Czy ciągłe monitorowanie pracy pracownika jest możliwe? Jakie warunki trzeba spełnić, żeby zamontować kamery w firmie i legalnie „podglądać” pracowników?
Zastanawiając się nad tym, jak legalnie monitorować pracę pracowników, warto wiedzieć, że zasady takie reguluje kodeks pracy, ale i ustawa o RODO. Zgodnie z zapisami RODO monitoring możesz wprowadzić w miejscu pracy tylko wtedy gdy jest on prawnie uzasadniony.
Kiedy pracodawca może korzystać z monitoringu
Podstawowa zasada wprowadzenia monitoringu w firmie zakłada, że pracodawca może korzystać z monitoringu, by zapewnić pracownikom bezpieczeństwo albo ochronić mienie. Mówiąc o zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom, chodzi przede wszystkim o minimalizowanie zagrożeń ze strony osób postronnych, ale i ograniczanie ryzyka linii produkcyjnej.
CZYTAJ TAKŻE: Jak zatrudnić pierwszego pracownika?
Monitoring możesz założyć również po to, by kontrolować jakość i efektywność pracy. Za każdym razem, przed montażem monitoringu należy rozważyć, czy da się określony cel osiągnąć w inny sposób.
Czy można monitorować, jak długo ktoś pracuje?
Cel monitoringu, jak już wspomnieliśmy, wyraźnie określają przepisy. Oznacza to, że nie można go zamontować i z niego skorzystać choćby po to, by kontrolować, ile czasu dany pracownik spędza w miejscu pracy. Nie może być więc formą nadzoru nad pracownikami.
Monitoring w szatni
Czy pracodawca może zamontować monitoring w szatni albo w palarni? Odpowiedź jest prosta. Może, o ile nie narusza to godności pracownika, a także jego dóbr osobistych. W przypadku montażu kamer w pomieszczeniach sanitarnych, czy np. szatni muszą na to wyrazić zgodę przedstawiciele pracowników.
CZYTAJ TAKŻE: Jak zatrudnić pracownika spoza Unii Europejskiej?
Mało tego. Kamery muszą być tak usytuowane, żeby nie dało się rozpoznać osób, które w tych pomieszczeniach przebywają.
Kto może oglądać nagrania z monitoringu?
Jeśli materiał z monitoringu jest nagrywany, może go przeglądać pracodawca lub upoważnieni pracownicy. W przypadku zlecenie obsługi monitoringu zewnętrznej firmie musi ona dostać upoważnienie do przeglądania monitoringu.
Jak długo przechowywać dane z monitoringu?
Prawo jest również jednoznaczne w kwestii tego, jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu. Jeśli są to nagrania związane z danymi osobowymi (czyli nagrania pracowników) to nie możesz takich materiałów przechowywać dłużej niż trzy miesiące. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nagrania są dowodem w postępowaniu sądowym.
CZYTAJ TAKŻE: Odpowiedzialność materialna pracownika. Jak ustalić jej zakres?
Czy pracownik musi wiedzieć, że go nagrywasz?
Prawo nie nakłada na ciebie obowiązku, abyś informował pracowników o tym, że są nagrywani. Musisz ich jednak poinformować o tym, w jakich okolicznościach przetwarzasz ich dane w związku z działaniem monitoringu.
Dodatkowo musisz oznaczyć wszystkie miejsca objęte monitoringiem. Co istotne, oznaczenia muszą się znaleźć w miejscu monitoringu przynajmniej dzień przed uruchomieniem systemu monitoringu.
Ustawa o RODO daje pracownikowi prawo dostępu do nagrań, na których się znajduje. Może je przejrzeć w każdym momencie i nie musi uzasadniać, w jakim celu chce to zrobić.
