznej, które zostały dodane do innych elektronicznych danych albo są z nimi w sposób logiczny powiązane. To gwarantuje integralność danych i autentyczność ich pochodzenia.
Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Tak samo, jak ma to miejsce w przypadku podpisu elektronicznego, również pieczęć dzieli się na kilka rodzajów.
Jednym z nich jest zaawansowana pieczęć elektroniczna. To unikalne narzędzie dla każdej osoby prawnej, która się nim posługuje. Jeżeli dojdzie do jakiejkolwiek zmiany w obrębie dokumentów, będzie ona rozpoznana przez wystawiający dokument podmiot.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna działa na takich samych zasadach, a dodatkowo jest jeszcze składana za pośrednictwem kwalifikowanego urządzenia (czytnika kart albo aplikacji SimplySign). Dzięki temu ułatwia i przyśpiesza wiele procesów obiegów dokumentów.
Pieczęć elektroniczna kwalifikowana jest najlepszym narzędziem zabezpieczania dokumentów. Gwarantuje ona, że odbiorcą dokumentów nie będzie żadna niepowołana i nieuprawniona osoba oraz że nie zostaną w nim wprowadzone żadne zmiany.
Skoro dokument opatrzony pieczęcią elektroniczną jest wiarygodny, można więc uznać, że nie ma podstaw do tego, by nie przyjmować takiego dokumentu w komunikacji między podmiotami biznesowymi. Mówiąc inaczej, dokumentu z pieczęcią elektroniczną nie można nie przyjąć. Wszystko dlatego, że jest on traktowany na równi ze standardowo przygotowanymi dokumentami.
