Proforma to dość nietypowy dokument. Wciąż występuje w polskim obrocie gospodarczym, choć mógłby być zdecydowanie zastąpiony innym, takim jak zaliczka. Jak więc działa proforma?
Przedsiębiorca może dokumentować sprzedaż na różne sposoby. Rodzaj dokumentu może zależeć np. od tego, czy sprzedawca jest zarejestrowanym płatnikiem VAT, czy nie. Zdarza się, że wystawiana jest proforma. Co to jest proforma i jak działa?
Co to jest proforma?
Proforma nie jest dokumentem księgowym. Oznacza to, że nie stanowi dowodu, że dana transakcja została zawarta. Innymi słowy, powinno się ją traktować raczej jako ofertę, która wskazuje, jak będzie w rzeczywistości wyglądać prawdziwa faktura i jakie będą dokładne koszty transakcji. Proforma nie powoduje obowiązku podatkowego, a co za tym idzie, nie uwzględnia się jej w księgowości. Mówiąc inaczej, nie może być zaksięgowana.
Jak wystawić proformę?
Proforma to z wyglądu taka sama faktura jak każda inna. Musi mieć te same elementy, czyli nazwę produktu, czy usługi, cenę, wartość. Trzeba też umieścić na niej dane nadawcy i odbiorcy. Faktura taka musi mieć jednak oznaczenie Faktura Proforma.
Co ważne, wystawienie takiej faktury w żaden sposób nie wiąże ani odbiorcy, ani nadawcy faktury. Jest jednak wyjątek. Jeśli została podpisana, a co za tym idzie zaakceptowana przez drugą stronę, to pod względem prawny jest równoznaczna z umową. Może więc stanowić dowód w sprawie sądowej.
Po co wystawia się proformę?
Skoro proforma nie jest dokumentem księgowym ani nie zobowiązuje stron do określonego działania, to po co w ogóle ją stosować? Przeglądając przepisy, nie znajdziemy żadnego punktu, który nakazuje wystawienie w określonej sytuacji faktury proforma.
Wynika więc z tego, że proformę możemy wystawić w dowolnym momencie. Najczęściej faktura proforma przesyłana jest razem z ofertą. Wtedy druga strona może dokładnie zapoznać się z ostateczną wyceną produktu lub usługi.
W niektórych sytuacjach faktura proforma jest swego rodzaju przypomnieniem o terminie płatności. Dopiero w momencie uiszczenia zapłaty, wystawiana jest właściwa faktura. Warto jednak pamiętać, że jeśli klient zapłacił całość lub część zobowiązania, to nie możemy my wystawić proformy. W takiej sytuacji zawsze wystawia się normalną fakturę.
CZYTAJ RÓWNIEŻ: Jednoosobowa działalność gospodarcza jest lepsza od spółki? 10 argumentów, które to potwierdzają
Faktura taka z powodu tego, że nie generuje obowiązku podatkowego, może być dobrym sposobem na poprawę płynności finansowej w branżach, które borykają się z dużymi opóźnieniami w płatnościach. W przypadku kiedy wystawimy kontrahentowi fakturę, a on nie ureguluje zobowiązania w terminie, my i tak musimy odprowadzić od tej faktury podatek. Gdy wystawimy proformę, nic się nie dzieje. Póki klient nie zapłaci, nie jest wystawiona właściwa faktura, a co za tym idzie dopiero wtedy, pojawia się obowiązek podatkowy.
Dlaczego warto wystawić proformę?
Mimo że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, to jej wystawienie ma wiele zalet. Przede wszystkim może skutecznie zastąpić ofertę, przekazując w prosty sposób informację klientowi i kosztach i sposobie płatności za usługę lub produkt. Po drugie, jeśli klient wycofa się z oferty, nie musimy korygować zapisów księgowych, wystawiać korekty faktury, przeliczać na nowo podatku. Gdy klient nie odpowie na naszą ofertę, po prostu nic się nie dzieje.
