Czym różnią się data sprzedaży a data wystawienia faktury VAT? Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?

Data wystawienia faktury odgrywa ważną rolę. Jednak wbrew pozorom zależność między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury nie pozostawia przedsiębiorcy pełnej swobody działania. Co mówią na ten temat przepisy?

Data sprzedaży na fakturze wg. ustawy o VAT

Faktura to podstawowy dokument, którym posługują się przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Choć mamy dowolność co do tego, jak wygląda faktura wystawiana przez naszą firmę, przepisy ustawy o VAT precyzują, jakie informacje powinien zawierać ten dokument.

Są to m.in.: unikalny numer dokumentu, opis transakcji, kwota netto, brutto oraz wartość podatku VAT (z podziałem na poszczególne stawki).

Warto wiedzieć!Faktura, która nie zawiera elementów wymaganych w ramach ustawy o VAT, może zostać zakwestionowana przez organy podatkowe podczas kontroli.

Oprócz tego faktura musi zawierać datę:

  • sprzedaży,
  • wystawienia,

przy czym nie muszą być one identyczne.

Czym jest data sprzedaży? Odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista: data sprzedaży odnosi się do dnia… faktycznej sprzedaży, czyli momentu, w którym towar zostaje dostarczony do klienta (a usługa – wykonana). Z punktu widzenia prawa jest to taki moment, w którym zostaje przeniesione prawo do rozporządzania danym towarem w charakterze właściciela. Z kolei jeśli chodzi o usługi, za datę wykonania usługi przyjmuje się moment, w którym zostaną zrealizowane wszystkie czynności.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o faktury zaliczkowe – w tym w przypadku przyjmuje się datę otrzymania zaliczki.

W przepisach podatkowych na datę sprzedaży stosuje się także takie określenia jak data dostawy lub data wykonania usługi.

Jaka powinna być data wystawienia faktury?

Musimy koniecznie pamiętać, że data sprzedaży oraz data wystawienia faktury to nie to samo. Wyjaśniliśmy już, czym jest data sprzedaży w ustawie VAT. Jak widzisz, definiuje się ją nieco inaczej w różnych sytuacjach (oznacza ona coś innego w przypadku dostawy towarów, co innego zaś, jeśli chodzi o świadczenie usług).

Data wystawienia faktury to po prostu dzień, w którym faktycznie wystawiamy dany dokument. Każdy, kto zajmuje się szeroko pojętym biznesem, powinien mieć ogólną wiedzę również odnośnie tego, jaka powinna być data wystawienia faktury?

Co na temat daty wystawienia faktury mówi nam ustawa o VAT? Aby się o tym przekonać, musimy zajrzeć m.in. do art. 20 ustawy. Zgodnie z jego treścią fakturę możemy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania czynności (dostawa towaru lub sprzedaży usługi).

Warto wiedzieć!Według zasad ogólnych jeśli transakcja odbyła się np. w dniu 23 listopada, fakturę należy wystawić nie później niż 15 grudnia.

Ta ogólna reguła dotyczy zarówno standardowych faktur VAT, jak i np. faktur zaliczkowych.

Data sprzedaży a data wystawienia faktury – wyjątki

Od każdej zasady istnieją wyjątki – dobrze widać to w szczególności wtedy, gdy spojrzymy na przepisy podatkowe. Nie inaczej jest, jeśli chodzi o datę wystawienia faktury VAT. Zobaczmy zatem, jakie są wyjątki:

  • faktury za prace remontowe i budowlane – faktura VAT powinna zostać wystawiona nie później niż 30. dnia od momentu wykonania usług;
  • dostawy książek drukowanych, czasopism, gazet itp. – do 60. dnia od dostawy;
  • drukowanie książek, czasopism, gazet itp. – do 90. dnia od dostawy;
  • dostawa energii elektrycznej, usługi telekomunikacyjne, ochrona i dozór mienia, najem, dzierżawa itp. – wraz z upływem terminu płatności.

Data sprzedaży na fakturze późniejsza niż moment wystawienia faktury

Zastanawiasz się, czy możesz jako przedsiębiorca wystawić fakturę VAT jeszcze przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi? Jak najbardziej, przepisy dopuszczają taką możliwość!

Zgodnie z zapisami ustawy o VAT faktura może zostać wystawiona z góry. Musimy ją wystawić nie wcześniej niż na trzydzieści dni przed zakończeniem dostawy towarów lub wykonania danej usługi. Taką samą cezurę stosujemy również w sytuacji, gdy otrzymamy zapłatę przed datą dokonania dostawy towaru lub usługi.

Data powstania obowiązku podatkowego a wystawianie faktur VAT

Takie kwestie jak data sprzedaży czy data wystawienia faktury są ważne nie tylko z powodów organizacyjnych, ale także – a może nawet przede wszystkim – w związku z aspektami podatkowymi. W prowadzeniu biznesu ważny jest bowiem tzw. obowiązek podatkowy, czyli zdarzenie, które sprawia, że powstaje zobowiązanie wobec urzędu skarbowego.

Obowiązek podatkowy w VAT

Jak to wygląda w świetle podatku VAT? Według ogólnych zasad VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towaru lub usługi bądź otrzymania części/całości zapłaty.

Obowiązek podatkowy w PIT i CIT

Warto mieć na uwadze również podatek dochodowy (PIT, CIT). W świetle podatku dochodowego obowiązek podatkowego powstaje z chwilą sprzedaży. Będzie to więc dzień, w którym wydano towar, zbyto prawo majątkowe lub wykonano usługę. Dzień obowiązku podatkowego nie może jednak mieć miejsca później niż w momencie uregulowania danej należności lub wystawienia faktury VAT.

Jeśli transakcje są rozliczane przez kontrahentów w oparciu o wcześniej ustalone okresy rozliczeniowe (mogą być to np. okresy kwartalne lub miesięczne), to za datę powstania przychodu – a więc także obowiązku podatkowego – przyjmuje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.

Data wystawienia faktury a data sprzedaży w KPiR

Która z tych dat powinna zostać wpisana w Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 'Data zdarzenia gospodarczego’? Wpisujemy tam datę sprzedaży.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kiedy będzie kwota wolna od podatku 60 tys. zł? Czy będzie obowiązywać z datą wsteczną od 1 stycznia 2024 roku?

Jeżeli kwota wolna od podatku wzrośnie do 60 000 zł, znacznie zwiększy się liczba osób, które w ogóle nie zapłaci podatku dochodowego. Sprawdź, kiedy...

Jak rozliczyć PIT z ZUS za zwolnienie lekarskie? Zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS w deklaracji rocznej PIT

PIT-11A otrzymała każda osoba, która pobierała zasiłek macierzyński lub chorobowy od ZUS. Sprawdzamy, co z nimi zrobić. Jak rozliczyć PIT z ZUS? Czy za...

PIT 36L – jak rozliczyć podatek liniowy za rok podatkowy 2023? Rozliczenie PIT online i wzór formularza

PIT-36L to deklaracja, którą składają przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatku liniowego, czyli płacący podatek w wysokości 19%, niezależnie od wysokości dochodów. Jak wypełnić...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!