KSeF zacznie obowiązywać już przyszłym roku. Wówczas wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Ma to usprawnić obieg dokumentów cyfrowych, a zarazem stanowić kolejny etap uszczelnienia obowiązującego w Polsce systemu fiskalnego.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą EuroCert – certyfikowanym dostawcą usług zaufania
Spis treści
Od kiedy działa Krajowy System e-Faktur?
Faktury ustrukturyzowane funkcjonują w Polsce od stycznia 2022 roku i od tego czasu można z niego korzystać dobrowolnie. Najprawdopodobniej od połowy 2025 roku będą obowiązkowe. Więcej informacji na ten temat uzyskamy w drugiej połowie marca 2024 roku.
W ten sposób KSeF niemal całkowicie wyprze stosowane do tej pory faktury papierowe i elektroniczne. Ministerstwo Finansów ma nadzieję, że w ten sposób zautomatyzuje kluczowe procesy w zakresie fakturowania i tym samym przyspieszy cyfryzację zarówno przedsiębiorstw, jak i administracji publicznej.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) powstał z inicjatywy Ministerstwa Finansów. To oprogramowanie teleinformatyczne, za pośrednictwem którego możliwe jest wystawianie, udostępnianie, otrzymywanie i przeglądanie faktur w wersji cyfrowej, nazywanych „fakturami ustrukturyzowanymi”. Dostęp do systemu KSeF można uzyskać poprzez platformę Aplikacja Podatnika.
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny tworzony na podstawie ujednoliconego wzoru. Wzór ten określa Ministerstwo Finansów.
Dostęp do ujednoliconego systemu wystawiania i przesyłania faktur ma wiązać się ze zwiększeniem efektywności pracy działów księgowych. Dzięki niemu ich praca ma być również bardziej ekonomiczna, dzięki zautomatyzowaniu kluczowych procesów w zakresie fakturowania i elektronicznego obiegu dokumentów.
Kiedy obowiązkowy KSeF?
Uwaga! Data wejścia w życie KSeF-u została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.
Szczegółowy projekt zmian w Krajowym Systemie e-Faktur resort finansów ma przedstawić w drugiej połowie marca.
Na początku grudnia 2022 roku Ministerstwo Finansów opublikowało projekt znowelizowanej ustawy o VAT. 15 marca 2023 roku projekt został zaktualizowany.
Zgodnie z nim system e-fakturowania miał być obowiązkowy i powszechny wśród polskich przedsiębiorstw od 1 lipca 2024 roku (wcześniej zakładano termin 1 stycznia 2024 roku). Warto jednak wiedzieć, że system już funkcjonuje, a przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego korzystania z niego już od 1 stycznia 2022 roku.
Od 1 lipca 2024 roku system miał się stać obowiązkowy dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT. Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub przedmiotowo mieli być zobligowani do korzystania z systemu dopiero od stycznia 2025 roku. Od początku 2025 roku miały być stosowane sankcje finansowe dla osób niekorzystających z KSeF.
Zakres obowiązywania KSeF
Krajowy System e-Faktur nie będzie obejmował faktur konsumenckich, a więc wystawianych przez przedsiębiorców dla odbiorców prywatnych. Te dalej będą mogły być wystawiane poza systemem, a więc zgodnie z dotychczas obowiązującymi zasadami wewnątrzorganizacyjnymi.
Jak stosować usługi zaufania w systemie faktur ustrukturyzowanych?
Kwalifikowane usługi zaufania zapewniają swobodny dostęp do wszystkich funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur. Mowa tutaj o kwalifikowanej pieczęci elektronicznej dedykowanej jest dla osób prawnych oraz kwalifikowanym podpisie elektronicznym przeznaczonym dla osób fizycznych.
Zastosowanie podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej zagwarantuje bezpieczny przebieg procesów uwierzytelniania i identyfikacji w systemie oraz pozwalają na korzystanie ze wszystkich jego funkcjonalności. Aby móc z nich korzystać, należy zgłosić się do jednego z certyfikowanych dostawców usług zaufania. Ci są dystrybutorami certyfikatów oraz urządzeń kwalifikowanych niezbędnych do obsługi usług kwalifikowanych.
Przykłady użycia podpisu kwalifikowanego i pieczęci elektronicznej w KSeF
Aby zacząć pracę w systemie KSeF należy założyć profil firmowy w Aplikacji Podatnika oraz przejść proces identyfikacji użytkownika. Można to zrobić między innymi przy wykorzystaniu usług zaufania, a konkretnie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
Uprawnienia do korzystania z KSeF w ramach jednej organizacji może uzyskać wiele podmiotów. Wśród nich znajdują się członkowie firmy podatnika i biura rachunkowe go obsługujące. Każdy z nich powinien wcześniej zostać uwierzytelniony, a następnie identyfikować się przy każdym logowaniu do systemu.
Z dużą pomocą przychodzą usługi zaufania. Kwalifikowany podpis elektroniczny oraz pieczęć kwalifikowana pozwalają w prosty sposób przejść przez proces autoryzacji użytkowników.
Po zalogowaniu się do systemu użytkownik otrzymuje możliwość nie tylko wystawiania faktur, ale również zarządzania nimi, udostępniania, katalogowania ich i archiwizowania.
Kwalifikowana pieczęć i podpis znajdą również zastosowanie w przypadku awarii systemu. Ustawa o KSeF przewiduje specjalny tryb postępowania w takiej sytuacji. Umożliwione zostanie wystawienie faktury w trybie offline. Ta będzie musiała cechować się integralnością oraz autentycznością, i tu właśnie z pomocą przyjdą kwalifikowane podpis i pieczęć elektroniczna, które zapewniają pełne bezpieczeństwo obrotu dokumentami w wersji cyfrowej.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oprogramowaniem teleinformatycznym, umożliwiającym wystawianie, otrzymywanie, udostępnianie i archiwizowanie ujednoliconych faktur ustrukturyzowanych.
Obowiązkowe stosowanie KSeF 2025 roku ma sprzyjać poprawie efektywności i ekonomiczności obrotu dokumentami sprzedażowymi. Zastosowanie pieczęci i podpisu elektronicznego w systemie KSeF ma zapewnić zobligowanym podmiotom bezpieczeństwo ich dokumentów cyfrowych.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą EuroCert – certyfikowanym dostawcą usług zaufania
* * *
EuroCert działa na rynku od 2012 roku i jest jedną z pięciu firm w Polsce, która świadczy kwalifikowane usługi zaufania. Robi to na podstawie statusu przyznanego jej przez Narodowe Centrum Certyfikacji NBP. Oferuje ona m.in. elektroniczne podpisy, pieczęcie i znaczniki czasu, czym zapewnia bezpieczne uwierzytelnianie i wspiera realizację cyfrowych strategii organizacji.
