Większość przedsiębiorców uważnie zbiera faktury kosztowe, jednak czasem może się zdarzyć, że ten ważny dokument zaginie. Jak zatem prawidłowo zaksięgować odnalezioną fakturę?
Spis treści
Jak zaksięgować zapomnianą fakturę?
Jeśli faktura dokumentująca transakcję zaginęła, to podatnik może skontaktować się ze sprzedawcą, który wystawił fakturę i poprosić o wystawienie duplikatu (art. 106l ustawy o podatku od towarów i usług). Duplikat jest traktowany na równi z fakturą pierwotną.
Jeżeli przedsiębiorca znalazł fakturę, to może ją zaksięgować:
- w rejestrze zakupów VAT, w dacie, w której pierwotnie otrzymano fakturę, lub w dwóch kolejnych kwartałach (jeżeli rozlicza podatek kwartalnie), np. fakturę z lutego można rozliczyć do września; w pierwszym miesiącu lub trzech kolejnych (jeżeli rozlicza podatek miesięcznie), np. wspomnianą fakturę z lutego ma prawo zaksięgować do maja.
- odliczyć podatek później, na zasadzie korekty (nowelizacja SLIM VAT 2). Podatnik ma prawo dokonać korekty w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Spójrzmy na przykład:
Pan Piotr rozlicza VAT miesięcznie. Fakturę kosztową dostał w marcu, ale niestety schował ją do niewłaściwego skoroszytu. Dokument odnalazł w maju. Nadal może go zaksięgować. Ponieważ rozlicza VAT miesięcznie, ma trzy kolejne miesiące na zaksięgowanie odnalezionej faktury kosztowej: w marcu (w dacie otrzymania faktury), kwietniu, maju (w miesiącu, w którym odnalazł fakturę) oraz w czerwcu.
Pan Piotr ma też jeszcze jeden sposób na zaksięgowanie zapomnianej faktury, tym razem korzystając ze zmian wprowadzonych przez SLIM VAT 2. Zgodnie z nowymi przepisami, może zaksięgować zapomnianą fakturę kosztową w okresie 5 lat od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Oznacza to, że jeżeli zobowiązanie powstało w marcu 2023 r., ma czas do końca 2027 roku na wykonanie korekty.
Odnaleziona faktura kosztowa a VAT
Przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia podatku VAT za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy lub w kolejnych okresach rozliczeniowych. Co ważne, termin odliczenia podatku musi być zgodny z terminem rozliczenia za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Podatnik musi uwzględnić następujące elementy:
- datę faktycznego otrzymania faktury – jeśli faktura została zagubiona, należy uwzględnić ten moment, aby określić odpowiedni okres rozliczeniowy,
- korektę za zagubioną fakturę – istnieje możliwość dokonania korekty w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym przedsiębiorca miał prawo obniżyć kwotę podatku należnego. Korektę można sporządzić na podstawie wysłanego pliku JPK_V7,
- metodę kasową – jeżeli podatnik rozlicza się za pomocą metody kasowej, może odliczyć VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym dokonano zapłaty za towar lub usługę, lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (najwcześniej w dniu otrzymania faktury).
Odnaleziona faktura kosztowa a podatek dochodowy
Zgodnie z obowiązującą ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu, który stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b).
Jeśli jednak podatnik nie zaksięgował faktury przed zakończeniem danego okresu rozliczeniowego (bo zaginęła), powinien zrobić to w kolejnym okresie rozliczeniowym. Np. w 2023 roku można rozliczyć wszystkie faktury wystawione w tym roku. Dobrym pomysłem jest zaksięgowanie odnalezionej faktury w pierwszym dniu kolejnego miesiąca, o ile taki okres rozliczeniowy mieści się w aktualnym roku podatkowym.
Co zrobić jeżeli fakturę odnaleziono już po złożeniu rozliczenia rocznego? W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał złożyć deklarację korygującą (o ile oceni, że warto to robić).
