Profil zaufany a podpis elektroniczny – czy to jest to samo? Czym się różnią?

W dzisiejszych czasach, tzn. w erze postępującej cyfrowej transformacji, coraz częściej sięgamy po innowacyjne rozwiązania, które ułatwiają nam załatwianie naszych urzędowych i biznesowych spraw. Dwa z tych narzędzi, które często pojawiają się w rozmowach i dyskusjach, to profil zaufany oraz podpis elektroniczny. Czasami jednak ludziom zdarza się mylić, ponieważ nierzadko traktują oni te dwa terminy jako synonimy. Tymczasem, odnoszą się one do zupełnie innych rozwiązań. Dlatego warto zapoznać się z głównymi różnicami. Miłej lektury!

Czym jest profil zaufany?

Profil zaufany to darmowe narzędzie, które głównie służy do kontaktowania się z administracją publiczną (urzędy, ministerstwa). Jego głównym celem jest potwierdzenie tożsamości w systemach elektronicznej administracji oraz podpisywanie dokumentów za pomocą tzw. podpisu zaufanego. Taki profil może być założony przez każdą osobę:

Profil zaufany jest ważny przez okres trzech lat, po czym istnieje możliwość jego przedłużenia na kolejny trzyletni okres. Warto przy tym podkreślić, że w wyjątkowych sytuacjach, tzn. w trakcie trwania stanu epidemii lub pandemii, ważność profilu zaufanego jest automatycznie przedłużana.

Dzięki profilowi zaufanemu można korzystać z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), która umożliwia przesyłanie wniosków i pism do różnych urzędów oraz odbieranie pism urzędowych.

Jak działa podpis elektroniczny?

Elektroniczny podpis to mechanizm, który umożliwia potwierdzenie tożsamości osoby dokonującej podpisu w formie cyfrowej. Taka forma autoryzacji jest równoważna tradycyjnemu, odręcznemu podpisowi. Dzięki e-podpisowi można legalnie podpisywać dokumenty, w tym na także umowy czy nawet e-maile.

Istniejący stan rzeczy sprawia, że elektroniczny podpis ma znacznie większe zastosowanie niż profil zaufany, obejmując również transakcje biznesowe i inne dokumenty spoza sfery urzędowej (do różnic między tymi narzędziami jeszcze wrócimy).

Podpis cyfrowy, w przeciwieństwie do profilu zaufanego, nie jest bezpłatny i ma znacznie szersze zastosowanie. Może być on używany nie tylko w celach urzędowych, ale także na potrzeby prywatne i biznesowe. Dzięki niemu jesteśmy w stanie podpisywać różnego rodzaju dokumenty w formatach PDF, Word, a także e-maile. Jest to zatem niezwykle przydatne i wszechstronne narzędzie w prowadzeniu działalności gospodarczej i zawieraniu umów handlowych.

Podpis cyfrowy może być wykorzystywany na różne sposoby, w zależności od rodzaju certyfikatu. Zasadniczo, wyróżnia się trzy rodzaje podpisów cyfrowych:

  • standardowy podpis cyfrowy. Jest on stosowany w przypadku dokumentów, które nie wymagają specjalnych zabezpieczeń. Może być używany zarówno w sferze prywatnej, jak i biznesowej;
  • zaawansowany podpis cyfrowy. Rozszerzona wersja podpisu, który wymaga dodatkowych zabezpieczeń, takich jak np.
    • hasła,
    • kody SMS.

Takie rozbudowane rozwiązanie stosuje się w przypadku ważniejszych dokumentów (umowy handlowe zawierające cenną wiedzę na temat prowadzonej działalności biznesowej, transakcje finansowe);

  • kwalifikowany podpis cyfrowy. Jest to zdecydowanie najbardziej zaawansowany rodzaj podpisu cyfrowego, równoważny z odręcznym podpisem. Używa się go w celu autoryzacji dokumentów o najwyższym znaczeniu prawnym, takich jak umowy notarialne czy dokumenty sądowe.

Różnice w stosowaniu profilu zaufanego i podpisu elektronicznego

Pomimo że zarówno profil zaufany, jak i podpis elektroniczny służą do potwierdzenia tożsamości, to występują między nimi pewne różnice. Przede wszystkim, profil zaufany jest narzędziem przeznaczonym do wykorzystywania głównie w sprawach urzędowych. Jest to usługa rządowa dostępna za darmo dla każdego.

Z kolei podpis elektroniczny stanowi płatne narzędzie, które umożliwia podpisywanie szerokiego zakresu dokumentów, wykorzystywanych zarówno w sferze publicznej, jak i prywatnej. Dlatego warto wybierać narzędzie, które najlepiej odpowiada naszym potrzebom, w zależności od rodzaju działań, jakie planujemy podejmować w cyfrowym świecie.

Potrzebujesz usług zaufania? Wykup niezawodną kwalifikowaną pieczęć elektroniczną na pieczeckwalifikowana.pl.

Różnice… ale i podobieństwa

Teraz, kiedy już rozumiemy różnice między profilem zaufanym a podpisem elektronicznym, warto zwrócić uwagę na korzyści, jakie może dać przedsiębiorcom korzystanie z opisanych przez nas narzędzi.

  • oszczędność czasu i wygoda. Profil zaufany umożliwia załatwienie wielu urzędowych spraw bez konieczności fizycznego odwiedzania urzędów. Możemy przesyłać wnioski i dokumenty drogą elektroniczną, co znacznie skraca czas potrzebny na załatwienie formalności;
  • dostępność 24/7. Dzięki profilowi zaufanemu możemy załatwiać sprawy urzędowe o dowolnej porze dnia i nocy, bez żadnych ograniczeń czasowych;
  • bezpieczeństwo. Posiadanie profilu zaufanego to rozwiązanie, które gwarantuje bezpieczeństwo naszych danych osobowych oraz dokumentów. Możemy w ten sposób chronić dostęp do niego za pomocą hasła (oraz innych zabezpieczeń);
  • różnorodność zastosowań. Podpis elektroniczny można z powodzeniem wykorzystać w różnych aspektach życia (zarówno prywatnego, jak i biznesowego). Dzięki temu możemy podpisywać umowy, dokumenty finansowe, a nawet wysyłać e-maile;
  • szybkość i efektywność. Dzięki wykorzystaniu opisanych przez nas narzędzi jesteśmy w stanie znacznie przyspieszyć procesy biznesowe oraz skrócić czas oczekiwania na akceptację dokumentów. Takie rozwiązanie jest szczególnie ważne w XXI wieku, kiedy to bardzo dobrze sprawdza się stare przysłowie, zgodnie z którym czas to pieniądz;
  • zgodność z przepisami prawnymi. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podpis elektroniczny spełnia wszystkie wymagania ustawowe i jest traktowany na równi z tradycyjnym podpisem odręcznym,
  • korzyści dla środowiska naturalnego. Wykorzystanie podpisu elektronicznego w codziennej działalności biznesowej zmniejsza ilość papieru, który zużywamy na dokumenty. Takie rozwiązanie przyczynia się do ochrony środowiska.

Profil zaufany a podpis elektroniczny. Podsumowanie

Profil zaufany i podpis elektroniczny to narzędzia, które znacznie ułatwiają życie w erze cyfrowej. Oba mają swoje unikalne zastosowania i korzyści. Jednocześnie, trzeba pamiętać, że profil zaufany a podpis elektroniczny to nie to samo.

Profil zaufany jest bezpłatnym narzędziem, które głównie służy do kontaktów z administracją publiczną. Z kolei podpis elektroniczny ma znacznie szerszy zakres zastosowań, obejmujący zarówno sfery urzędowe, jak i prywatne oraz biznesowe.

Wybór między tymi narzędziami zależy od Twoich indywidualnych potrzeb i celów! Pamiętaj jednak, że oba te rozwiązania są niezawodne i pomogą Ci zaoszczędzić cenny czas. Teraz, w erze cyfrowej, umiejętne korzystanie z tych narzędzi staje się absolutnie niezbędne. Posiadanie zaufanego profilu i podpisu elektronicznego to absolutna konieczność, jeśli zależy Ci na wygodzie w wielu dziedzinach życia.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Stawka CIT (9%) dla małych podatników od stycznia 2024

Kto może zapłacić preferencyjny podatek CIT 9%? Jakie warunki należy spełnić w 2024 roku? Kto straci prawo do tej preferencji i będzie musiał zapłacić...

Stawki CIT

Jakie są stawki podatku dochodowego od osób prawnych, kto może z nich korzystać i jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnej opcji? Jesteś...

Informacja CIT-ST – co to jest i kto musi ją złożyć? Instrukcja wypełniania

Złożenie CIT-ST jest obowiązkowe dla podatników posiadających zakłady (oddziały) w innych gminach niż siedziba firmy. Oto przewodnik z najważniejszymi informacji dla podmiotów, które muszą...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!