Przedsiębiorca ma możliwość obniżenia podstawy opodatkowania, odliczając wydatki związane z przychodem. Może to być np. wydatek na paliwo, czy zakup artykułów biurowych. Według wielu przedsiębiorców każdy taki wydatek musi być udokumentowany fakturą. Ale czy zawsze? Czy brak faktury oznacza, że nie możesz wliczyć wydatku w koszty?
Przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania, wliczając w koszty wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością. Taki wydatek powinien być udokumentowany. Podstawowym dokumentem, który potwierdza poniesienie wydatku, jest faktura. Zdarza się jednak, że konkretny wydatek będzie można zaliczyć do kosztów działalności, nawet w przypadku braku faktury. Chodzi tu np. o paragon albo wyciąg bankowy.
Koszty uzyskania przychodów
To, że przedsiębiorca poniósł jakiś wydatek, nie oznacza automatycznie, że można go „wliczyć do kosztów uzyskania przychodu”. Jak czytamy w ustawie o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodu to takie wydatki, która są związane z przychodem.
CZYTAJ TAKŻE: Elektroniczna faktura – czy jest tym samym co papierowa?
Właśnie dlatego, zanim zdecydujemy się, że dany wydatek chcemy zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu, warto zastanowić się, czy w przypadku kontroli podatkowej będziemy umieć udowodnić, że wydatek ten ma związek z działalnością gospodarczą. Potem sprawdzamy też, czy konkretny wydatek nie znajduje się w spisie tych wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów działalności.
Gdy oba warunki są spełnione, musimy wiedzieć, czy jesteśmy w stanie w jakiś sposób udokumentować taki wydatek. I tak podstawowym dokumentem jest faktura. Może się jednak zdarzyć, że takim dokumentem będzie np. umowa sprzedaży albo potwierdzenie zapłaty (np. polisa ubezpieczeniowa). Może to być też paragon. Najważniejsze by dało się wiarygodnie określić wystawcę danego dokumentu, a także nabywcę.
Co istotne trzeba pamiętać o tym, żeby dało się z dokumentu odczytać datę, w której doszło do danej transakcji.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura nie ma wszystkich danych. Czy jest ważna?
Brak faktury. Czy można rozliczyć transakcję?
Jeśli wydałeś pieniądze firmowe, ale nie masz faktury, to możliwe jest rozliczenie takiej transakcji, ale w określonych sytuacjach. Weźmy np. wydatki związane z podróżą służbową. Może to być np. zakup paliwa na zagranicznej stacji benzynowej albo opłata za autostradę czy parking. Podobnie będzie z opłatą za podróż samolotem. Dodatkowo można też rozliczyć dietę.
Brak faktury nie będzie problemem, jeśli rozliczasz np. ubezpieczenie pojazdu służbowego. Wtedy wystarczy polisa i potwierdzenie zapłaty. Innym rodzajem wydatku będą prowizje i opłaty bankowe, takie jak np. opłata za prowadzenie konta, czy np. odsetki od kredytów.
Bez faktury można też księgować opłaty pocztowe. Wystarczy dowód podniesienia opłaty. Nie możemy też zapomnieć o wydatkach związanych z prowadzeniem firmy w mieszkaniu. Jeśli jako przedsiębiorca zarejestrowaliśmy nasz biznes w domu, możemy część wydatków rozliczyć w ramach działalności. Oczywiście w takim wypadku nie będzie potrzebna faktura.
Wystarczy, że zgłosimy fakt prowadzenia działalności we własnym domy lub mieszkaniu w urzędzie miasta i będzie można określony procent wydatków mieszkaniowych rozliczać jako wydatek firmowy. W takiej sytuacji tworzy się po prosty dowód wewnętrzny.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura wystawiona na dane osoby prywatnej zamiast na firmę
Zakup drobnych materiałów biurowych czy środków czystości nie będzie wymagał potwierdzenia fakturą. Wystarczy nam paragon. Inaczej wygląda sytuacja, gdy zgubiliśmy fakturę do jakiegoś wydatku. Musimy wówczas postarać się o jej duplikat.
Odpowiadając na pytanie zadane na początku materiału, jest możliwe, aby zaksięgować w kosztach działalności wydatki, mimo braku faktury.
