Jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy jest ewidencjonowanie czasu pracy pracowników. Wykorzystuje się do tego np. listę obecności. Czy lista obecności zawsze jest obowiązkowa? Jak ją prowadzić?
Spis treści
Czy jest obowiązek prowadzenia listy obecności pracowników?
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z Artykułu 149 Kodeksu pracy. Dotyczy ona każdego, obojętnie od liczby pracowników.
Lista obecności pozwala prawidłowo ustalić wysokość wynagrodzenia oraz inne świadczenia, które otrzymuje pracownik z tytułu stosunku pracy. Jeśli zdarzy się kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, to lista obecności będzie sprawdzana.
Jak wypełnić listę obecności pracowników?
Lista obecności jest to bardzo prosty dokument i nie powinny się jej obawiać także osoby, które prowadzą małą działalność i same zajmują się wszelkimi formalnościami.
Na górze arkusza umieszczamy imię i nazwisko pracownika. Dla każdego z pracowników lista obecności jest prowadzona osobno. Potem określamy przedział czasu, którego dotyczy lista obecności. Najczęściej to miesiąc. Na liście obecności oznaczamy też dane osoby, która jest odpowiedzialna za daną jednostkę. To ta osoba potwierdza, że zapisy w liście obecności są zgodne ze stanem faktyczny.
Na koniec każdej strony listy obecności powinno znaleźć się podsumowanie, ile godzin faktycznie przepracowała dana osoba i czy wynikają z tego na przykład jakieś nadgodziny. Lista obecności bardzo czytelnie wskazuje też nieobecności. Jak więc widać, lista obecności to nie tylko obowiązek prawny, ale i uproszczenie wielu procesów, chociażby wynagrodzenia. Dzięki liście płac bardzo łatwo jest je obliczyć.
Gdzie powinna znajdować się lista obecności?
Jeśli lista obecności prowadzona jest elektronicznie, to wystarczy system komputerowy, który pozwala na zaznaczenie swojej obecności przez pracownika. Jeśli jednak pracodawca zdecydował się na listę obecności w formie papierowej, to trzeba ją umieścić w miejscu dostępnym dla pracowników, np. przy wejściu.
Czy lista obecności jest tym samym co ewidencja czasu pracy?
Lista obecności nie jest ewidencją czasu pracy. Sama lista obecności ma ograniczoną liczbę danych. Ewidencja czasu pracy dodatkowo może zawierać np. informacje o zwolnieniach lekarskich czy urlopach.
Pozwala to łatwiej obliczyć, ile dni wolnych zostało pracownikowi do wykorzystania. Ewidencja czasu pracy pozwala też liczyć nadgodziny, za które należy się wyższa stawka wynagrodzenia.
Lista obecności to dokument raczej kadrowy, potwierdzający jedynie rozpoczęcie i zakończenie pracy, bez podawania jakiś dodatkowych informacji z tym związanych. Jej cel wykorzystania to przede wszystkim ułatwienie komunikacji kadrowej wewnątrz firmy.
Kiedy nie trzeba listy obecności?
Choć prowadzenie listy obecności jest obowiązkowe, to są przypadki, kiedy nie będzie to konieczne. Lista obecności nie będzie potrzebna, gdy pracownicy wykonują pracę w systemie zadaniowym albo gdy są zatrudnieni na nocnej zmianie.
