E-faktura KSeF może być wystawiona w centralnej bazie faktur. To zupełnie nowy system e-faktur strukturyzowanych. Zmienia sposób, w jaki będą wystawiane faktury. Jak wygląda wystawianie e-faktur w KSeF? Od kiedy działa KSeF?
System, w którym może być wystawiona e-faktura KSeF działa od 1 stycznia 2022 roku. Ta baza faktur dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to nie to samo, co faktura elektroniczna.
E-faktura KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to główny element KSeF. Nie jest to ani faktura elektroniczna, ani papierowa. To całkiem nowy rodzaj e-faktury, który można wystawić tylko w systemie KSeF. Oprogramowanie do wystawiania e-faktur KSeF udostępniają zarówno Ministerstwo Finansów, jak i dostawcy komercyjni. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w formacie XML.
Jak działa KSeF?
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest równoznaczne z zapisaniem jej w bazie. Jednocześnie jest też od razu dostarczona do odbiorcy. Każdy dokument będzie miał swój unikalny numer identyfikacyjny. Odbiorca musi też wyrazić zgodę na to, żeby otrzymywać faktury ustrukturyzowane.
Jak wystawić e-fakturę KSeF?
Mamy dwie możliwości wystawiania faktur. Najmniejsze firmy, które nie wystawiają zbyt wielu dokumentów, mogą skorzystać z darmowego oprogramowania, które udostępnia Ministerstwo Finansów. Dla firm, które wystawiają zdecydowanie więcej dokumentów, najlepszym rozwiązaniem będą systemy fakturowe, które dostarczają komercyjni operatorzy ERP. Systemy te będą powiązane z systemem księgowym i zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur niejako z automatu.
Dzięki oprogramowaniu wystawimy fakturę, a system wygeneruje plik, który automatycznie zostanie przekazany do KSeF. System KSeF nada dokumentowi specjalny unikalny numer identyfikacyjny. Od tej chwili faktura będzie pełnowartościowym dokumentem księgowym. Dokument będzie uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo specjalnym tokenem.
Przedsiębiorca będzie mógł też upoważnić do dostępu do KSeF inne osoby, np. wyznaczonych pracowników albo biuro rachunkowe.
E-faktura KSeF – wystawianie
Wystawienie faktury poprzez KSeF spowoduje, że wszystkie dokumenty będą jednolite. To pozwoli łatwiej księgować dokumenty. Dodatkowo dokumenty te będzie archiwizować administracja państwowa. Faktury nie ulegną zniszczeniu ani zagubieniu. Nie będzie trzeba wystawiać duplikatów. Dokumenty będą dostępne przez 10 lat w zbiorze Ministerstwa Finansów.
E-faktury KSeF wpłyną na to, że obrót dokumentami będzie szybszy. Gdy faktura będzie nadana w KSeF, to zostanie nadany specjalny numer. Po wystawieniu automatycznie będzie dostarczany do odbiorcy. To pozwoli też szybciej rozliczyć podatek.
