Czy mam obowiązek przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?

Pieczęć elektroniczna jest cyfrowym narzędziem uwierzytelniającym, stworzonym z myślą o osobach prawnych. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, nie potwierdza ona woli konkretnej osoby, a reprezentuje cały podmiot prawny, na przykład jednostkę samorządową albo firmę. Pieczęć elektroniczna została wprowadzona na mocy rozporządzenia eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.

To narzędzie, w przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, jest przypisane do całego organu. Oznacza to więc brak konieczności kosztownego kupowania certyfikatów dla każdego pracownika osobno. W ten sposób jest więc tańsze i często bardziej opłacalne, szczególnie przy masowym wystawianiu różnych dokumentów i zaświadczeń.

Czy mam obowiązek przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?

Czy jednak taki dokument każdorazowo należy przyjąć? Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca.

Wynika to wprost z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2020 r. poz. 256; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695; dalej: k.p.a.). Wcześniej art. 14 par. 1 k.p.a. informował, że sprawy administracyjne powinny być załatwiane przez urzędników w formie pisemnej lub w formie doręczanego środkami komunikacji elektronicznej e-dokumentu w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 346; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poza. 695).

Dokonane w art. 14 k.p.a. zmiany sprawiły, że urzędnicy zyskali dowolność w korzystaniu z komunikacji papierowej oraz elektronicznej. Jednocześnie pisma elektroniczne muszą być zabezpieczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pracownika administracji albo właśnie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracyjnego.

Zgodnie z wolą ustawodawcy, sprawy będą mogły być załatwiane przy wykorzystaniu pism generowanych automatycznie i opatrywanych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną danego organu albo firmy. Dokumenty nie muszą więc już wcale zawierać imienia i nazwiska wystawiającego je pracownika. Elektroniczna pieczęć powstała właśnie jako sposób na zabezpieczanie pism generowanych automatycznie, które nie muszą być potwierdzane przez konkretną osobę. Coraz więcej jest takich sytuacji wprost do rosnącej cyfryzacji. Idealnym przykładem tego jest urzędowe potwierdzenie przedłożenia pisma.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Dlaczego pieczęć elektroniczna jest wiarygodna?

Pod względem budowy, pieczęć elektroniczna działa tak samo, jak podpis elektroniczny. Różnią się one jednak danymi. W przypadku podpisu elektronicznego, który jest przypisany do konkretnej osoby, zawiera on dane osobowe. Pieczęć przynależy do podmiotu niebędącego osobą fizyczną, dlatego zawiera takie informacje, jak nazwa organizacji, kraj zarejestrowania albo numer NIP lub REGON.

Wystawianiem pieczęci elektronicznych zajmują się kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Ich lista jest prowadzona przez Narodowy Bank Polski i nadzorowana przez Ministerstwo Cyfryzacji. Każdy podmiot występujący o e-pieczęć jest dokładnie sprawdzany, co potwierdza wiarygodność.

Pod względem prawnym, dokument podpisany w sposób elektroniczny niesie za sobą takie same zobowiązania, jak wersja papierowa. Dlatego przyjmowanie go odbywa się na dokładnie takich samych zasadach.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Do kiedy PIT za 2023 rok? Terminy rozliczania PIT 2024

Każdy podatnik ma obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym roczne rozliczenie. Sprawdzamy, kiedy upływa czas na rozliczenie poszczególnych deklaracji PIT. Do kiedy PIT-11 przekazuje pracodawca? Pracodawca ma...

Do kiedy rozliczyć składkę zdrowotną za 2023 rok? Roczne rozliczenie składki ZUS 2024

Jako przedsiębiorca, masz obowiązek co miesiąc odprowadzać składkę zdrowotną do ZUS. W większości przypadków robisz to do 20 dnia miesiąca. Pamiętaj, że w maju...

Nowa tabela stawek ryczałtu w 2024 roku

Ryczałt podatkowy to jeden ze sposobów rozliczania podatków. Podstawowa zasada rozliczania ryczałtem oznacza, że płacimy stałą stawkę podatkową od przychodu. Nie rozliczamy kosztów, nie...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!