Już nie trzeba spotykać się w siedzibie firmy, czy czekać na podpis pracownika, który akurat przebywa w delegacji. Podpis elektroniczny umożliwia zdalne podpisywanie umów, co znacznie usprawnia ich obieg.
Kiedy możliwe jest zdalne podpisywanie dokumentów? Jakiego podpisu elektronicznego najlepiej użyć? Czy inna osoba może użyć twojego podpisu elektronicznego? Odpowiedzi na te pytania poznasz po przeczytaniu naszego artykułu.
Spis treści
Podpis elektroniczny usprawnia obieg dokumentów
Zmiany związane z cyfryzacją coraz większej liczby elementów naszego życia przyczyniają się również do zmiany podejścia do dokumentów. Coraz częściej napotykamy się np. na zdalne podpisywanie umów. I choć można to robić, wymieniając wiadomości e-mail, drukując, własnoręcznie podpisując i przesyłając zeskanowane dokumenty, to dużo łatwiej wymieniać pliki podpisane podpisem elektronicznym.
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to ciąg znaków wygenerowanych przez komputer, który specjalny program dodaje do dokumentu. Potwierdza on dane i weryfikuje tożsamość osoby podpisującej.
Stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego umożliwia zdalne podpisywanie dokumentów nawet w przypadkach, które wymagają formy pisemnej. Wszystko dlatego, że jest on równorzędny z podpisem własnoręcznym.
CZYTAJ TAKŻE: Zagrożenia związane z podpisem elektronicznym. Jak się zabezpieczyć?
Są nieliczne wyjątki od tej reguły. Za pomocą podpisu elektronicznego nie podpiszesz aktu notarialnego.
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, dołączone do lub powiązane z innymi elektronicznymi danymi. Wykorzystuje się je jako podpis. Umożliwia on ustalenie tożsamości podpisującego. Pozwala również wykryć zmiany wprowadzone do dokumentu już po jego podpisaniu.
Kwestie takie jak zdalne podpisywanie umów reguluje rozporządzenie eIDAS. Wprowadzono je po to, by zapewnić bezpieczne interakcje elektroniczne w całej Unii Europejskiej.
Jak używać podpisu elektronicznego?
Używanie podpisu elektronicznego jest bardzo proste. Po stworzeniu dokumentu wystarczy wgrać go do programu obsługującego podpis elektroniczny i zaakceptować. System stworzy podpis elektroniczny. Od tej chwili dla zachowania ważności podpisu, w dokumencie nie będzie można nic zmienić.
CZYTAJ TAKŻE: Jak wykorzystać podpis elektroniczny w firmie by system działał jak najbardziej efektywnie?
Kiedy można podpisać umowę zdalnie?
W prawie cywilnym obowiązuje tzw. zasada swobody umów. Polega ona na tym, że strony umowy mogą, oczywiście z pewnymi ograniczeniami, kształtować treść i formę umowy dowolnie.
Ograniczenia dotyczą aktu notarialnego czy dokumentów notarialnie poświadczonych. Ich nie możemy podpisać zdalnie, nawet posiadając podpis kwalifikowany.
Są też umowy, które muszą mieć zachowaną formę pisemną. Oznacza to, że nie możemy zawrzeć ich ustnie. Jeżeli strony podpiszą dokument cyfrowy zdalnie, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, będzie on tak samo ważny, jak umowa w formie papierowej.
Czy pracownik może korzystać z twojego podpisu elektronicznego?
Zgodnie z zapisami prawa podpis elektroniczny jest podpisem osobistym. Oznacza to, że wydaje się go na dane konkretnej osoby. Nie ma więc możliwości, by pracownik posługiwał się cudzym podpisem elektronicznym.
CZYTAJ TAKŻE: Wdrożenie podpisu elektronicznego w świetle rozporządzenia eIDAS
Jak umożliwić podpisywanie dokumentów zdalnie przez pracownika?
Żeby pracownik mógł podpisywać dokumenty firmowe zdalnie (np. umowy, zamówienia), tak jak w każdym innym przypadku, musi być do tego umocowany prawnie. Mówiąc wprost, musi mieć prawo podpisywania określonych dokumentów w imieniu firmy.
Po drugie, musi mieć możliwość skorzystania z podpisu elektronicznego. Oznacza to, że musi sam posiadać taki podpis, gdyż podpis elektroniczny przypisany jest do konkretnej osoby fizycznej. W przypadku gdy nim nie dysponuje, zakup może zostać sfinansowany przez firmę. Obecne rozwiązania na rynku umożliwiają także zakup pojedynczych podpisów do jednorazowego zastosowania za pomocą aplikacji w chmurze.
Czy klient może podpisać umowę zdalnie?
Sytuacja wygląda podobnie jak w przypadku pracownika. W zależności od rodzaju dokumentu, jaki ma zostać podpisany, a także zależnie od poziomu zaufania do klienta, bądź kontrahenta, można zastosować różne rodzaje podpisu elektronicznego.
Może to być podpis zwykły przy czynnościach prostszych np. powtarzających się zamówieniach, czy zleceniach. Natomiast przy ważniejszych umowach bądź w przypadku ograniczonego zaufania do drugiej strony warto stosować bezpieczniejsze podpisy kwalifikowane.
Klient musi posiadać swój podpis, bądź sprzedawca może ułatwić transakcję i udostępnić podpis elektroniczny za pomocą aplikacji w chmurze. Koszt takiego podpisu może być przeniesiony na sprzedawcę, co może być dodatkowym argumentem na taką formę sfinalizowania transakcji.
