Kiedy można wystawić e-paragon? Jakiej kasy fiskalnej do tego użyć?

Księgi rachunkowe, analizy finansowe czy rozliczenia podatkowe są wykonywane na urządzeniach cyfrowych, które zapewniają dostęp do internetu i łatwą wymianę danych. W związku z tym nie powinno nikogo dziwić, że na popularności zyskuje pomysł, jakim jest e-paragon. Kiedy można wystawić paragon elektroniczny?

Czym jest e-paragon?

E-paragon, nazywany równie paragonem elektronicznym, stanowi cyfrową alternatywę dla tradycyjnych paragonów. Oznacza to, że w przypadku zakupów sprzedawca nie drukuje fizycznego paragonu, ale przesyła go elektronicznie, na przykład na podany przez klienta adres e-mail.

E-paragony w świetle są legalnymi dowodami zapłaty, mogą być potem wykorzystywane w różnych sytuacjach, na przykład jako potwierdzenie zakupu przy zwrocie towaru lub jako załączniki do reklamacji.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ oprócz minimalizacji ryzyka związanego z utratą fizycznych danych e-paragony oznaczają również wygodę; co oczywiste, nie trzeba ich gromadzić ani przechowywać np. w portfelu. W zależności od naszych potrzeb oraz możliwości da się je przechowywać:

• na skrzynce pocztowej,
• na dysku komputera lub w chmurze,
• i pobierać w dowolnym momencie, kiedy tylko są potrzebne.

Pomysł wprowadzenia e-paragonów w Polsce istniał już od dawna, aczkolwiek wydaje się, że epidemia i związana z tym konieczność ograniczenia kontaktu fizycznego między ludźmi przyspieszyły działania rządu w tej sprawie. W związku z tym już wiosną 2020 roku przeprowadzono pierwszy pilotażowy program wprowadzenia e-paragonów na stacjach paliw. Orlen potwierdził zainteresowanie taką formą dokumentacji zakupów ze strony klientów.

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących możemy znaleźć definicję faktury elektronicznej. Zgodnie z tym aktem prawnym „rozumie się przez to utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej oraz przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas”.

E-paragon a plany Ministerstwa Finansów

Jednym ze sposobów na zapewnienie rynkowi dostępu do elektronicznych paragonów jest stworzenie ogólnokrajowej platformy do rejestracji klientów. Ministerstwo Finansów określa takie rozwiązanie jako HUB paragonowy.

Zgodnie z planami resortu takie rozwiązanie pozwoliłoby na osiągnięcie następujących celów:

• połączenie anonimowych klientów z paragonami wystawionymi przez różne kasy fiskalne,
• rejestrowanie e-paragonów wystawianych przez różne kasy fiskalne,
• sprawna dystrybucja e-paragonów do klientów.

Takie rozwiązanie pozwoliłoby klientom na anonimowe pobieranie e-paragonów na swoje urządzenia mobilne (smartfony). Każdy obywatel otrzymałby unikalny identyfikator, który umożliwiłby mu wygodne gromadzenie elektronicznych paragonów.

Zgodnie z zamierzeniami do stworzenia konta na e-paragony nie byłoby konieczne podawanie takich danych identyfikujących klienta jak na przykład numer PESEL czy nawet numer telefonu.

Zgodnie z planami MF klient najpierw będzie pobierał i instalował odpowiednią aplikację na swoim smartfonie (rządowe „e-Paragony” lub aplikację prywatnego dostawcy). Następnie, aplikacja ta jednorazowo łączyłaby się z systemem dystrybucji elektronicznych paragonów, aby pobrać wygenerowany unikalny identyfikator (ID paragonu).

Klient musiałby pokazać tak pozyskany identyfikator kasjerowi – to konieczne w celu otrzymania paragonu w formie elektronicznej. Pracownik sklepu będzie skanował identyfikator wyświetlający identyfikator wyświetlający się na ekranie smartfona, dzięki czemu kasa fiskalna prześle paragon do systemu dystrybucji. Dzięki temu klient zyska możliwość, by w ciągu zaledwie kilku sekund pobrać swój paragon za pomocą aplikacji.

Taki proces można będzie powtórzyć przy każdych kolejnych zakupach. Obok dokumentów cyfrowych wciąż będzie można skorzystać z tradycyjnego, tzn. papierowego paragonu.

Jeśli chodzi o korzyści wynikające ze zrezygnowania z paragonu papierowego, zwraca się uwagę m.in.na takie atuty jak:

• dostęp do cyfrowego paragonu o dowolnej porze (nie trzeba mieć pod ręką papierowych formularzy);
• gwarancja autentyczności;
• łatwiejsze przechowywanie dowodu zakupu, ponieważ e-paragon jest trwalszy i nie blaknie;
• ułatwiony dostęp do e-paragonu w przypadku reklamacji;
• możliwość analizy wydatków za pomocą mobilnej aplikacji Ministerstwa Finansów, co może pomoc w planowaniu budżetu przez gospodarstwa domowe (konsumentów). Klienci mają łatwiejszy dostęp do danych na temat wydatków, co pozwala im np. wprowadzać dane do arkusza kalkulacyjnego;
• oszczędności finansowe na zakupie papierowych rolek do drukowania paragonów, korzyści dla środowiska naturalnego;
• ograniczenie problemu w postaci szarej strefy.

Kto może wystawić e-paragon?

Jak już wspomniano, na wrzesień 2023 roku planowane jest uruchomienie usługi, która skoncentruje (HUB to właśnie taki koncentrator) w jednym miejscu możliwość posługiwania się elektronicznymi fakturami. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że niemożliwe jest już teraz wystawianie e-paragonów. Wręcz przeciwni: przedsiębiorcy zajmujący się prowadzeniem ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej online mają możliwość wystawiania e-paragonów.

Wprowadzenie prawa do wystawiania elektronicznych paragonów miało miejsce etapami:

• od 21 marca 2020 roku: otrzymali to uprawnienie przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych online;
• od 1 czerwca 2020 roku: e-paragony mogą również wystawiać ci przedsiębiorcy, którzy korzystają z wirtualnych kas fiskalnych w formie oprogramowania.

Pieczęć kwalifikowana – wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy

Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl. Jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF.