Zbyt wysokie koszty firmowe mogą doprowadzić każdą firmę do bankructwa. I właśnie dlatego postanowiliśmy sprawdzić, jak można wygenerować oszczędności w firmie, nawet gdy wydaje się, że nie ma szans na ograniczenie kosztów.
Rosnące koszty gazu, prądu, a co za tym inflacja i presja na podnoszenie płac powoduje, że przedsiębiorcy są w coraz trudniejszej sytuacji. Jeszcze mocniej niż dotychczas trzeba pilnować wydatków i utrzymywać płynność finansową. Co istotne, nawet jeśli sprzedaż nie rośnie zbyt szybko, można utrzymać zadowalający poziom marży, jeśli ograniczamy koszty w mądry sposób. Znajdź oszczędności w firmie.
Jak zdobyć oszczędności w firmie?
Podstawową zasadą cięcia kosztów jest robienie tego w taki sposób, by nie obniżyć jakości produktów, ani też nie spowodować zbyt dużych perturbacji w firmie. Co za tym idzie, w oszczędnościach nie zawsze chodzi o ograniczanie personelu.
CZYTAJ TAKŻE: Jak planować budżet firmowy?
Zanim zaczniesz ciąć koszty, warto dobrze przyjrzeć się ich strukturze. Co generuje największe wydatki? Czy są to koszty administracyjne, a może wynagrodzenia pracowników? Spisz sobie wszystkie wydatki ponoszone w firmie i przyporządkuj do odpowiednich kategorii.
Szybko dowiesz się, który segment działalności generuje największe wydatki. Przy okazji rada. Każda branża ma swoją specyfikę. Podobnie wielkość firmy będzie miała wpływ na to, w jaki sposób kształtują się koszty. W związku z tym nie ma jednej prostej odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób oszczędzać pieniądze w firmie?
1. Oszacuj koszty przyszłe – stwórz budżet
Bardzo ważne jest dokładne określenie kosztów, które twoja firma poniesie w niedalekiej przyszłości. Mniej istotne na tym etapie są koszty wcześniejsze. Teraz interesują nas koszty przyszłe i to, w jaki sposób je ograniczyć. Taki budżet pozwoli lepiej kontrolować wydatki. Wystarczy na bieżąco je przeglądać i stopniowo obniżać.
2. Oprogramowanie komputerowe
Zanim zdecydujesz na jakieś oprogramowanie, zobacz czy nie ma na rynku darmowego odpowiednika konkretnego rozwiązania. Być może nie jest ci potrzebna pełna funkcjonalność konkretnego systemu, bo korzystasz tylko z wybranych opcji.
Może to przynieść spore oszczędności w firmie. Jeśli natomiast potrzebujesz oprogramowania ze złożonymi funkcjami, może się okazać, że dokupienie płatnych pakietów pozwoli na tyle zwiększyć efektywność, że zyskasz dodatkowy czas pracowników.
3. Zlecaj na zewnątrz
Wśród wielu przedsiębiorców pokutuje przekonanie, że jeśli mamy zacząć oszczędności to na początku rezygnujemy z zewnętrznych podwykonawców. Tymczasem delegowanie może opłacać się bardziej niż utrzymywanie konkretnych specjalistów u siebie. Nie chodzi tylko o księgowego, czy prawnika. Zlecić można też marketing, a także obsługę floty pojazdów.
4. Regularnie negocjuj warunki z podwykonawcami
Jeśli współpracujesz z kimś regularnie, np. z firmą sprzątającą, prawnikiem, marketingowcem, to regularnie (np. co kwartał) przeglądaj cenniki i porównaj je z ofertami konkurencji. Być może jakaś oferta będzie lepsza. Nie bój się zmienić podwykonawcy. Nawet jeśli taki proces będzie wiązał się z poniesieniem jednorazowego kosztu, w ogólnym rozrachunku koszty mogą być znacznie niższe.
CZYTAJ TAKŻE: Firma w ciąży. Czy ciężarna może prowadzić działalność gospodarczą?
5. Czy zawsze potrzebujesz nowy sprzęt?
Utrata wartości nowego sprzętu jest spora. Nie zawsze więc opłaca się kupować nowe drukarki, czy komputery. W niektórych sytuacjach wystarczy dobrej jakości sprzęt poleasingowy. Oczywiście przede wszystkim mowa o samochodach. Nie ma sensu kupować nowego, gdy używane są całkiem dobrej jakości.
6. Zrezygnuj ze spotkań osobistych
Oszczędności może wygenerować rezygnacja ze spotkań osobistych. Nie chodzi tu tylko o czas przeznaczany na dojazdy. To również koszty związane z przejazdami taksówką, jedzeniem w restauracjach, a jeśli są to spotkania w firmie – koszt utrzymania sali konferencyjnej. Przeanalizuj, czy faktycznie musisz odbywać aż tyle bezpośrednich spotkań.
Dobre spotkania to takie, które zaczynają się punktualnie, a także mają określony cel.
7. Oszczędność zatrudnienia
Sprawdź, czy każdy pracownik musi być zatrudniony na umowę o pracę. Może korzystniejsze będzie przejście na kontrakt B2B? Spróbuj zatrudnić studenta. Dla przedsiębiorcy jest to korzyść związana z brakiem składek ZUS.
8. Zwiększ stany magazynowe
W czasach szybko rosnących cen, zbawienny może okazać się pełny magazyn towaru. Jeśli przewidujesz, że ceny w twojej branży jeszcze wzrosną, warto zapełnić magazyn. By sprzedać towar później, z większym zyskiem. Ta rada przyda się wyłącznie w sytuacji, gdy sprzedajesz produkty, które się nie psują.
CZYTAJ TAKŻE: Jak rozdzielić budżet prywatny od firmowego?
Na część kosztów nie mamy za dużego wpływu. Jeśli kupujemy paliwo od jednej państwowej firmy albo energię elektryczną dostarcza nam państwowy dostawca, w większości przypadku nie ma zbyt dużego pola do negocjacji. Warto więc szukać oszczędności tam, gdzie jest to możliwe.
