Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej pieczęci firmowej i jej zastosowanie jest tak szerokie, jak zastosowanie tzw. stempla. Zobacz, jak ją zdobyć.
Zasadniczą różnicą pomiędzy kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną a stemplem to zarazem główna cecha pieczęci. W odróżnieniu od stempla zabezpiecza dokumenty elektroniczne przed zmianami, czy celowym fałszerstwem. Poznaj wszystkie jej zastosowania.
Co to jest pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest do uwierzytelniania i zapewniania integralności tworzonych dokumentów elektronicznych. Poświadcza prawdziwość ich zawartości, a także zabezpieczania ich przed ewentualnymi zmianami.
To zastosowanie ważne jest zarówno dla posiadacza pieczęci, jak i dla odbiorców jego dokumentów. Te, opatrzone pieczęcią kwalifikowaną gwarantują odbiorcy także prawdziwość ich pochodzenia. Na przykład faktura potwierdzona pieczęcią gwarantuje odbiorcy, że pochodzi od konkretnego wystawcy, a zawarte w niej dane nie zostały w żaden sposób zmienione. Eliminuje to możliwość podrobienia faktury, bądź jej przechwycenia i np. zmianę numeru konta.
Dowiedz się więcej, jak pieczęć elektroniczna chroni przed fałszywymi fakturami.
Jakakolwiek edycja dokumentu elektronicznego powoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem a zmodyfikowaną wersją.
Zastosowanie pieczęci elektronicznej
Pieczęć elektroniczna zawiera takie informacje jak:
- nazwa organizacji,
- adres,
- inne dane istotne dla prowadzonej działalności.
Dla dokładniejszego wyjaśnienia możliwych zastosowań pieczęci kwalifikowanej można wyróżnić dwa obszary: zastosowanie wewnętrzne w ramach własnej organizacji oraz zastosowanie zewnętrzne, czyli w komunikacji wychodzącej.
CZYTAJ TAKŻE: Pieczęć elektroniczna – często zadawane pytania (FAQ)
Zastosowanie wewnętrzne
Wykorzystanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wewnątrz organizacji pozwala na oznaczanie i uwiarygodnianie dokumentów otrzymywanych oraz funkcjonujących wewnętrznych twojej firmy.
Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszelkie dokumenty wymagające rejestracji, czy archiwizacji, a opatrzone pieczęcią elektroniczną, będą tymi, które rzeczywiście przyjąłeś. To ułatwia zarządzanie nimi oraz stanowi dowód ich zawartości. Mogą być to:
- otrzymane faktury,
- oferty,
- zamówienia, w
- szelka dokumentacja pracownicza,
- dokumenty istotne dla firmy takie jak plany, budżety, strategie,
- archiwizacja umów, ważnych ofert, sprawozdań, czy raportów.
Co więcej, jeśli przechowujesz dokumenty kadrowe, czy finansowe w formie elektronicznej, będziesz mógł archiwizować je krócej niż w przypadku papierowych. Dodatkową i prozaiczną korzyścią może być także oszczędność miejsca w przypadku dużych ilości dokumentów.
Zastosowanie zewnętrzne
To obszar, w którym pieczęć elektroniczna pozwoli na zabezpieczenie dokumentów cyfrowych wychodzących do zewnętrznych podmiotów np.
- obsługiwanych klientów,
- potencjalnych partnerów biznesowych,
- urzędów,
- innych odbiorców związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jaka aktywność może wymagać takich gwarancji? Są to na przykład:
- faktury wychodzące,
- umowy i inne dokumenty prawne,
- oferty wraz z cenami i warunkami świadczeń,
- zamówienia,
- oficjalna korespondencja z partnerami biznesowymi, klientami, czy urzędami.
Takie dokumenty opatrzone pieczęcią elektroniczną uwierzytelniają ich wystawcę, spełniają wymogi prawne i dają odbiorcy gwarancję prawdziwości treści. Samemu wystawcy gwarantują ochronę przed fałszerstwem, gdyż pieczęci nie można podrobić.
CZYTAJ TAKŻE: Czy muszę przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?
Przykłady zastosowań pieczęci elektronicznej
- Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną nie może podważyć jej pochodzenia, w celu unikania bądź celowego przedłużania dokonywania płatności.
- Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że pochodzi od danego wystawcy i nie została sfałszowana.
- Nadawca oferty opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że zawarte w niej warunki nie zostaną zmienione.
- Firma szkoleniowa po szkoleniu potwierdza autentyczność wydawanych dyplomów.
- Złożone zamówienie na dostawę towarów nie zostanie „błędnie odczytane”, gdyż jakakolwiek zmiana w dokumencie spowoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem a zmodyfikowaną wersją.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest teraz dostępna online w sklepie dziennika „Rzeczpospolita”. Jest ona zgodna z rozporządzeniem eIDAS, spełnia wymogi prawne i jest akceptowana na terenie całej Unii Europejskiej.
Pieczęć elektroniczna najtaniej w sklepie dziennika „Rzeczpospolita”
Zainteresowanych ofertą i możliwością nabycia Pieczęci Elektronicznej w najniższej cenie zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.
