KSeF – struktura faktur ustrukturyzowanych. Nowa od września 2023. Czego się spodziewać?

Od początku września 2023 roku funkcjonuje nowa struktura e-Faktur – struktura logiczna FA(2). Przedsiębiorcy z niej korzystający mogą liczyć na szereg korzyści podatkowych i biznesowych.

Z faktur ustrukturyzowanych polscy przedsiębiorcy mogą korzystać już od stycznia 2022 roku. Obecnie wystawiają je dobrowolnie i sytuacja ta nie zmieni się prawdopodobnie aż do połowy 2025 roku. Do września 2023 faktury wystawiane były zgodnie ze strukturą logiczną FA(1). Teraz funkcjonuje struktura FA(2). Co powinieneś o niej wiedzieć?

Nowa struktura logiczna KSeF FA(2)

Wzór nowej struktury logicznej KSeF pojawił się na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) 29 czerwca 2023 roku. Aktualny wzór struktury logicznej FA(2) znaleźć można pod numerem: 2023/06/29/12648.

Ministerstwo Finansów zdecydowało się również na opublikowanie tego wzoru na stronie rządowej: podatki.gov.pl. Tutaj dokumentu należy szukać w sekcji KSeF Struktury dokumentów XML.

Przedsiębiorcy, którzy obecnie decydują się wystawiać faktury ustrukturyzowane, zobligowani są do korzystania z nowego wzoru. Przypomnijmy jednak, że teraz korzystanie z systemu KSeF jest zupełnie dobrowolne. Fakturowanie elektroniczne stanie się obowiązkowe prawdopodobnie w połowie 2025 roku.

Druga wersja struktury nie będzie zmieniana do czasu, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy. Tak wczesne jej wprowadzenie ma zachęcić przedsiębiorców do testowania nowego rozwiązania i tym samym ułatwić przygotowania do wprowadzenia obowiązku fakturowania ustrukturyzowanego.

Obecnie faktury ustrukturyzowane można wystawiać wyłącznie z poziomu przeglądarki internetowej, ale Ministerstwo Finansów zapowiada, że wprowadzi aplikację mobilną KSeF, która ma stanowić dodatkowe ułatwienie dla podatników.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Jak wypełniać faktury KSeF?

W nowej strukturze podobnie zresztą, jak w poprzedniej, znajdować będą się trzy rodzaje pól:

  1. obligatoryjne;
  2. opcjonalne;
  3. fakultatywne.

Pola obligatoryjne wymagają wypełnienia, ponieważ wynikają z przepisów ustawy o podatku dochodowym. Poprawne ich uzupełnienie będzie przesądzać o prawidłowości ostatecznego wyglądu faktury.

Pola opcjonalne wypełniane są jedynie w sytuacji, kiedy zachodzą przesłanki do ich uzupełnienia.

Pola fakultatywne mogą pozostać puste, a ich niewypełnienie nie będzie przesądzać o braku poprawności wypełnienia faktury. Ich obecność wynika z innych przepisów prawa lub praktyk stosowanych przez podatnika i dotyczących procesu dokumentowania sprzedaży.

Wśród elementów, które odróżniają strukturę faktury elektronicznej FA(2) od struktury faktury ustrukturyzowanej w schemacie FA(1), znajdują się:

  • zmienił się kod oraz wariant schematu – FA(1) zostało zamienione na FA(2);
  • zmieniło się przedstawienie adresów sprzedawcy i nabywcy;
  • dodany został dokładny wzorzec wartości w polu TKwotowy;
  • pojawiła się możliwość podania cen jednostkowych w TKwotowy2 z dokładnością do 4 miejsc po przecinku;
  • zmieniła się struktura numeru nadawanego przez system dla prawidłowo przetworzonych faktur;
  • powstanie nowego pola NrWiersza w elemencie DodatkowyOpis, gdzie można zamieścić dane dotyczące poszczególnych pozycji znajdujących się na fakturze;
  • pojawiła się możliwość dodania odrębnego numeru identyfikacyjnego dla kontrahentów unijnych w polu TNrVatUE;
  • usunięte zostało pole na wpisanie zagranicznego rachunku bankowego (TNrRBZagr); teraz informację tą można wpisać w polu TNrNRB;
  • pojawiła się możliwość wskazania kodu SWIFT w polu NrRBPL;
  • dodane zostało pole OpisRachunku, które daje możliwość wskazania dodatkowych danych dotyczących rachunku bankowego;
  • zmienił się sposób prezentacji danych identyfikujących podmioty występujące na fakturze (pole TPodmiot);
  • dodane zostało pole IDNabywcy i dzięki temu można dokonać identyfikacji skorygowanych danych nabywców;
  • ograniczenie numerów dokumentów magazynowych w polu WZ – do 1000;
  • dodane zostało pole KursWalutyZ;
  • zmiana konstrukcji pola P_19, gdzie wskazuje się podstawę do zwolnienia z VAT;
  • umożliwienie wskazania rabatów uwzględnionych od kwot brutto (pole P_10);
  • dodanie pola P_11Vat, gdzie można wpisać kwotę podatku VAT.

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, należy zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur przy pomocy Profilu zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego. System znajduje się on na stronie Ministerstwa Finansów. Sam proces wystawiania faktury jest mocno intuicyjny. Podatnik posługuje się gotowym schematem, a jego zadaniem jest jedynie wypełnienie poszczególnych pól. Dodatkowo system wskaże, czy faktura została wypełniona poprawnie.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Podsumowując, na początku września bieżącego roku wprowadzony został nowy schemat faktury ustrukturyzowanej. Ministerstwo Finansów nie planuje go zmieniać, więc przedsiębiorcy mają pewność, że środowisko testowe KSeF, z którego mogą dzisiaj korzystać, będzie identyczne z tym, w jakim będą musieli się odnaleźć, kiedy faktury logiczne FA(2) będą już obligatoryjnymi.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Stawka CIT (9%) dla małych podatników od stycznia 2024

Kto może zapłacić preferencyjny podatek CIT 9%? Jakie warunki należy spełnić w 2024 roku? Kto straci prawo do tej preferencji i będzie musiał zapłacić...

Stawki CIT

Jakie są stawki podatku dochodowego od osób prawnych, kto może z nich korzystać i jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnej opcji? Jesteś...

Informacja CIT-ST – co to jest i kto musi ją złożyć? Instrukcja wypełniania

Złożenie CIT-ST jest obowiązkowe dla podatników posiadających zakłady (oddziały) w innych gminach niż siedziba firmy. Oto przewodnik z najważniejszymi informacji dla podmiotów, które muszą...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!