Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna? Zabezpiecz sprawy swojej firmy

Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna? Pozwala ona jednoznacznie zweryfikować przedsiębiorcę. Jak działa kwalifikowana pieczęć i co dzięki niej można osiągnąć?

Warto wzmocnić zarówno poczucie bezpieczeństwa, jak i również wiarygodność swojej firmy lub instytucji. Jednym ze sposobów są kwalifikowane pieczęci elektroniczne. Z rocznym certyfikatem mogą kosztować mniej niż 1000 złotych netto! Sprawdź, co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

W czasach, w których praktycznie każdy z nas spotkał się z mniej lub bardziej wyrafinowaną próbą oszustwa w sieci, zdajemy sobie sprawę, jak ważne są kwestie bezpieczeństwa. Szczególnie jeśli dotyczą ważnych spraw firmowych, umów, biznesowej korespondencji czy negocjacji handlowych.

To jak wygląda tradycyjna pieczęć firmowa, wie każdy. Jednak w czasach przekazywania informacji za pomocą sieci, odcisk tuszu na kartce papieru stracił na znaczeniu. Eksperci od bezpieczeństwa opracowali różne sposoby dla zabezpieczenia istotnych dokumentów cyfrowych. Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Decydując się na takie rozwiązanie, pamiętajmy, że mówimy tutaj o całym zestawie narzędzi, które pozwalają nam z jednej strony uwiarygodnić własną działalność, z drugiej zaś zadbać o własne interesy znacznie ograniczając przestrzeń do działania oszustów.

Tzw. kwalifikowana pieczęć elektroniczna, jest usługą zaufania, która jest wydawana wyłącznie dla podmiotów, które mają osobowość prawną. Mowa zatem o firmach, instytucjach, czy podmiotach publicznych. Dzięki niej można pieczętować dowolne dokumenty, czy pliki używając wyłącznie danych firmowych. Eliminuje to konieczność używania do tego celu danych osobowych, z czym mamy do czynienia w przypadku podpisu elektronicznego.

CZYTAJ TAKŻE: Jednoosobowa działalność gospodarcza jest lepsza od spółki? 10 argumentów, które to potwierdzają

Tego rodzaju usług nie wydaje się osobom fizycznym, które co do zasady posługują się innym narzędziem – podpisem elektronicznym.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Co wchodzi w skład zestawu pieczęci elektronicznej?

W skład tego typu zabezpieczenia, które możemy mieć za mniej niż tysiąc złotych netto, otrzymujemy:

  • ważny 12 miesięcy certyfikat kwalifikowany,
  • kartę kryptograficzną lub kartę z czytnikiem,
  • oprogramowanie do składania oraz weryfikacji pieczęci elektronicznej,
  • co bardzo ważne z punktu widzenia organizacji – usługę weryfikacji danych podmiotu.

Jak długo czeka się na elektroniczną pieczęć?

Jeżeli zdecydujemy się na to zaawansowane rozwiązanie, poczekamy na nie nie dłużej niż na tradycyjną pieczęć np. zamawianą przez internet. Zgodnie z zapewnieniami usługodawcy, cały komplet potrzebnych narzędzi, wraz z certyfikatem zostanie dostarczony kurierem na wskazany adres w ciągu zaledwie 48 godzin od zweryfikowania danych podmiotu, który złożył zamówienie.

Do czego jest potrzebna kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Przedsiębiorcy oraz organizacje, które sięgnęły po to rozwiązanie, przyznają, że dziś nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, szczególnie że w ostatnich miesiącach wiele aktywności, w tym także biznesowych przeniosło się w związku z pandemią do sieci. Niewykluczone, że również po ustaniu zagrożenia, wypracowany ostatnio model współpracy na stałe stanie się nowym standardem np. w relacjach B2B.

Należy wiedzieć, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna zapewnia:

  • autentyczność dokumentu,
  • jego źródło pochodzenia,
  • możliwość zidentyfikowania podmiotu, który wydał taki dokument.

Po drugie, to gwarancja, że dokumentu zachowa swoją integralność. Daje pewność niezmienności zwartych w nim danych od momentu opieczętowania. Po trzecie zaś, e-pieczęć oznacza ochronę danych osobowych. Zawiera bowiem jedynie dane podmiotu tj. nazwę oraz numer NIP.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a procesy w organizacji

Jak pokazuje doświadczenie firm, które zaimplementowały to rozwiązanie w swojej działalności, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przyspiesza procesy – umożliwia ich automatyzację oraz znakowanie dokumentów. Dobrym i praktycznym rozwiązaniem jest jej integracja z systemami, które są odpowiedzialne za tworzenie nowych dokumentów.

Do czego stosuje się kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną możemy stosować zarówno do wydawanych zaświadczeń urzędowych, jak i korespondencji firmowej.

Szczególna jej użyteczność pojawia się w przypadku zabezpieczania dokumentów prawnych oraz zaproszeń do złożenia oferty, oraz postępowań przetargowych. Z powodzeniem można jej używać także do potwierdzenia zawarcia transakcji w przypadku usług online, a także faktur elektronicznych.

>>>Zamów kwalifikowaną pieczęć elektroniczną za mniej niż 1000 zł netto

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Spółka jawna a cywilna – najważniejsze różnice. Którą z nich wybrać?

Osoba, która chce rozpocząć biznes, ma do wyboru różne formy prowadzenia działalności gospodarczej. Może wybierać m.in. między spółką jawną i spółką cywilną. Jednak czym...

Kiedy sporządzić, podpisać, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe? Poznaj najważniejsze terminy

Sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z ustawą, w tym z naruszeniem terminów przygotowania dokumentów, grozi poważnymi konsekwencjami (nie tylko karą grzywny). Jak ich uniknąć? Rozwiewamy...

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku?

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS może wydawać się skomplikowanym zadaniem. W tym artykule poprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces, wyjaśniając wszystkie etapy....

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!