Dowód OT to dokument księgowy, na podstawie którego środek trwały wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych. Jakie elementy musi zawierać? Na czym polega przyjęcie środka trwałego i dlaczego jest konieczne?
Przypominamy, czym jest środek trwały i jakie elementy majątku można za niego uznać. Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, jak ustalić wartość środka trwałego. Jaką metodę amortyzacji należy wpisać do dokumentu OT? Na końcu naszego artykułu znajdziesz gotowy druk OT do uzupełnienia.
Spis treści
Co to jest środek trwały?
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wprost nie znajduje się definicja środka trwałego. Wskazuje się wyłącznie składniki majątku, które można uznać za środki trwałe, o ile spełnione będą określone warunki.
Żeby coś mogło być uznane za środek trwały, musi:
- stanowić własność lub współwłasność podatnika,
- być oddane do używania na podstawie umowy najmu lub dzierżawy,
- być nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
- być kompletne i zdatne do użytku w dniu, w którym przyjęto do użytkowania.
Środek trwały to np. budowla, budynek, maszyna, urządzenie albo środek transportu. Rzecz uznaje się za środek trwały, jeśli dodatkowo przewidywany czas użytkowania wynosi więcej niż rok, a wykorzystuje się ją na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Ustawa o rachunkowości rozszerza definicję środka trwałego o ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz inwentarz żywy.
Środek trwały musi mieć wartość minimum 10 000 zł.
Przyjęcie środka trwałego
Dokument OT potwierdza przyjęcie środka trwałego do ewidencji, co pozwala na rozliczanie amortyzacji. Potwierdza też, że konkretny środek trwały jest zdatny do użytku.
Co wpisuje się do dokumentu OT?
Trzeba pamiętać, że dokument OT odnosi się do tych środków trwałych, których wartość przekracza 10 000 zł. Dla czynnych podatników VAT jest to kwota netto, dla osób, które VAT-owcami nie są – brutto.
Jeśli konkretna rzecz ma mniejszą wartość, to nie trzeba jej wprowadzać do ewidencji. Wtedy nie rozlicza się amortyzacji. Można natomiast od razu zakwalifikować ją do kosztów uzyskania przychodu.
Dokument OT – elementy
Żeby dokument OT był uznany za prawidłowy, powinien mieć kilka elementów. Przede wszystkim musi być określony rodzaj dowodu i jego numer. Trzeba tez wpisać dokładne dane wystawcy dokumentu (nazwy, adresy) i jednostki, która będzie używała przedmiotu.
Oczywiście w dowodzie OT niezbędna jest również nazwa środka trwałego, a także jego wartość początkowa. Nie można zapomnieć również o podpisie wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątku, a jeśli takie osoby nie zostały wyznaczone, to podpis składa właściciel.
W przypadku OT bardzo ważna jest data wystawienia. W dokumencie tym powinno się wpisać faktyczną datę, kiedy środek trwały został przyjęty do użytku. Wszystko dlatego, że ma to wpływ na właściwe ustalenie daty rozpoczęcia odpisów amortyzacyjnych.
Metoda amortyzacji w dowodzie OT
Ustawa o rachunkowości nakazuje też umieścić na dokumencie OT informację o metodzie amortyzacji wraz z roczną stawką amortyzacji. Podatnik może samodzielnie wybrać metodę amortyzacji. Na druku OT możemy wybrać:
- metodę liniową amortyzacji,
- metodę degresywną amortyzacji,
- amortyzację jednorazową.
Jak ustalić wartość początkową środka trwałego do druku OT?
Skoro mowa jest o amortyzacji, to konieczne jest właściwe określenie wartości środka trwałego. Podstawowym sposobem jej ustalenia jest cena nabycia. To jaka wartość jest na fakturze, rachunku lub umowie decyduje o tym, czy będziemy konkretną rzecz amortyzowali, czy nie. Do wartości tej dolicza się inne koszty związane z zakupem. Chodzi tu np. o koszty transportu czy opłat notarialnych.
Gdy środek trwały wytworzono we własnym zakresie, to jego wartość określa koszt wytworzenia. Ustala się go, biorąc pod uwagę cenę zużytych do produkcji materiałów, kosztów wynagrodzeń i innych kosztów, które miały wpływ na wytworzenie środka trwałego. Nie bierze się w tym przypadku pod uwagę pracy własnej podatnika, a także kosztów sprzedaży i kosztów operacyjnych.
Środek trwały z majątku prywatnego
Może się zdarzyć, że podatnik chce wprowadzić do firmy środek trwały, wcześniej używany jako majątek prywatny. Jeśli podatnik ma fakturę nabycia, to wartość początkową ustala się na podstawie tego dokumentu. Jeśli takiej faktury lub rachunku nie ma, środek trwały wycenia się samodzielnie, zakładając, że wycena nie powinna odbiegać od ceny rynkowej.
Środek trwały we współwłasności
Jeśli środek trwały ma współwłaściciela, to jego wartość określona jest w proporcji, jaką jest udział w danym przedmiocie. Nie dotyczy to jednak współmałżonków, o ile nie prowadzą odrębnych działalności gospodarczych, w których wykorzystują dany przedmiot.
Jeśli środek trwały był darowizną, to jego wartość początkową ustala się na podstawie wartości rynkowej z dnia nabycia.
Elementy dokumentu OT – podsumowanie
Podsumowując, dokument przyjęcia środka trwałego musi zawierać poniższe elementy:
- rodzaj dowodu i jego numer,
- dane wystawcy dokumentu i jednostki, która będzie używała przedmiotu,
- nazwa środka trwałego,
- wartość początkowa środka trwałego,
- podpis wystawcy dowodu,
- podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątku, lub właściciela majątku,
- data wystawienia,
- metoda amortyzacji,
- roczna stawka amortyzacji.
Wzór dokumentu OT to uzupełnienia: Dokument OT
Często zadawane pytania – OT
Co oznacza OT w środkach trwałych?
OT oznacza dokument przyjęcia środka trwałego.
Jak prawidłowo wypełnić dokument OT?
Dokument OT należy wystawić w trzech egzemplarzach. Musi zawierać oznaczenie „OT”, numer identyfikacyjny, określenie stron, opis operacji, z oznaczeniem jej daty i wartości oraz podpisy – wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki.
Kto zatwierdza OT?
OT zatwierdza kierownik jednostki.
