Proforma. Co to jest i jak ją rozliczać

Proforma to dość nietypowy dokument. Wciąż występuje w polskim obrocie gospodarczym, choć mógłby być zdecydowanie zastąpiony innym, takim jak zaliczka. Jak więc działa proforma?

Przedsiębiorca może dokumentować sprzedaż na różne sposoby. Rodzaj dokumentu może zależeć np. od tego, czy sprzedawca jest zarejestrowanym płatnikiem VAT, czy nie. Zdarza się, że wystawiana jest proforma. Co to jest proforma i jak działa?

Co to jest proforma?

Proforma nie jest dokumentem księgowym. Oznacza to, że nie stanowi dowodu, że dana transakcja została zawarta. Innymi słowy, powinno się ją traktować raczej jako ofertę, która wskazuje, jak będzie w rzeczywistości wyglądać prawdziwa faktura i jakie będą dokładne koszty transakcji. Proforma nie powoduje obowiązku podatkowego, a co za tym idzie, nie uwzględnia się jej w księgowości. Mówiąc inaczej, nie może być zaksięgowana.

Jak wystawić proformę?

Proforma to z wyglądu taka sama faktura jak każda inna. Musi mieć te same elementy, czyli nazwę produktu, czy usługi, cenę, wartość. Trzeba też umieścić na niej dane nadawcy i odbiorcy. Faktura taka musi mieć jednak oznaczenie Faktura Proforma.

Co ważne, wystawienie takiej faktury w żaden sposób nie wiąże ani odbiorcy, ani nadawcy faktury. Jest jednak wyjątek. Jeśli została podpisana, a co za tym idzie zaakceptowana przez drugą stronę, to pod względem prawny jest równoznaczna z umową. Może więc stanowić dowód w sprawie sądowej.

Co powinna zawierać faktura proforma?

Dane do faktury, które powinny znaleźć się na każdej z nich, również fakturze pro forma to:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer. Sposób, w jaki faktury będą numerowane, zależy od przedsiębiorcy. Ważne by dało się ją łatwo zidentyfikować,
  • nazwa podatnika i nabywcy towarów. Chodzi o wskazanie na fakturze kupującego i sprzedającego,
  • numer NIP sprzedawcy,
  • NIP kupującego. Jeśli kupujący to osoba fizyczna, zamiast NIP-u można wpisać PESEL,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi,
  • data otrzymania zapłaty, jeśli faktura wystawiana jest przed pełnym dostarczeniem towaru. W takiej sytuacji na fakturze wpisuje się dwie daty – datę wystawienie faktury oraz dostarczenia towarów lub świadczenia usług,
  • nazwa towaru lub usługi. Chodzi o to, by poprawnie określić, co jest przedmiotem transakcji,
  • liczba sprzedanych towarów albo rodzaj usług,
  • kwota sprzedaży netto, bez doliczonego podatku VAT,
  • całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług,
  • stawka podatku. Jeśli sprzedajemy towary z różnymi stawkami podatku, to każdy z nich należy określić na fakturze,
  • kwota podatku,
  • wartość brutto.

Po co wystawia się proformę?

Skoro proforma nie jest dokumentem księgowym ani nie zobowiązuje stron do określonego działania, to po co w ogóle ją stosować? Przeglądając przepisy, nie znajdziemy żadnego punktu, który nakazuje wystawienie w określonej sytuacji faktury proforma.

Wynika więc z tego, że proformę możemy wystawić w dowolnym momencie. Najczęściej faktura proforma przesyłana jest razem z ofertą. Wtedy druga strona może dokładnie zapoznać się z ostateczną wyceną produktu lub usługi.

W niektórych sytuacjach faktura proforma jest swego rodzaju przypomnieniem o terminie płatności. Dopiero w momencie uiszczenia zapłaty, wystawiana jest właściwa faktura. Warto jednak pamiętać, że jeśli klient zapłacił całość lub część zobowiązania, to nie możemy my wystawić proformy. W takiej sytuacji zawsze wystawia się normalną fakturę.

CZYTAJ RÓWNIEŻ: Jednoosobowa działalność gospodarcza jest lepsza od spółki? 10 argumentów, które to potwierdzają

Faktura taka z powodu tego, że nie generuje obowiązku podatkowego, może być dobrym sposobem na poprawę płynności finansowej w branżach, które borykają się z dużymi opóźnieniami w płatnościach. W przypadku kiedy wystawimy kontrahentowi fakturę, a on nie ureguluje zobowiązania w terminie, my i tak musimy odprowadzić od tej faktury podatek. Gdy wystawimy proformę, nic się nie dzieje. Póki klient nie zapłaci, nie jest wystawiona właściwa faktura, a co za tym idzie dopiero wtedy, pojawia się obowiązek podatkowy.

Dlaczego warto wystawić proformę?

Mimo że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, to jej wystawienie ma wiele zalet. Przede wszystkim może skutecznie zastąpić ofertę, przekazując w prosty sposób informację klientowi i kosztach i sposobie płatności za usługę lub produkt. Po drugie, jeśli klient wycofa się z oferty, nie musimy korygować zapisów księgowych, wystawiać korekty faktury, przeliczać na nowo podatku. Gdy klient nie odpowie na naszą ofertę, po prostu nic się nie dzieje.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kiedy będzie kwota wolna od podatku 60 tys. zł? Czy będzie obowiązywać z datą wsteczną od 1 stycznia 2024 roku?

Jeżeli kwota wolna od podatku wzrośnie do 60 000 zł, znacznie zwiększy się liczba osób, które w ogóle nie zapłaci podatku dochodowego. Sprawdź, kiedy...

Jak rozliczyć PIT z ZUS za zwolnienie lekarskie? Zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS w deklaracji rocznej PIT

PIT-11A otrzymała każda osoba, która pobierała zasiłek macierzyński lub chorobowy od ZUS. Sprawdzamy, co z nimi zrobić. Jak rozliczyć PIT z ZUS? Czy za...

PIT 36L – jak rozliczyć podatek liniowy za rok podatkowy 2023? Rozliczenie PIT online i wzór formularza

PIT-36L to deklaracja, którą składają przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatku liniowego, czyli płacący podatek w wysokości 19%, niezależnie od wysokości dochodów. Jak wypełnić...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!