Czy mam obowiązek przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?
Pieczęć elektroniczna jest cyfrowym narzędziem uwierzytelniającym, stworzonym z myślą o osobach prawnych. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, nie potwierdza ona woli konkretnej osoby, a reprezentuje cały podmiot prawny, na przykład jednostkę samorządową albo firmę. Pieczęć elektroniczna została wprowadzona na mocy rozporządzenia eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.
To narzędzie, w przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, jest przypisane do całego organu. Oznacza to więc brak konieczności kosztownego kupowania certyfikatów dla każdego pracownika osobno. W ten sposób jest więc tańsze i często bardziej opłacalne, szczególnie przy masowym wystawianiu różnych dokumentów i zaświadczeń.
Co potwierdza wiarygodność pieczęci elektronicznej?
Czy jednak taki dokument każdorazowo należy przyjąć? Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca.
Wynika to wprost z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2020 r. poz. 256; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695; dalej: k.p.a.). Wcześniej art. 14 par. 1 k.p.a. informował, że sprawy administracyjne powinny być załatwiane przez urzędników w formie pisemnej lub w formie doręczanego środkami komunikacji elektronicznej e-dokumentu w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 346; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poza. 695).
Dokonane w art. 14 k.p.a. zmiany sprawiły, że urzędnicy zyskali dowolność w korzystaniu z komunikacji papierowej oraz elektronicznej. Jednocześnie pisma elektroniczne muszą być zabezpieczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pracownika administracji albo właśnie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracyjnego.
Zgodnie z wolą ustawodawcy, sprawy będą mogły być załatwiane przy wykorzystaniu pism generowanych automatycznie i opatrywanych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną danego organu albo firmy. Dokumenty nie muszą więc już wcale zawierać imienia i nazwiska wystawiającego je pracownika. Elektroniczna pieczęć powstała właśnie jako sposób na zabezpieczanie pism generowanych automatycznie, które nie muszą być potwierdzane przez konkretną osobę. Coraz więcej jest takich sytuacji wprost do rosnącej cyfryzacji. Idealnym przykładem tego jest urzędowe potwierdzenie przedłożenia pisma.
Dlaczego pieczęć elektroniczna jest wiarygodna?
Pod względem budowy, pieczęć elektroniczna działa tak samo, jak podpis elektroniczny. Różnią się one jednak danymi. W przypadku podpisu elektronicznego, który jest przypisany do konkretnej osoby, zawiera on dane osobowe. Pieczęć przynależy do podmiotu niebędącego osobą fizyczną, dlatego zawiera takie informacje, jak nazwa organizacji, kraj zarejestrowania albo numer NIP lub REGON.
Wystawianiem pieczęci elektronicznych zajmują się kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Ich lista jest prowadzona przez Narodowy Bank Polski i nadzorowana przez Ministerstwo Cyfryzacji. Każdy podmiot występujący o e-pieczęć jest dokładnie sprawdzany, co potwierdza wiarygodność.
Pod względem prawnym, dokument podpisany w sposób elektroniczny niesie za sobą takie same zobowiązania, jak wersja papierowa. Dlatego przyjmowanie go odbywa się na dokładnie takich samych zasadach.
