Podpis elektroniczny to wygoda i oszczędność czasu. Jak zaplanować jego wdrożenie, by przyniósł jak najwięcej korzyści? Przede wszystkim zidentyfikuj konkretny problem, który chcesz za jego pomocą rozwiązać.
Dlaczego warto wykorzystywać podpis elektroniczny w firmie? Jak jego wykorzystanie usprawnia pracę przedsiębiorstwa? W jaki używać podpisu elektronicznego? Odpowiedzi na te pytania poznasz w naszym artykule.
Spis treści
Dlaczego warto wykorzystywać podpis elektroniczny w firmie?
Ile czasu zajmuje obsługa papierowej dokumentacji. Przez ile rąk dokument musi przejść, by został zaakceptowany? Jak długo krąży po firmie, zanim uda się zrealizować jego postanowienia? Jak często zdarzają się sytuacje, w których dokument utyka gdzieś na dłużej?
Wszystkie te problemy może rozwiązać, a przynajmniej pomóc w ich rozwiązaniu, podpis elektroniczny.
CZYTAJ TAKŻE: Zalety podpisu elektronicznego kwalifikowanego. Dlaczego warto z niego korzystać?
W przypadku firmy usługowej może być tak, że klient podpisuje dokumenty w siedzibie firmy. Wystarczy jednak, że nastąpi problem związany z możliwością dotarcia do firmy – niezależnie czy dotknie on sprzedawcę, czy klienta – i podpisanie umowy może być znacząco opóźnione.
Gdy wykorzystujesz podpis elektroniczny, obecność obu stron w tym samym miejscu i czasie nie jest konieczna. Mało tego, każda z osób może podpisać umowę o dowolnej porze.
Przyspieszenie procesów wewnętrznych i kontaktu z klientami
Podpisywanie nawet pojedynczej umowy bywa skomplikowane, gdy trzeba zgrać ze sobą plany kilku osób. A co gdy umowy są podpisywane masowo? Wtedy podpis elektroniczny może okazać się niezbędny.
CZYTAJ TAKŻE: Stosowanie podpisu elektronicznego coraz popularniejsze, nie tylko wśród firm – poznaj najnowsze trendy
Weźmy np. firmę zajmującą się obsługą najmu lokali, albo biznes polegający na obsłudze formularzy zgłoszeniowych. Niezależnie od tego, ile dokumentów trzeba przeprocesować, liczy się, by było to zrobione bez błędów i w jak najkrótszym czasie. Wykorzystanie podpisu elektronicznego nawet przez jedną stronę umowy znaczącą zmniejszy potrzebną do tego ilość czasu.
Kontrola nad postępem procesu dzięki chmurze
W przypadku dużej ilości dokumentów ważne jest też monitorowanie ich obiegu. Przy dokumentach papierowych konieczne jest robienie skanów, które pozwolą wprowadzić je do systemu komputerowego, który w tym pomaga.
Podpis elektroniczny pozwala korzystać z dokumentów tylko w wersji elektronicznej, w tym także w chmurze. Pozwala to korzystać z nich w każdym miejscu i o każdej porze.
Ułatwia też znacząco monitoring przepływu dokumentów. W każdej chwili jesteśmy w stanie stwierdzić, na jakim etapie akceptacji jest dokument.
Jak podpis elektroniczny usprawnia pracę firmy?
Papierowe dokumenty mogą się zgubić, a umowy mogą być rozproszone w różnych działach. Problem pojawia się w sytuacji, gdy takie dokumenty potrzebne są „tu i teraz”.
CZYTAJ TAKŻE: Zagrożenia związane z podpisem elektronicznym. Jak się zabezpieczyć?
Gdy trzeba je odnaleźć, a presja czasu narasta, może to okazać się problematyczne. Szczególnie gdy chodzi o starszy dokument, który został już przetransportowany do zewnętrznego archiwum. A co jeśli papierowy dokument gdzieś się po drodze zagubił?
Samo używanie podpisu elektronicznego nie powoduje większego porządku w dokumentacji. Nie to jest jego głównym zadaniem. Przyśpiesza jednak procesowanie dokumentów i może ułatwić ich późniejsze odnajdywanie.
Aby usprawnić proces podpisywania dokumentów i zarządzania nimi można skorzystać z dedykowanych platform online. Rozwiązania takie integrują oprogramowanie podpisu elektronicznego z oprogramowaniem do obsługi biurowej.
