Czy kasa fiskalna jest obowiązkowa w działalności nierejestrowanej? Czy trzeba wystawiać paragony z kasy fiskalnej przy działalności nierejestrowanej?
Działalność nierejestrowana pozwala w maksymalnie prosty sposób prowadzić biznes na niewielką skalę. To wszystko sprawia, że osoba, która prowadzi działalność nierejestrowaną, może skorzystać z wielu ułatwień i zwolnień. Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej?
Spis treści
Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – co to jest działalność nierejestrowana?
Zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców działalność nierejestrowana nie może być traktowana jako „normalna” działalność gospodarcza przede wszystkim z powodu limitu przychodów. Nie może on przekroczyć miesięcznie 75% najniższego miesięcznego wynagrodzenia. W 2025 roku jest to 3499,50 zł.
Jak sama nazwa wskazuje, takiej aktywności gospodarczej nie trzeba nigdzie zgłaszać. Nie trzeba też opłacać ZUS. Zobacz, jak wygląda kwestia działalność nierejestrowana a kasa fiskalna.
Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna
I tu pojawia się ważne pytanie. Czy prowadząc działalność nierejestrowaną, trzeba mieć kasę fiskalną? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba spojrzeć do przepisów związanych z podatkiem od towarów i usług (potocznie zwanej ustawą o VAT). Przepisy te mają własną definicję podatnika VAT. To osoba fizyczna, która wykonuje czynności w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Skoro więc działalność nierejestrowana musi być prowadzona zgodnie z przepisami o VAT, to trzeba będzie zastosować reguły związane z posiadaniem kasy fiskalnej.
Warto pamiętać, że w przypadku działalności nierejestrowanej wartość sprzedaży jest niska (ograniczona limitem przychodów). W związku z tym można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ustawy o VAT.
Czytaj także: Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – NIP
Podstawy obowiązek związany z ewidencją na kasie fiskalnej to ten związany z koniecznością posiadania NIP. To ważna uwaga, bo przepisy o działalności nierejestrowanej go nie wymagają. Jest obowiązkowy na gruncie podatku VAT. Trzeba więc zajrzeć do ustawy o VAT i sprawdzić, czy konkretna usługa lub sprzedaż określonych produktów (niezależnie od wysokości obrotu) wymaga posiadania kasy fiskalnej.
I tak, jeśli np. zdecydujemy się na świadczenie usług kosmetycznych w ramach działalności nierejestrowanej, to trzeba będzie wystąpić o nadanie numeru NIP. Podobnie jest z usługami fryzjerskimi. Jeśli osoba fizyczna zdecyduje się na działalność nierejestrowaną w tym zakresie, to choć mieści się w limicie przychodów, które pozwalają zwolnić ją od opłacania podatku VAT, to nie da się ominąć obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Efekt? Mimo prowadzenia działalności nierejestrowanej trzeba będzie mieć kasę fiskalną i wydawać paragony.
Kasa fiskalna jest obowiązkowa w sytuacji, gdy sprzedajemy lub świadczymy usługi klientom indywidualnym i rolnikom ryczałtowym. Nie ma tu znaczenia, jaka forma opodatkowania została wybrana i czy działalność jest objęta VAT-em, czy podlega zwolnieniu podmiotowemu.
Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że każdy przypadek trzeba traktować indywidualnie.
Czytaj także: Kasy fiskalne online – do kiedy trzeba je wprowadzić?
Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Warto pamiętać, że zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej stosuje się ze względu na niski obrót. Limit obrotu, który upoważnia do zwolnienia z konieczności posiadania kasy fiskalnej to 20 000 zł.
Oznacza to, że po przekroczeniu 20 000 zł obrotu trzeba mieć kasę fiskalną. Co istotne, jest to limit roczny. Jeśli więc zaczynamy prowadzić działalność w ciągu roku, to jest on proporcjonalnie zmniejszany. Jak to działa? W przypadku rozpoczęcia działalności w połowie roku (w czerwcu), wystarczy przekroczyć obrót 10 tys. złotych i kasa fiskalna będzie potrzebna.
I jeszcze jedna ważna kwestia. Kasa fiskalna wymagana jest w przypadku sprzedaży klientom indywidualnym, a także rolnikom ryczałtowym. Nie trzeba mieć kasy fiskalnej, jeśli sprzedaje się produkty lub usługi firmom, a także w przypadku sprzedaży internetowej. W tej drugiej sytuacji potwierdzeniem jest bowiem przelew bankowy lub potwierdzenie wpłaty.
Niezależnie od wysokości obrotu kasa fiskalna obowiązkowa będzie np. w takich działalnościach jak:
- sprzedaż gazu płynnego i paliw silnikowych;
- części do silników spalinowych i samych silników (w tym tłokowych wewnętrznego spalania);
- nadwozi do pojazdów silnikowych;
- przyczep, naczep i kontenerów;
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli);
- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (z drobnymi wyjątkami);
- sprzętu fotograficznego (z drobnymi wyjątkami);
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali;
- nośników danych cyfrowych i analogowych;
- wyrobów tytoniowych;
- napojów alkoholowych, perfum i wód toaletowych.
Trzeba tu zaznaczyć, że większość z tych produktów nie nadaje się do sprzedaży w ramach działalności nierejestrowanej, bo wymagają specjalnego zezwolenia lub koncesji.
Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – usługi
Kasa fiskalna będzie też obowiązkowa w przypadku określonych usług. Chodzi tu np. o:
- przewozy pasażerskie komunikacją samochodową;
- przewóz taksówkami;
- naprawy pojazdów silnikowych;
- naprawy wulkanizacyjne;
- badania i przeglądy pojazdów silnikowych i motorowerów;
- opiekę medyczną i stomatologiczną;
- usługi prawnicze i doradztwa podatkowego;
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne;
- kulturalne i rozrywkowe oraz rekreacyjne.
I tak jak w przypadku sprzedaży niektórych produktów, także i tym razem część usług nie może być realizowana w ramach działalności nierejestrowanej, ponieważ wymagają specjalnego zezwolenia.
