Odpowiedzialność biura rachunkowego nie obejmuje szerokiego zakresu, choć jest o tym przekonanych wielu przedsiębiorców. Nawet jeśli zlecasz prowadzenie ksiąg rachunkowych prestiżowym księgowym, ich odpowiedzialność jest praktycznie zerowa.
Jednym z pierwszych kroków osoby rozpoczynającej prowadzenie własnej firmy jest decyzja o tym, jakie biuro rachunkowe wybrać. Młody przedsiębiorca jest przekonany, że samodzielnie prowadzenie księgowości wydaje się trudnym zadaniem. Lepiej jest więc zlecić je komuś innemu. I szukają najlepszego biura rachunkowego. Czy jednak wiedzą, jaka dokładnie jest odpowiedzialność biura rachunkowego?
Kto może prowadzić księgowość?
Księgowość może prowadzić samodzielnie przedsiębiorca, wskazana przez niego osobę lub biuro rachunkowe. Biuro rachunkowe musi prowadzić osoba, która ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie była za przestępstwa skarbowe, czy przeciw wiarygodności dokumentów.
Każde biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. I tu ważna uwaga. Posiadanie polisy OC przez biuro rachunkowe jest obowiązkiem, a nie elementem przewagi konkurencyjnej. Nie zwalnia ona jednak w ogóle z odpowiedzialności za ewentualne błędy.
CZYTAJ TAKŻE: Najlepsze biuro księgowe. 5 rzeczy do zrobienia, zanim wybierzesz księgowego
Biuro rachunkowe może reprezentować klientów przed urzędami, a także uczestniczyć w kontrolach przeprowadzanych np. przez urzędników skarbowych.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Jeśli decydujemy się na to, żeby księgowość prowadziło zewnętrzne biuro rachunkowe, to trzeba to zgłosić urzędowi skarbowemu. Jest na to 15 dni od chwili przekazania biuru dokumentów księgowych.
Nie znaczy to jednak, że od tego momentu biuro przejmuje za nie odpowiedzialność. Za wszystkie dokumenty odpowiada przedsiębiorca (w przypadku jednoosobowej działalności), a w spółkach kierownik. Może to być np. członek zarządu.
CZYTAJ TAKŻE: Wypowiedzenie umowy z biurem księgowym – kiedy jest możliwe?
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za to, że klient nie opłacił podatków i innych danin. Księgowi przesyłają do urzędu deklaracji i rozliczają je, ale za ewentualne opóźnienia czy skutki błędów odpowiada przedsiębiorca.
Czy biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności?
Nie oznacza to, że biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za skutki swojego postępowania. Zakres odpowiedzialności można zawrzeć w umowie podpisywanej między przedsiębiorcą a biurem księgowym. Można w tej umowie zawrzeć odpowiednie zapisy, które określą odpowiedzialność biura rachunkowego.
W tym przypadku biuro będzie musiało naprawić szkodę, która wynika z niewykonania lub niewłaściwego wykonania swoich zobowiązań. Nie dzieje się to jednak automatycznie. Przedsiębiorca będzie musiał zwykle wystąpić do sądu o odszkodowanie od biura rachunkowego.
CZYTAJ TAKŻE: Odszkodowanie za błędy biura rachunkowego
I właśnie na taką ewentualność biuro rachunkowe musi być przygotowane. Stąd obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. W razie wygranej sprawy przez przedsiębiorcę, biuro rachunkowe nie zbankrutuje, ponieważ odszkodowanie wypłaci ubezpieczyciel.
Warto wiedzieć, że jest jeden przypadek, gdy biuro rachunkowe ponosi taką samą odpowiedzialność jak przedsiębiorca. W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone nierzetelnie i w związku z tym doszło do udowodnionego przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, to biuro rachunkowe ponosi identyczną, jak przedsiębiorca odpowiedzialność. I nie można go z niej zwolnić.
