Dane do faktury, które obowiązkowo muszą się w niej znaleźć, określa Ustawa od towarów i usług. Sprawdź, jakie są to elementy. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, co musi zawierać faktura, a także faktura korygująca. Kiedy należy wystawić fakturę?
Faktura to dokument, który potwierdza sprzedaż produktu lub usługi. Jest dokumentem księgowym. Zanim dojdzie do transakcji, przedsiębiorca może wystawić fakturę pro forma. Są określone elementy, które muszą się na nich znaleźć. Sprawdź, jakie są obowiązkowe dane do faktury.
Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, a szczególnie każdy podatnik VAT powinien wiedzieć, w jaki sposób powinna zostać wystawiona faktura. Pamiętaj, że niektóre dane są niezbędne do wystawienia faktury, podczas gdy na dane na fakturze muszą znaleźć się jedynie w określonych przypadkach.
Spis treści
Co musi zawierać faktura VAT?
Forma graficzna faktury może być dowolna i nie ma przepisów, które nakazują, by w określonym miejscu umieścić logotyp czy datę. Trzeba jednak wiedzieć, że takiej swobody nie ma, jeśli chodzi o konkretne dane do faktury.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura czy paragon? Jaki dokument wystawić?
Te dane szczegółowo określa Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wymienia ona poszczególne elementy, które muszą być zawarte w fakturze VAT, oraz podaje przypadki szczególne. Treść ustawy można znaleźć na stronie sejmu.
Obowiązkowe dane do faktury
Tylko poprawnie wystawiona faktura może być potwierdzeniem dokonania transakcji i podstawą do odliczenia podatku naliczonego. Jakie dane powinna zawierać? Zgodnie z ustawą o VAT są to:
- data wystawienia,
- kolejny numer. Sposób, w jaki faktury będą numerowane, zależy od przedsiębiorcy. Ważne by dało się ją łatwo zidentyfikować;
- nazwa podatnika i nabywcy towarów. Chodzi o wskazanie na fakturze kupującego i sprzedającego;
- numer NIP sprzedawcy;
- NIP kupującego. Jeśli kupujący to osoba fizyczna, zamiast NIP-u można wpisać PESEL;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi;
- data otrzymania zapłaty, jeśli faktura wystawiana jest przed pełnym dostarczeniem towaru. W takiej sytuacji na fakturze wpisuje się dwie daty – datę wystawienie faktury oraz dostarczenia towarów lub świadczenia usług;
- nazwa towaru lub usługi. Chodzi o to, by poprawnie określić, co jest przedmiotem transakcji;
- liczba sprzedanych towarów albo rodzaj usług;
- kwota sprzedaży netto, bez doliczonego podatku VAT;
- całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług;
- stawka podatku. Jeśli sprzedajemy towary z różnymi stawkami podatku, to każdy z nich należy określić na fakturze;
- kwota podatku;
- wartość brutto.
CZYTAJ TAKŻE: Jak wystawiać faktury? Najważniejsze zasady i elementy faktur
Nieobowiązkowe dane na fakturze
Wymienione powyżej elementy są obowiązkowe. Są też dane do faktury, które powinny się na niej znaleźć jedynie w określonych sytuacjach. Może to być jeden z dopisków:
- metoda kasowa – w sytuacji dostarczenia towarów lub wykonania usług, w odniesieniu do których obowiązek zapłaty powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty;
- odwrotne obciążenie – w sytuacji, gdy obowiązek rozliczenia podatku leży po stronie nabywcy towarów lub usług;
- procedura marży dla biur podróży – w przypadku wykonywania usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.
Faktura bez VAT
Fakturę bez VAT wystawisz jeśli:
- korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (osiągasz obroty niższe niż 200 tys. złotych);
- korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego (ze względu na rodzaj prowadzonej działalności);
- wystawiasz fakturę dla czynności niepodlegających VAT.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, na fakturze w miejscu VAT wpisz 'zw’. Jeśli wystawiasz fakturę dla czynności niepodlegających VAT, wpisz 'np’.
W przypadku zwolnienia przedmiotowego musisz na fakturze podać podstawę prawną zwolnienia (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).
Dane do faktury korygującej
Nie powinniśmy zapominać o fakturze korygującej. W takiej sytuacji na dokumencie powinien się pojawić dopisek „faktura korygująca” lub „korekta”. Poza tym obowiązkowe dane do faktury korygującej to:
- kolejny numer oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca;
- opis przyczyny korekty;
- w przypadkach, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania, lub kwoty podatku należnego – ich prawidłową wysokość.
Jakie dane są potrzebne do faktury uproszczonej?
Faktura uproszczona to dokument potwierdzający zawartą transakcję, który można wystawić kiedy zachodzą na raz oba warunki:
- kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro;
- faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Musi ona zawierać:
- datę wystawienia;
- numer kolejny;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwa towaru lub usługi;
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- kwotę należności ogółem.
Kiedy wystawić fakturę? Zasady wystawiania faktur
Po zgromadzeniu danych do faktury dokument wystawiamy najpóźniej do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. W przypadku usług budowlanych faktura może być wystawiona najpóźniej do 30. dnia od dnia wykonania usług.
CZYTAJ TAKŻE: Błąd na fakturze. Jak poprawić źle wystawioną fakturę?
Fakturę za działania związane z drukowaniem i dostawą książek można wystawić nie później niż do 90. dnia od wykonania usługi. Jeśli nabywca towaru lub usługi zażąda faktury w ciągu 3 miesięcy po wykonaniu usługi, lub dostawie towaru, to taką fakturę również należy wystawić.
Program do fakturowania
Żeby nie popełnić błędu i zawrzeć na dokumencie wszystkie niezbędne dane, warto skorzystać z programu do fakturowania.
