Zasady i terminy wystawiania świadectwa pracy

Świadectwo pracy ważnym dokumentem zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Oficjalnie potwierdza fakty związane z zatrudnieniem oraz historię i przebieg kariery zawodowej pracownika. W naszym tekście przeczytasz o zasadach i terminach wystawiania świadectwa pracy, jego treści oraz konsekwencjach opóźnienia w działaniu.

Jak wystawić świadectwo pracy?

To, jak wystawia się świadectwo pracy, jest ściśle regulowane przepisami prawa. Kluczowe są następujące akty prawne:

• Ustawa z dnia 26.061974 r. Kodeks pracy;
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy (wraz z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11.05.2023 r., które zmienia rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy).

Wystawienie świadectwa pracy wymaga staranności i przestrzegania pewnych zasad. Oto przewodnik, który krok po kroku pokazuje, jak sporządzić świadectwo pracy:

1. Zamieść dane pracownika. Ważne jest, aby te informacje były zgodne z oficjalnymi dokumentami pracownika, takimi jak dowód osobisty lub numer PESEL.
2. Umieść dane dotyczące czasu zatrudnienia pracownika. Świadectwo zatrudnienia musi obejmować datę rozpoczęcia pracy i datę zakończenia.
3. Opisz pracę wykonywaną przez danego pracownika. Przedstawia rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, stanowisko, na którym był zatrudniony oraz wymiar czasu pracy. Ta informacja pozwala przyszłym pracodawcom zrozumieć, jakie obowiązki i odpowiedzialności były związane z danym stanowiskiem.

Informacje o skorzystaniu z przysługujących uprawnień pracowniczych oraz świadczeń socjalnych

Teraz przechodzimy do tej części świadectwa pracy, która może potencjalnie zawiera najwięcej danych. Jest to informacja o skorzystaniu z przysługujących uprawnień pracowniczych oraz świadczeń socjalnych. W tej części mogą znaleźć się na przykład informacje dotyczące takich kwestii jak:

• wykorzystanie dodatkowych urlopów lub innych uprawnień;
• wykorzystanie dodatkowej nieobecności;
• wykorzystanie urlopu rodzicielskiego i podstawy prawne jego przyznania;
• czas korzystania z niepłatnego urlopu i podstawy prawne jego udzielenia;
• wykorzystanie urlopu ojcowskiego i podstawy prawne jego przyznania;
• korzystanie w ciągu roku kalendarzowego ze zwolnienia od pracy, które jest przewidziane przez przepisy prawa pracy;
• okres, w którym pracownikowi przysługuje odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
• wykorzystanie urlopu wychowawczego i podstawy prawne jego przyznania;
• całkowita liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie oraz okresy, za które nie pobierał wynagrodzenia;
• okres odbycia czynnej służby wojskowej lub jej zastępczej formy;
• okres wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub charakterze szczególnym;
• okresy nieobjęte składkami, przypadające w okresie zatrudnienia, które są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Ponadto pracownik może wymagać od pracodawcy, aby ten w świadectwie pracy umieścił informacje dotyczące jego zarobków, w tym wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacji.

Termin wystawienia świadectwa pracy

Termin wystawienia świadectwa pracy jest ściśle określony przez przepisy prawa. Zgodnie z nimi, pracodawca musi wystawić i wydać świadectwo pracy pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy. Termin ten zależy od okoliczności, w jakich doszło do zakończenia stosunku pracy.

• Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem. Jeśli umowa o pracę została rozwiązana za wypowiedzeniem, świadectwo pracy powinno być wydane w ostatnim dniu okresu wypowiedzenia;
• Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Jeżeli umowa została rozwiązana bez wypowiedzenia, świadectwo pracy powinno być wydane w dniu złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy;
• Umowa o pracę na czas określony. Jeżeli umowa została zawarta na określony czas, świadectwo pracy powinno zostać wydane w ostatnim dniu ważności umowy.
• Zakończenie umowy o pracę. Jeśli doszło do wygaśnięcia umowy o pracę, świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu, w którym to zdarzenie miało miejsce.
• Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron. W przypadku, gdy umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, świadectwo pracy powinno zostać wystawione w ustalonym dniu.

Kary dla pracodawcy za brak świadectwa pracy

Zgodnie z przepisami prawa, jeśli pracodawca opóźnia się w wystawieniu świadectwa pracy, mogą zaistnieć konsekwencje. Nawet jednodniowe opóźnienie może wiązać się z nałożeniem grzywny na firmę przez organy kontroli (PIP, czyli Państwowa Inspekcja Pracy). Wartość tej grzywny może wynieść od 1 000 do nawet 30 000 złotych, co, jak łatwo możemy się domyślić, stanowi niemałe obciążenie finansowe z punktu widzenia pracodawcy.

Sankcja urzędowa to jednak jeszcze nie wszystko. Oprócz tego pracodawca musi liczyć się również z roszczeniami ze strony dawnego pracownika. Zostało to unormowane w ramach art. 99 ustawy Kodeks pracy:

„§ 1. Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

§ 2. Odszkodowanie, o którym mowa w § 1, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

§ 3. (uchylony)

§ 4. Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa”.

Wzór świadectwa pracy

Wspomniane przez nas Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy (wraz z rozporządzeniem zmieniającym) to akt prawny, który zawiera wzór świadectwa pracy:

Tutaj pobierzesz wzór świadectwa pracy.

Sprostowanie świadectwa pracy

Jeżeli okaże się, że w świadectwie pracy wydanym pracownikowi znajdują się błędy, pracownik ma 14 dni od jego otrzymania na złożenie wniosku o sprostowanie. Pracodawca następnie ma 7 dni aby wydać nowe świadectwo pracy, albo odrzucić wniosek i poinformować o tym pracownika.

W przypadku uzyskania odmowy, pracownik ma kolejne 14 dni na wystąpienie z roszczeniem o sprostowanie do sądu pracy. Jeśli sąd zarządzi konieczność wystawienia sprostowania, pracodawca powinien wydać pracownikowi świadectwo pracy z poprawnymi danymi do 3 trzech dni po uprawomocnieniu się wyroku.