Ustawodawca postanowił wprowadzić kilka nowych zasad dotyczących wystawiania faktur zaliczkowych. Zaczęły one obowiązywać od początku września. Jeszcze nie wiesz, co się zmieniło? Koniecznie przeczytaj nasz tekst!
Do tej pory, kiedy przedsiębiorca otrzymywał zaliczkę na poczet zakupu towaru lub wykonania usługi, miał obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Na początku września sytuacja ta uległa zmianie i w wielu przypadkach obowiązki sprzedawców i usługodawców zostały uproszczone. Co dokładnie się zmieniło?
Spis treści
Kiedy należy wystawiać faktury zaliczkowe?
Zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorcy lub usługodawcy wymagają zapłacenia zaliczki, zanim dostarczą zamówione towary lub wyświadczą usługi. Najczęściej dzieje się tak w przypadku towarów, które nie są dostępne od ręki, albo są produkowane lub personalizowane na życzenie klienta. W przypadku usług zaliczki wpłaca się najczęściej w momencie rezerwacji terminu, w którym dana usługa zostanie wykonana.
W momencie, kiedy zaliczka wpłynie na konto sprzedającego, następuje powstanie obowiązku podatkowego. Przedsiębiorca musi więc wystawić fakturę zaliczkową, która będzie stanowiła potwierdzenie otrzymania części zapłaty. Ma na to czas do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały mu przekazane środki.
W sytuacji, kiedy dostawa towarów lub wykonanie usługi następuje w tym samym okresie rozliczeniowym, co zapłata zaliczki, nie ma konieczności wystawiania faktury zaliczkowej. W tym wypadku wystarczy wystawienie faktury końcowej. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na taki krok, to będzie zobowiązany do wystawienia jednego dokumentu, w którym opodatkuje całą transakcję, a więc zaliczkę oraz pozostałą do zapłacenia kwotę. Na takiej fakturze wyszczególnia się osobno kwotę zaliczki oraz kwotę zapłaty.
Uwaga! Jeśli zaliczka została wpłacona przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, to sprzedawca lub usługodawca będzie miał obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej jedynie na wyraźne żądanie wpłacającego. Jeśli przedsiębiorca ewidencjonuje transakcje na kasie fiskalnej, to wpłata zaliczki powinna zostać potwierdzona paragonem.
Wystawienie paragonu nie oznacza, że nabywca nie może zażądać faktury. Może to zrobić, a przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia dokumentu. W takim wypadku kopia faktury powinna zostać podpięta pod oryginał paragonu.
Zmiany w fakturach zaliczkowych – kto nie musi ich wystawiać od 1 września 2023?
Jeśli całość zapłaty (zaliczka plus pozostała kwota wynikająca z ceny transakcyjnej) za dostarczenie towarów lub zrealizowanie usług została uiszczona na rzecz przedsiębiorcy w ciągu jednego okresu rozliczeniowego, nie ma konieczności wystawiania faktury zaliczkowej. Wówczas wystarczy wystawienie faktury końcowej. Jeśli jednak tak się nie stanie, to konieczne jest wystawienie dwóch faktur – zaliczkowej oraz końcowej. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej zasady. Zostały one opisane w ustawie o VAT.
Faktur zaliczkowych nie muszą wystawiać zupełnie przedsiębiorcy sprzedający:
- dostawę energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej lub gazu przewodowego;
- usługi telekomunikacyjne;
- usługi związane z dostarczaniem oraz uzdatnianiem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych;
- usługi dzierżawy, najmu lub leasingu;
- usługi ochrony osób;
- usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia;
- usługi świadczenia obsługi biurowej i prawnej.
Z tego obowiązku będą zwolnieni również przedsiębiorcy zajmujący się wewnątrzwspólnotową dostawą towarów.
Wyżej wymienione sytuacje są zwolnione z obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, ponieważ na gruncie ustawy o podatku VAT na skutek ich wystąpienia nie powstaje obowiązek podatkowy.
Podsumowując, od początku września bieżącego roku obowiązują zmiany w prawie dotyczącym wystawiania faktur zaliczkowych. Do tej pory obowiązkiem sprzedającego było wystawienie faktury każdorazowo, gdy otrzymał część zapłaty za planowane dostarczenie towarów lub realizację usług. Obecnie nie ma konieczności wystawiania faktury zaliczkowej, kiedy całość zapłaty za transakcję została dokonana w tym samym miesiącu.
