Odnaleziona faktura kosztowa. Jak zaksięgować odnalezioną fakturę?

Większość przedsiębiorców uważnie zbiera faktury kosztowe, jednak czasem może się zdarzyć, że ten ważny dokument zaginie. Jak zatem prawidłowo zaksięgować odnalezioną fakturę?

Jak zaksięgować zapomnianą fakturę?

Jeśli faktura dokumentująca transakcję zaginęła, to podatnik może skontaktować się ze sprzedawcą, który wystawił fakturę i poprosić o wystawienie duplikatu (art. 106l ustawy o podatku od towarów i usług). Duplikat jest traktowany na równi z fakturą pierwotną.

Jeżeli przedsiębiorca znalazł fakturę, to może ją zaksięgować:

  • w rejestrze zakupów VAT, w dacie, w której pierwotnie otrzymano fakturę, lub w dwóch kolejnych kwartałach (jeżeli rozlicza podatek kwartalnie), np. fakturę z lutego można rozliczyć do września; w pierwszym miesiącu lub trzech kolejnych (jeżeli rozlicza podatek miesięcznie), np. wspomnianą fakturę z lutego ma prawo zaksięgować do maja.
  • odliczyć podatek później, na zasadzie korekty (nowelizacja SLIM VAT 2). Podatnik ma prawo dokonać korekty w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Spójrzmy na przykład:

Pan Piotr rozlicza VAT miesięcznie. Fakturę kosztową dostał w marcu, ale niestety schował ją do niewłaściwego skoroszytu. Dokument odnalazł w maju. Nadal może go zaksięgować. Ponieważ rozlicza VAT miesięcznie, ma trzy kolejne miesiące na zaksięgowanie odnalezionej faktury kosztowej: w marcu (w dacie otrzymania faktury), kwietniu, maju (w miesiącu, w którym odnalazł fakturę) oraz w czerwcu.

Pan Piotr ma też jeszcze jeden sposób na zaksięgowanie zapomnianej faktury, tym razem korzystając ze zmian wprowadzonych przez SLIM VAT 2. Zgodnie z nowymi przepisami, może zaksięgować zapomnianą fakturę kosztową w okresie 5 lat od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Oznacza to, że jeżeli zobowiązanie powstało w marcu 2023 r., ma czas do końca 2027 roku na wykonanie korekty.

Czy wiesz, że…

Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą?

Odnaleziona faktura kosztowa a VAT

Przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia podatku VAT za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy lub w kolejnych okresach rozliczeniowych. Co ważne, termin odliczenia podatku musi być zgodny z terminem rozliczenia za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Podatnik musi uwzględnić następujące elementy:

  • datę faktycznego otrzymania faktury – jeśli faktura została zagubiona, należy uwzględnić ten moment, aby określić odpowiedni okres rozliczeniowy,
  • korektę za zagubioną fakturę – istnieje możliwość dokonania korekty w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym przedsiębiorca miał prawo obniżyć kwotę podatku należnego. Korektę można sporządzić na podstawie wysłanego pliku JPK_V7,
  • metodę kasową – jeżeli podatnik rozlicza się za pomocą metody kasowej, może odliczyć VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym dokonano zapłaty za towar lub usługę, lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (najwcześniej w dniu otrzymania faktury).

Odnaleziona faktura kosztowa a podatek dochodowy

Zgodnie z obowiązującą ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu, który stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b).

Jeśli jednak podatnik nie zaksięgował faktury przed zakończeniem danego okresu rozliczeniowego (bo zaginęła), powinien zrobić to w kolejnym okresie rozliczeniowym. Np. w 2023 roku można rozliczyć wszystkie faktury wystawione w tym roku. Dobrym pomysłem jest zaksięgowanie odnalezionej faktury w pierwszym dniu kolejnego miesiąca, o ile taki okres rozliczeniowy mieści się w aktualnym roku podatkowym. 

Co zrobić jeżeli fakturę odnaleziono już po złożeniu rozliczenia rocznego? W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał złożyć deklarację korygującą (o ile oceni, że warto to robić).

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Stawka CIT (9%) dla małych podatników od stycznia 2024

Kto może zapłacić preferencyjny podatek CIT 9%? Jakie warunki należy spełnić w 2024 roku? Kto straci prawo do tej preferencji i będzie musiał zapłacić...

Stawki CIT

Jakie są stawki podatku dochodowego od osób prawnych, kto może z nich korzystać i jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnej opcji? Jesteś...

Informacja CIT-ST – co to jest i kto musi ją złożyć? Instrukcja wypełniania

Złożenie CIT-ST jest obowiązkowe dla podatników posiadających zakłady (oddziały) w innych gminach niż siedziba firmy. Oto przewodnik z najważniejszymi informacji dla podmiotów, które muszą...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!