KSeF – struktura faktur ustrukturyzowanych. Nowa od września 2023. Czego się spodziewać?

Od początku września 2023 roku funkcjonuje nowa struktura e-Faktur – struktura logiczna FA(2). Przedsiębiorcy z niej korzystający mogą liczyć na szereg korzyści podatkowych i biznesowych.

Z faktur ustrukturyzowanych polscy przedsiębiorcy mogą korzystać już od stycznia 2022 roku. Obecnie wystawiają je dobrowolnie i sytuacja ta nie zmieni się prawdopodobnie aż do połowy 2025 roku. Do września 2023 faktury wystawiane były zgodnie ze strukturą logiczną FA(1). Teraz funkcjonuje struktura FA(2). Co powinieneś o niej wiedzieć?

Nowa struktura logiczna KSeF FA(2)

Wzór nowej struktury logicznej KSeF pojawił się na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) 29 czerwca 2023 roku. Aktualny wzór struktury logicznej FA(2) znaleźć można pod numerem: 2023/06/29/12648.

Ministerstwo Finansów zdecydowało się również na opublikowanie tego wzoru na stronie rządowej: podatki.gov.pl. Tutaj dokumentu należy szukać w sekcji KSeF Struktury dokumentów XML.

Przedsiębiorcy, którzy obecnie decydują się wystawiać faktury ustrukturyzowane, zobligowani są do korzystania z nowego wzoru. Przypomnijmy jednak, że teraz korzystanie z systemu KSeF jest zupełnie dobrowolne. Fakturowanie elektroniczne stanie się obowiązkowe prawdopodobnie w połowie 2025 roku.

Druga wersja struktury nie będzie zmieniana do czasu, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy. Tak wczesne jej wprowadzenie ma zachęcić przedsiębiorców do testowania nowego rozwiązania i tym samym ułatwić przygotowania do wprowadzenia obowiązku fakturowania ustrukturyzowanego.

Obecnie faktury ustrukturyzowane można wystawiać wyłącznie z poziomu przeglądarki internetowej, ale Ministerstwo Finansów zapowiada, że wprowadzi aplikację mobilną KSeF, która ma stanowić dodatkowe ułatwienie dla podatników.

Jak wypełniać faktury KSeF?

W nowej strukturze podobnie zresztą, jak w poprzedniej, znajdować będą się trzy rodzaje pól:

1. obligatoryjne;
2. opcjonalne;
3. fakultatywne.

Pola obligatoryjne wymagają wypełnienia, ponieważ wynikają z przepisów ustawy o podatku dochodowym. Poprawne ich uzupełnienie będzie przesądzać o prawidłowości ostatecznego wyglądu faktury.

Pola opcjonalne wypełniane są jedynie w sytuacji, kiedy zachodzą przesłanki do ich uzupełnienia.

Pola fakultatywne mogą pozostać puste, a ich niewypełnienie nie będzie przesądzać o braku poprawności wypełnienia faktury. Ich obecność wynika z innych przepisów prawa lub praktyk stosowanych przez podatnika i dotyczących procesu dokumentowania sprzedaży.

Wśród elementów, które odróżniają strukturę faktury elektronicznej FA(2) od struktury faktury ustrukturyzowanej w schemacie FA(1), znajdują się:

• zmienił się kod oraz wariant schematu – FA(1) zostało zamienione na FA(2);
• zmieniło się przedstawienie adresów sprzedawcy i nabywcy;
• dodany został dokładny wzorzec wartości w polu TKwotowy;
• pojawiła się możliwość podania cen jednostkowych w TKwotowy2 z dokładnością do 4 miejsc po przecinku;
• zmieniła się struktura numeru nadawanego przez system dla prawidłowo przetworzonych faktur;
• powstanie nowego pola NrWiersza w elemencie DodatkowyOpis, gdzie można zamieścić dane dotyczące poszczególnych pozycji znajdujących się na fakturze;
• pojawiła się możliwość dodania odrębnego numeru identyfikacyjnego dla kontrahentów unijnych w polu TNrVatUE;
• usunięte zostało pole na wpisanie zagranicznego rachunku bankowego (TNrRBZagr); teraz informację tą można wpisać w polu TNrNRB;
• pojawiła się możliwość wskazania kodu SWIFT w polu NrRBPL;
• dodane zostało pole OpisRachunku, które daje możliwość wskazania dodatkowych danych dotyczących rachunku bankowego;
• zmienił się sposób prezentacji danych identyfikujących podmioty występujące na fakturze (pole TPodmiot);
• dodane zostało pole IDNabywcy i dzięki temu można dokonać identyfikacji skorygowanych danych nabywców;
• ograniczenie numerów dokumentów magazynowych w polu WZ – do 1000;
• dodane zostało pole KursWalutyZ;
• zmiana konstrukcji pola P_19, gdzie wskazuje się podstawę do zwolnienia z VAT;
• umożliwienie wskazania rabatów uwzględnionych od kwot brutto (pole P_10);
• dodanie pola P_11Vat, gdzie można wpisać kwotę podatku VAT.

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, należy zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur przy pomocy Profilu zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego. System znajduje się on na stronie Ministerstwa Finansów. Sam proces wystawiania faktury jest mocno intuicyjny. Podatnik posługuje się gotowym schematem, a jego zadaniem jest jedynie wypełnienie poszczególnych pól. Dodatkowo system wskaże, czy faktura została wypełniona poprawnie.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Podsumowując, na początku września bieżącego roku wprowadzony został nowy schemat faktury ustrukturyzowanej. Ministerstwo Finansów nie planuje go zmieniać, więc przedsiębiorcy mają pewność, że środowisko testowe KSeF, z którego mogą dzisiaj korzystać, będzie identyczne z tym, w jakim będą musieli się odnaleźć, kiedy faktury logiczne FA(2) będą już obligatoryjnymi.