Krajowy System e-Faktur. Czym różni się od e-faktury?

Krajowy System e-Faktur działający od 2022 roku jest rewolucją w sposobie dokumentowania transakcji handlowych. Czym różni się od e-faktur, które przedsiębiorcy stosują już od kilku lat?

Krajowy System Faktur oznacza prawdziwą rewolucję. Przedsiębiorcy, którzy od lat używali już e-faktur, pytają, co Krajowy System Faktur zmieni.

Co to jest e-faktura?

E-faktura jest elektronicznym dokumentem, obrazem faktury. Jest dokładnym odzwierciedleniem papierowej faktury, dzięki czemu można rozliczyć każdą transakcję w taki sam sposób, jakbyśmy otrzymali fakturę papierową.

Elektroniczna faktura pozwala oszczędzać pieniądze. Przede wszystkim dlatego, że nie ponosimy kosztów wysyłki faktur papierowych, a także ograniczamy ryzyko, że faktura nie trafi do odpowiedniego odbiorcy. Co istotne, fakturę papierową musimy przechowywać przez lata w archiwum, co wymaga miejsca i odpowiedniego zabezpieczenia.

CZYTAJ TAKŻE: Faktura elektroniczna – czy jest formalnie tym samy co faktura papierowa?

Żeby móc korzystać z e-faktury, odbiorca musi zaakceptować taki sposób przesyłania dokumentów. E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, na dysku komputera. Podczas kontroli urząd traktuje je tak samo, jak dokumenty papierowe.

Jak wystawić e-fakturę?

E-faktura dla swojej ważności musi mieć takie same elementy jak faktura papierowa. Chodzi tu o datę wystawienia faktury, indywidualny numer, dane wystawcy i odbiorcy faktury, numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i kupującego, datę wykonania usługi lub dostawy towaru, nazwę towaru, ilość dostarczonych produktów, cenę jednostkową i wartość całej transakcji, skalę i wartość podatku.

Kto może wystawić e-fakturę?

E-fakturę może wystawić taki sam podmiot, jaki może wystawić fakturę papierową. Jest to więc przede wszystkim podatnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, podatnik, który jest zwolniony z VAT, każdy, kto samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą.

E-faktury mogą wystawiać też niektóre fundacje i stowarzyszenia. W określonych wypadkach e-faktura może być wystawiona przez nabywcę towarów. Zgodnie z przepisami e-faktura to email z załącznikiem w pdf albo zeskanowany i przesłany elektronicznie papierowy dokument. W tym drugim wypadku trzeba pamiętać, że dokument papierowy nie może wcześniej być wprowadzony do obrotu w formie papierowej.

CZYTAJ TAKŻE: Nowe deklaracje ZUS

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Krajowy system E-faktur

Choć Krajowy System e-Faktur ma podobną nazwę co e-faktura, to nie jest dokładnie tym samym. To rejestr, który pozwala wystawiać i udostępniać faktury ustrukturyzowane. W okresie przejściowym będą one funkcjonować obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana ma format .xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT).

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić poprzez narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów albo wykorzystując jeden z programów komercyjnych (sprawdź, czy twój program księgowy ma taką funkcję – my polecamy MK.RP.pl). Od 2025 r. Krajowy System e-Faktur ma być systemem obligatoryjnym.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Czy trzeba przystąpić do systemu e-faktur?

W pierwszym etapie przystąpienie do systemu jest dobrowolne. Potem będzie obowiązkowe, prawdopodobnie od połowy 2025 roku.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kod zawodu ZUS pracownika biurowego

Pracownik biurowy pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy. Główny kod tego zawodu to 41: „Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni”.  Czym się zajmuje pracownik biurowy? Do...

Kod zawodu ZUS sprzedawcy

Kod zawodu sprzedawcy zależy od branży, w której pracuje oraz zakresu jego obowiązków. Główny kod to 52, który oznacza „Sprzedawcy i pokrewni”. Sprzedawca na targowisku...

Kod zawodu ZUS robotnika gospodarczego i czym się zajmuje

Zadaniem robotnika gospodarczego jest m.in. utrzymanie porządku w budynkach i na terenie posesji. Jaki jest jego kod zawodu? Czym zajmuje się robotnik gospodarczy? Do obowiązków robotnika...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!