Krajowy System Faktur, czyli KSeF

Krajowy System Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich prawdopodobnie w połowie 2025 roku. Można korzystać z niego już obecnie i warto skorzystać z tej szansy, by go poznać. Dowiedz się wszystkiego, co ważne o KSeF i wypróbuj tę wiedzę w praktyce.

Krajowy System e-Faktur działa już od 1 stycznia 2022 roku. Dotychczas przedsiębiorcy korzystają z niego dobrowolnie, jednak niedługo stanie się to obowiązkiem. Zobacz, na jakiej podstawie KSeF wszedł w życie i o czym trzeba pamiętać, żeby z niego korzystać.

Krajowy System Faktur – podstawa prawna

Nowelizacja ustawy o VAT z 29 października 2021 r. (Dz. U. z 2021 r., poz. 2076) wprowadza (od 1 stycznia 2022 r.) do polskiego systemu prawa podatkowego i określa zasady funkcjonowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Drugim dokumentem określającym działanie KSeF jest Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481).

Krajowy System Faktur – terminy

Uwaga! Data wejścia w życie została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.

W 2022 roku korzystanie z e-faktur ustrukturyzowanych jest dla podatników dobrowolne, natomiast od 2023 roku Ministerstwo Finansów zamierza wdrożyć obowiązkowe stosowanie e-faktur dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF miał stać się obligatoryjny od 2024 roku. Początkowo miał to być II kwartału 2023 r. (najwcześniejszym możliwym terminem był 1 kwietnia).

Dostęp do systemu e-Faktur

Są dwie możliwości, by wystawić e-fakturę za pośrednictwem systemu.

Darmowe aplikacje

Pierwsza to skorzystanie z darmowych aplikacji, które udostępni Ministerstwo Finansów. Jest polecana zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie wystawiają wielu faktur i nie mają potrzeby korzystania z bardziej rozbudowanego oprogramowania.

Komercyjne narzędzia

Możliwość druga to skorzystanie z komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych, które będą zintegrowane z KSeF dzięki interfejsowi API. Podatnik najpierw wygeneruje plik w formacie xml za pomocą oprogramowania, z którego korzysta, a następnie prześle ją do bazy KSeF. Gdy system nada przesłanemu plikowi unikalny numer, stanie się on fakturą.

Niezależnie od przyjętych rozwiązań korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelniania.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów planowana jest aktualizacja oprogramowania e-Mikrofirma w sposób, który umożliwi wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Aplikacja ta została udostępniona w II kwartale 2022 roku. Warto jednak zaznaczyć, że jest to oprogramowanie służące do obsługi niewielkich spółek. Duzi przedsiębiorcy, czy spółki z sektora SME będą zobowiązani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego obowiązku.

Pieczęć elektroniczna a Krajowy System Faktur

Wykorzystanie pieczęci elektronicznej w procesie KSeF zostało wskazane jako jedna z możliwych metod uwierzytelnienia podatnika [Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481)].
Zgodnie z treścią § 5. tego rozporządzenia:

1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
  • podpisem zaufanym, albo
  • wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Podmioty zobowiązane

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów ustandaryzowane faktury docelowo mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury i podlegających polskim przepisom podatkowym.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Stawka CIT (9%) dla małych podatników od stycznia 2024

Kto może zapłacić preferencyjny podatek CIT 9%? Jakie warunki należy spełnić w 2024 roku? Kto straci prawo do tej preferencji i będzie musiał zapłacić...

Stawki CIT

Jakie są stawki podatku dochodowego od osób prawnych, kto może z nich korzystać i jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnej opcji? Jesteś...

Informacja CIT-ST – co to jest i kto musi ją złożyć? Instrukcja wypełniania

Złożenie CIT-ST jest obowiązkowe dla podatników posiadających zakłady (oddziały) w innych gminach niż siedziba firmy. Oto przewodnik z najważniejszymi informacji dla podmiotów, które muszą...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!