Czy mam obowiązek przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?

Pieczęć elektroniczna jest cyfrowym narzędziem uwierzytelniającym, stworzonym z myślą o osobach prawnych. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, nie potwierdza ona woli konkretnej osoby, a reprezentuje cały podmiot prawny, na przykład jednostkę samorządową albo firmę. Pieczęć elektroniczna została wprowadzona na mocy rozporządzenia eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.

To narzędzie, w przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, jest przypisane do całego organu. Oznacza to więc brak konieczności kosztownego kupowania certyfikatów dla każdego pracownika osobno. W ten sposób jest więc tańsze i często bardziej opłacalne, szczególnie przy masowym wystawianiu różnych dokumentów i zaświadczeń.

Czy mam obowiązek przyjąć dokument z pieczęcią elektroniczną?

Czy jednak taki dokument każdorazowo należy przyjąć? Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca.

Wynika to wprost z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2020 r. poz. 256; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695; dalej: k.p.a.). Wcześniej art. 14 par. 1 k.p.a. informował, że sprawy administracyjne powinny być załatwiane przez urzędników w formie pisemnej lub w formie doręczanego środkami komunikacji elektronicznej e-dokumentu w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 346; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poza. 695).

Dokonane w art. 14 k.p.a. zmiany sprawiły, że urzędnicy zyskali dowolność w korzystaniu z komunikacji papierowej oraz elektronicznej. Jednocześnie pisma elektroniczne muszą być zabezpieczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pracownika administracji albo właśnie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracyjnego.

Zgodnie z wolą ustawodawcy, sprawy będą mogły być załatwiane przy wykorzystaniu pism generowanych automatycznie i opatrywanych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną danego organu albo firmy. Dokumenty nie muszą więc już wcale zawierać imienia i nazwiska wystawiającego je pracownika. Elektroniczna pieczęć powstała właśnie jako sposób na zabezpieczanie pism generowanych automatycznie, które nie muszą być potwierdzane przez konkretną osobę. Coraz więcej jest takich sytuacji wprost do rosnącej cyfryzacji. Idealnym przykładem tego jest urzędowe potwierdzenie przedłożenia pisma.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Dlaczego pieczęć elektroniczna jest wiarygodna?

Pod względem budowy, pieczęć elektroniczna działa tak samo, jak podpis elektroniczny. Różnią się one jednak danymi. W przypadku podpisu elektronicznego, który jest przypisany do konkretnej osoby, zawiera on dane osobowe. Pieczęć przynależy do podmiotu niebędącego osobą fizyczną, dlatego zawiera takie informacje, jak nazwa organizacji, kraj zarejestrowania albo numer NIP lub REGON.

Wystawianiem pieczęci elektronicznych zajmują się kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Ich lista jest prowadzona przez Narodowy Bank Polski i nadzorowana przez Ministerstwo Cyfryzacji. Każdy podmiot występujący o e-pieczęć jest dokładnie sprawdzany, co potwierdza wiarygodność.

Pod względem prawnym, dokument podpisany w sposób elektroniczny niesie za sobą takie same zobowiązania, jak wersja papierowa. Dlatego przyjmowanie go odbywa się na dokładnie takich samych zasadach.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Podatek od darowizny i spadku w 2025 roku. Kiedy nie trzeba płacić podatku za darowiznę w najbliższej rodzinie?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Wielki Piątek wolny od pracy. Czy 18 kwietnia 2025 roku będzie dniem wolnym od pracy? Projekt „dłuższej” Wielkanocy zamiast 3 maja

Pomysł, żeby dodać Wielki Piątek do listy dni ustawowo wolnych od pracy, pojawiał się już w poprzednich latach. W 2018 roku zaproponowana została nowelizacja...

Preferencyjne składki ZUS na 24 miesiące – ile wynosi preferencyjny ZUS i ulga na start dla nowego przedsiębiorcy w 2025 roku? 

Osoby prowadzące działalność gospodarczą przez pierwsze dwa lata działalności firmy mogą korzystać z ulgi na start, a po jej upłynięciu – opłacać składki od...

4666 zł brutto ile to netto? Kalkulator wynagrodzeń

4666 złotych brutto to kwota, która dla większości pracowników nie będzie szczególnie porywająca - jest to bowiem obowiązująca w naszym kraju płaca minimalna, która...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!