Biała lista podatników ma pomóc w weryfikacji podmiotów rozliczających podatek VAT. Każdy płatnik VAT ma obowiązek dopisać się do specjalnego rejestru.
Biała lista podatników dotyczy płatników podatniku VAT. Powstała, by ograniczyć skutki tzw. karuzel Vatowskich i wyłudzeń podatku VAT. Najprościej rzecz ujmując, Biała Lista Podatników jest rejestrem podatników VAT. Funkcjonuje od 1 września 2019 roku. Od 1 stycznia 2020 działają przepisy, które przewidują kary, jeśli firma nie zarejestruje się na białej liście.
Co to jest biała lista podatników?
Biała lista podatników to po prostu wykaz podatników:
- zarejestrowanych jako podatnicy VAT,
- wykreślonych z rejestru VAT,
- którym odmówiono rejestracji.
Tym samym zlikwidowano osobno działające listy podatników zarejestrowanych i wykreślonych. Zasady działania białej listy określa ustawa o podatku od towarów i usług.
Specyfiką rejestru jest umieszczenie w nim danych podmiotu. Trafia do niego również spis wszystkich firmowych rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.
Jeśli danego numeru rachunku bankowego należącego do firmy nie zgłosimy na białą listę podatników, to nie będzie on w nim widoczny. Może się zdarzyć, że kontrahent odmówi zapłaty należności na rachunek spoza białej listy.
Wszystko z obawy przed konsekwencjami podatkowymi. Dlatego tak ważne jest zgłoszenie na białą listę podatników wszystkich rachunków firmowych, niezależnie od tego, czy jesteśmy czynnym podatnikiem VAT, czy też jesteśmy z niego zwolnienie.
Co zawiera wykaz podatników VAT?
Na białej liście VAT znajdują się podatnicy VAT zarejestrowani, niezarejestrowani i tacy, którym odmówiono rejestracji. To ustaliliśmy już wcześniej. Jakie jednak dane możemy znaleźć w wykazie? Są to:
- nazwa firmy lub dane przedsiębiorcy,
- numer identyfikacji podatkowej,
- status podmiotu: „podatnik VAT czynny”, „podatnik VAT zwolniony”, podatnik niezarejestrowany albo wykreślony,
- REGON (o ile podmiot go posiada),
- numer KRS (o ile podmiot go posiada),
- adres siedziby, w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
- dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu,
- dane prokurentów,
- dane wspólnika,
- datę rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru albo przywrócenia do rejestru,
- podstawę prawną odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia do rejestru (jeśli dotyczy),
- numery rachunków rozliczeniowych.
Czy na białej liście znajdują się konta osobiste?
Jeśli przedsiębiorca używa w działalności gospodarczej, sporadycznie konta osobistego to musi zgłosić ten rachunek osobno. Domyślnie zgłosić należy przede wszystkim rachunki firmowe. W systemie nie są widoczne rachunki osobiste.
Konsekwencje zapłaty na niezgłoszony rachunek bankowy
Dlaczego zgłoszenie rachunku bankowego jest tak ważne? Obowiązek rejestracji w białej liście podatników obowiązuje od 1 września 2019 roku. Dopiero od 1 stycznia 2020 zapłata na rachunek niezgłoszony do rejestru skutkuje negatywnymi konsekwencjami.
Chodzi tu przede wszystkim o koszty uzyskania przychodu. Żeby daną fakturę można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- jeśli wartość płatności przekracza lub jest równa 15 000 złotych, musi być dokonana przelewem,
- przelew musi być zrealizowany na rachunek bankowy zgłoszony do rejestru,
- faktura musi być poprawnie wystawiona.
Problem może stanowić zapłata na rachunek cesyjny, wykorzystywany np. gdy rozliczeń dokonujemy przy pomocy faktoringu. Płatność będzie poprawna, jeśli podatnik otrzyma informację, że jest to właśnie rachunek cesyjny. Jeśli takiej informacji nie ma, to ryzykuje, że taka płatności nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Dostęp do białej listy podatników
Warto wiedzieć, że jeśli płatność dotyczy wierzytelności zajętej przez organ egzekucyjny, to nie trzeba sprawdzać, czy rachunek jest na białej liście.
Podobnie dzieje się w przypadku płatności dla podmiotów zagranicznych. Konieczność sprawdzenia, czy rachunek jest na białej liście, jest obowiązkiem tylko wtedy gdy zagraniczna firma ma polski numer identyfikacji podatkowej.
Dane w rejestrze aktualizują się raz na dobę. Dostęp do bazy jest bezpłatny. Jeśli zdarzy się, że zrobimy przelew na rachunek bankowy kontrahenta, a jego dane jeszcze się nie zaktualizowały, nie poniesiemy negatywnych konsekwencji.
