Krajowy System Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich prawdopodobnie w połowie 2025 roku. Można korzystać z niego już obecnie i warto skorzystać z tej szansy, by go poznać. Dowiedz się wszystkiego, co ważne o KSeF i wypróbuj tę wiedzę w praktyce.
Krajowy System e-Faktur działa już od 1 stycznia 2022 roku. Dotychczas przedsiębiorcy korzystają z niego dobrowolnie, jednak niedługo stanie się to obowiązkiem. Zobacz, na jakiej podstawie KSeF wszedł w życie i o czym trzeba pamiętać, żeby z niego korzystać.
Spis treści
Krajowy System Faktur – podstawa prawna
Nowelizacja ustawy o VAT z 29 października 2021 r. (Dz. U. z 2021 r., poz. 2076) wprowadza (od 1 stycznia 2022 r.) do polskiego systemu prawa podatkowego i określa zasady funkcjonowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Drugim dokumentem określającym działanie KSeF jest Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481).
Krajowy System Faktur – terminy
Uwaga! Data wejścia w życie została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.
W 2022 roku korzystanie z e-faktur ustrukturyzowanych jest dla podatników dobrowolne, natomiast od 2023 roku Ministerstwo Finansów zamierza wdrożyć obowiązkowe stosowanie e-faktur dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF miał stać się obligatoryjny od 2024 roku. Początkowo miał to być II kwartału 2023 r. (najwcześniejszym możliwym terminem był 1 kwietnia).
Dostęp do systemu e-Faktur
Są dwie możliwości, by wystawić e-fakturę za pośrednictwem systemu.
Darmowe aplikacje
Pierwsza to skorzystanie z darmowych aplikacji, które udostępni Ministerstwo Finansów. Jest polecana zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie wystawiają wielu faktur i nie mają potrzeby korzystania z bardziej rozbudowanego oprogramowania.
Komercyjne narzędzia
Możliwość druga to skorzystanie z komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych, które będą zintegrowane z KSeF dzięki interfejsowi API. Podatnik najpierw wygeneruje plik w formacie xml za pomocą oprogramowania, z którego korzysta, a następnie prześle ją do bazy KSeF. Gdy system nada przesłanemu plikowi unikalny numer, stanie się on fakturą.
Niezależnie od przyjętych rozwiązań korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelniania.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów planowana jest aktualizacja oprogramowania e-Mikrofirma w sposób, który umożliwi wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Aplikacja ta została udostępniona w II kwartale 2022 roku. Warto jednak zaznaczyć, że jest to oprogramowanie służące do obsługi niewielkich spółek. Duzi przedsiębiorcy, czy spółki z sektora SME będą zobowiązani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego obowiązku.
Pieczęć elektroniczna a Krajowy System Faktur
Wykorzystanie pieczęci elektronicznej w procesie KSeF zostało wskazane jako jedna z możliwych metod uwierzytelnienia podatnika [Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481)].
Zgodnie z treścią § 5. tego rozporządzenia:
1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
- podpisem zaufanym, albo
- wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.
Podmioty zobowiązane
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów ustandaryzowane faktury docelowo mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury i podlegających polskim przepisom podatkowym.
