KSeF – niedługo obowiązkowy będzie Krajowy System e-Faktur. Jak działają faktury ustrukturyzowane?

Krajowy System e-Faktur już niebawem ma całkowicie zastąpić dotychczas stosowane metody fakturowania. Faktury ustrukturyzowane staną się codziennością i wyprą z obiegu dokumenty papierowe i elektroniczne. Co warto wiedzieć o systemie KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnodostępny i bezpłatny system teleinformatyczny utworzony i utrzymywany przez Ministerstwo Finansów, za pomocą którego możliwe jest wystawianie, otrzymywanie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Rozwiązanie pomyślnie przeszło etap testów i obecnie jest nieobligatoryjnym, ale faktury ustrukturyzowane są w pełni akceptowalnymi i funkcjonują równolegle ze swoimi papierowymi oraz elektronicznymi odpowiednikami. W przyszłym roku KSeF ma być obowiązkowe dla większości przedsiębiorców.

Czym jest KSeF?

KSeF to skrót od sformułowania: „Krajowy System e-Faktur”. Jest to bezpłatny system teleinformatyczny o ogólnopolskim zasięgu stanowiący jeden z elementów na drodze ku pełnej cyfryzacji polskich przedsiębiorstw. Za pomocą KSeF przedsiębiorcy przede wszystkim mają możliwość odbierania oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie .xml. Obecnie funkcjonują one równolegle z fakturami w wersji elektronicznej oraz papierowej, ale już w niedalekiej przyszłości mają je całkowicie zastąpić.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Aby konkretna osoba miała dostęp do systemu KSeF, konieczne są jej uwierzytelnienie oraz autoryzacja (model poświadczeń). Podatnik ma nieograniczony dostęp do funkcjonalności systemu – może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury ustrukturyzowane. Właściciel firmy może również nadawać uprawnienia do korzystania z jego KSeF dla biura rachunkowego, zatrudnionego księgowego lub innych wybranych osób fizycznych.

Uprawnienia dla osób trzecich można nadać elektronicznie lub papierowo. Aby nadać uprawnienia elektronicznie, należy skorzystać z oprogramowania interfejsowego. Jeśli natomiast mowa o rozwiązaniu papierowym, to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na druku ZAW-FA należy złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Występują trzy rodzaje uprawnień:

1. uprawnienia do nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
2. uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Zalety z korzystania z KSeF

Aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z KSeF, rząd wprowadził szereg zachęt:

• zwolnienie przedsiębiorców korzystających z KSeF z obowiązku przechowywania i archiwizowania faktur;
• zwolnienie z obowiązku przekazywania plików kontrolnych JPK_FA na żądanie urzędu;
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłat podatku do 40 dni;
• przesyłanie faktur w czasie rzeczywistym, natychmiast, co zapewnia bezpieczeństwo interpretacyjne – faktura wysłana na pewno zostanie odebrana;
• automatyzacja procesów fakturowania i księgowania, co zmniejsza ilość ewentualnie popełnianych błędów i skraca czas pracy;
• brak konieczności wystawiania i posiadania faktur w wersji papierowej.

Należy jasno podkreślić, że Krajowy System e-Faktur powstał przede wszystkim z myślą o uszczelnieniu polskiego systemu podatkowego. Jednolity i ogólnopolski system faktur elektronicznych obowiązujący wszystkich przedsiębiorców znacznie przyspieszy przeprowadzanie kontroli na gruncie płatności podatku VAT, ponieważ fiskus będzie dysponował bieżącymi i pełnymi informacjami o odbywających się na rynku transakcjach kupna/sprzedaży. Ministerstwo Finansów liczy na to, że takie rozwiązanie zwiększy dochody budżetu państwa.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Obecnie z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać prawie wszyscy przedsiębiorcy. Znajdują się w nich czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z konieczności opłacania podatku VAT oraz przedsiębiorcy zidentyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS dysponujący polskim numerem NIP. W 2024 roku wystawienie faktur ustrukturyzowanych nie jest obowiązkowe. Można je stosować równolegle z fakturami papierowymi i elektronicznymi.

Etapy wprowadzania faktur ustrukturyzowanych

1. Październik-grudzień 2021 roku – pilotaż KSeF: przez ostatnie 3 miesiące 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadzi testy stworzonego oprogramowania. Ze środowiska testowego mogli korzystać wszyscy podatnicy. Jest ono cały czas dostępne.
2. Styczeń 2022 roku – dostęp do KSeF jako rozwiązania dobrowolne: od początku 2022 roku podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF. Są one traktowane na równi z innymi dostępnymi na rynku formami faktur.
3. Najwcześniej 2025 rok – wdrożenie KSeF jako rozwiązania obowiązkowego dla czynnych podatników VAT: prawdopodobnie od połowy 2025 roku niemalże wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio za pośrednictwem KSeF lub zintegrowanych z nim profesjonalnych programów księgowych. Na takie rozwiązanie zgodziły się władze Unii Europejskiej (decyzja derogacyjna z 17 czerwca 2022 roku).
4. Późniejszy etap – KSeF będzie obowiązkowy dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT.

Faktury papierowe nie znikną całkowicie

Faktur papierowych będzie coraz mniej, ale póki co nie znikną one całkowicie. Spod obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wyłączonych kilka grup przedsiębiorców. Przykładowo w wersji papierowej będą mogły cały czas funkcjonować faktury konsumencie w typie Business To Consumer (B2C), bilety powszechnie uznawane za faktury (przykładowo paragony na płatnych autostradach), czy faktury wystawiane w ramach OSS oraz IOSS.

Struktura KSeF

Przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wystawić można fakturę ustrukturyzowaną w formacie .xml. Format ten jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Wzór takiego dokumentu został opublikowany w Centralnym Repozytorium Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). To znajduje się na platformie internetowej ePUAP.

Ministerstwo Finansów udostępniło testową platformę internetową, na której można zupełnie za darmo wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Dokument taki można również wygenerować przy pomocy części księgowych programów komercyjnych.

Jak działa system KSeF?

Za pośrednictwem KSeF można wystawić fakturę ustrukturyzowaną w formacie .xml. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. Po wpisaniu wszelkich danych system sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem, a więc, czy posiada właściwy schemat. Jeśli tak, to do dokumentu przypisywany jest unikalny numer.

Po wysłaniu faktury, jej wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca może otworzyć dokument anonimowo, podając określony zestaw danych lub logując się do systemu KSeF.

Obecnie odbiorca może wybrać, czy chce otrzymywać faktury ustrukturyzowane, czy też nie. Jeśli nie wyrazi na to zgody, to wystawca dokumentu musi równolegle wystawić dokument w dwóch formatach – ustrukturyzowanym i elektronicznym lub papierowym.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obecnie rozwiązanie nieobowiązkowe, ale warto rozważyć korzystanie z niego, ponieważ wiąże się ono z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców. Z punktu widzenia przedsiębiorcy faktury ustrukturyzowane są wygodne w wystawianiu i archiwizowaniu. Dla Ministerstwa Finansów to spora szansa na uszczelnienie systemu podatkowego i większe wpływy do budżetu państwa.