Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla firm

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej pieczęci firmowej i jej zastosowanie jest tak szerokie, jak zastosowanie tzw. stempla. Zobacz, jak ją zdobyć.

Zasadniczą różnicą pomiędzy kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną a stemplem to zarazem główna cecha pieczęci. W odróżnieniu od stempla zabezpiecza dokumenty elektroniczne przed zmianami, czy celowym fałszerstwem. Poznaj wszystkie jej zastosowania.

Co to jest pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest do uwierzytelniania i zapewniania integralności tworzonych dokumentów elektronicznych. Poświadcza prawdziwość ich zawartości, a także zabezpieczania ich przed ewentualnymi zmianami.

To zastosowanie ważne jest zarówno dla posiadacza pieczęci, jak i dla odbiorców jego dokumentów. Te, opatrzone pieczęcią kwalifikowaną gwarantują odbiorcy także prawdziwość ich pochodzenia. Na przykład faktura potwierdzona pieczęcią gwarantuje odbiorcy, że pochodzi od konkretnego wystawcy, a zawarte w niej dane nie zostały w żaden sposób zmienione. Eliminuje to możliwość podrobienia faktury, bądź jej przechwycenia i np. zmianę numeru konta.

Dowiedz się więcej, jak pieczęć elektroniczna chroni przed fałszywymi fakturami.

Jakakolwiek edycja dokumentu elektronicznego powoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem a zmodyfikowaną wersją.

Zastosowanie pieczęci elektronicznej

Pieczęć elektroniczna zawiera takie informacje jak:

  • nazwa organizacji,
  • adres,
  • inne dane istotne dla prowadzonej działalności.

Dla dokładniejszego wyjaśnienia możliwych zastosowań pieczęci kwalifikowanej można wyróżnić dwa obszary: zastosowanie wewnętrzne w ramach własnej organizacji oraz zastosowanie zewnętrzne, czyli w komunikacji wychodzącej.

CZYTAJ TAKŻE: Pieczęć elektroniczna – często zadawane pytania (FAQ)

Zastosowanie wewnętrzne

Wykorzystanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wewnątrz organizacji pozwala na oznaczanie i uwiarygodnianie dokumentów otrzymywanych oraz funkcjonujących wewnętrznych twojej firmy.

Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszelkie dokumenty wymagające rejestracji, czy archiwizacji, a opatrzone pieczęcią elektroniczną, będą tymi, które rzeczywiście przyjąłeś. To ułatwia zarządzanie nimi oraz stanowi dowód ich zawartości. Mogą być to:

  • otrzymane faktury,
  • oferty,
  • zamówienia, w
  • szelka dokumentacja pracownicza,
  • dokumenty istotne dla firmy takie jak plany, budżety, strategie,
  • archiwizacja umów, ważnych ofert, sprawozdań, czy raportów.

Co więcej, jeśli przechowujesz dokumenty kadrowe, czy finansowe w formie elektronicznej, będziesz mógł archiwizować je krócej niż w przypadku papierowych. Dodatkową i prozaiczną korzyścią może być także oszczędność miejsca w przypadku dużych ilości dokumentów.

4000 użytkowników Małej Księgowości wzięło udział w ankiecie dotyczącej usług zaufania? Zobacz wyniki

Zastosowanie zewnętrzne

To obszar, w którym pieczęć elektroniczna pozwoli na zabezpieczenie dokumentów cyfrowych wychodzących do zewnętrznych podmiotów np.

  • obsługiwanych klientów,
  • potencjalnych partnerów biznesowych,
  • urzędów,
  • innych odbiorców związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jaka aktywność może wymagać takich gwarancji? Są to na przykład:

  • faktury wychodzące,
  • umowy i inne dokumenty prawne,
  • oferty wraz z cenami i warunkami świadczeń,
  • zamówienia,
  • oficjalna korespondencja z partnerami biznesowymi, klientami, czy urzędami.

Takie dokumenty opatrzone pieczęcią elektroniczną uwierzytelniają ich wystawcę, spełniają wymogi prawne i dają odbiorcy gwarancję prawdziwości treści. Samemu wystawcy gwarantują ochronę przed fałszerstwem, gdyż pieczęci nie można podrobić.

CZYTAJ TAKŻE: Czy muszę przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?

Przykłady zastosowań pieczęci elektronicznej

  1. Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną nie może podważyć jej pochodzenia, w celu unikania bądź celowego przedłużania dokonywania płatności.
  2. Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że pochodzi od danego wystawcy i nie została sfałszowana.
  3. Nadawca oferty opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że zawarte w niej warunki nie zostaną zmienione.
  4. Firma szkoleniowa po szkoleniu potwierdza autentyczność wydawanych dyplomów.
  5. Złożone zamówienie na dostawę towarów nie zostanie „błędnie odczytane”, gdyż jakakolwiek zmiana w dokumencie spowoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem a zmodyfikowaną wersją.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest teraz dostępna online w sklepie dziennika „Rzeczpospolita”. Jest ona zgodna z rozporządzeniem eIDAS, spełnia wymogi prawne i jest akceptowana na terenie całej Unii Europejskiej.

Pieczęć elektroniczna najtaniej w sklepie dziennika „Rzeczpospolita”

Zainteresowanych ofertą i możliwością nabycia Pieczęci Elektronicznej w najniższej cenie zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.



Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jak wygląda przejście w etatu na B2B? O czym trzeba pamiętać, szykując się na taką zmianę?

Przejście z etatu na B2B wybierają zwykle osoby bardzo dobrze zarabiające. To przede wszystkim chęć optymalizacji podatkowej i większej swobody w pracy. Wysokiej klasy specjaliści,...

Czynny żal – wzór i zasada działania

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
Mała Księgowość

Najnowsze

Jak powstaje viral? Jak stworzyć viralowe wideo?

Viral to internetowy fenomen. Treść, która w sposób organiczny rozprzestrzenia się tak szybko, że często staje się elementem powszechnej kultury. Każdy marketingowiec marzy o...

Na czym polega praca copywritera? Jak nim zostać? 3 umiejętności, które musi mieć każdy copywriter

Bez niego niemożliwy jest marketing w żadnej formie. Copywriter to niezwykle wszechstronny zawód. Pracując w tej branży, tworzysz teksty wszelkiego rodzaju, od haseł reklamowych...

Skąd wziąć zaświadczenie o niezaleganiu ZUS? Do czego jest potrzebne? Wypełnij wniosek

Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu ZUS? Ile trwa wydanie takiego dokumentu? Do czego może być potrzebne? Co, jeśli urząd odmówi jego wydania i co...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!