Zaczynasz przygodę z biznesem? Ruszasz ze swoją firmą? Na pewno zastanawiasz się jakie dokumenty musisz wystawić, żeby potwierdzić dokonanie sprzedaży. Do wyboru są dwa podstawowe rodzaje. Paragon i faktura. Kiedy wystawić paragon, a kiedy fakturę?
Jako przedsiębiorca musisz dokumentować sprzedaż. Chodzi o to, by było wiadomo, jaki osiągasz przychód, kto jest stroną transakcji i ile ostatecznie zarabiasz, co ma wpływ na obliczenie należnego podatku, który musisz odprowadzić do urzędu skarbowego. Zasadnicze pytanie dotyczy jednak tego, czy powinieneś wystawić paragon, czy fakturę. Odpowiedź na to pytanie nie jest tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać.
Faktura czy paragon?
Podstawowa zasada mówi, że jeśli transakcja dokonywana jest między podatnikami VAT, trzeba wystawić fakturę. W przypadku niewielkich kwot (nieprzekraczających 450 zł) rolę tzw. faktury uproszczonej stanowi paragon. Rolę faktury mogą też stanowić bilety albo potwierdzenia opłat za autostradę.
CZYTAJ TAKŻE: Jaka stawka VAT dla towaru lub usługi. Gdzie to sprawdzić?
Faktura uproszczona
Przedsiębiorca, który prowadzi działalność na rzecz klientów indywidualnych, bardzo często dokumentuje sprzedaż za pomocą paragonów. Drukowane one są z kasy fiskalnej. Paragon dokumentuje sprzedaż, ale nie daje możliwości odliczenia kwoty podatku VAT dla danej transakcji.
Chyba że zastosujemy przepisy o tzw. fakturze uproszczonej. W takiej sytuacji kwota transakcji nie może być wyższa niż 450 zł lub 100 euro. Żeby jednak paragon taki mógł być traktowany jako faktura, musi zawierać kilka elementów:
- datę wystawienia takiego dokumentu,
- numer kolejny,
- NIP nabywcy i sprzedawcy,
- rodzaj towaru lub usługi,
- datę sprzedaży,
- kwotę należności,
- określenie kwoty podatku VAT.
Faktury uproszczonej nie można zastosować w przypadku sprzedaży wysyłkowej, czy wewnątrzwspólnotowej wymiany towarów.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura wystawiona na dane osoby prywatnej zamiast na firmę
Jaki dokument wystawić?
W pozostałych wypadkach, jeśli chcemy rozliczyć prawidłowo VAT, musimy mieć fakturę. Jeśli wiec kupujemy coś od innego podmiotu, musimy poprosić o wystawienie faktury zamiast paragonu. Jeśli to klient chce rozliczyć VAT, na pewno poprosi nas o to, byśmy wystawili mu fakturę.
Kiedy więc wystawić paragon, a kiedy fakturę? Najprościej rzecz ujmując, jeśli sprzedajesz produkty lub usługi i masz obowiązek dokumentować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, to podstawowym dokumentem będzie paragon fiskalny.
Dzieje się tak najczęściej, jeśli sprzedajemy produkty lub usługi osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jeśli natomiast nie masz obowiązku używania kasy fiskalnej (np. sprzedajesz wyłącznie dla firm), to podstawowym dokumentem będzie faktura.
CZYTAJ TAKŻE: Wystawianie faktur – jak robić to poprawnie?
Co ważne, nie zawsze będzie to faktura VAT. Jeśli twoja działalność zwolniona jest z VAT lub sam jako przedsiębiorca zdecydowałeś, że nie będziesz rejestrował się jako płatnik VAT, wtedy też wystawisz fakturę, ale nie będzie ona zawierała informacji o kwocie podatku VAT.
Podwójne opodatkowanie faktury uproszczonej
Warto pamiętać, że jeśli paragon jest fakturą uproszczoną, a kontrahent poprosi nas o wystawienie „normalnej” faktury, to może to spowodować, że będzie trzeba podwójnie opodatkować daną transakcję.
