Faktury, które otrzymujemy od kontrahentów, mogą mieć różną formę graficzną. Część zawiera kolorowe logotypy, inne wyglądają dość skromnie. To co łączy takie dokumenty, to zestaw określonych danych, informacji, które zawierają. Sprawdzamy, co musi zawierać faktura i co się dzieje, jeśli nie ma wszystkich wymaganych danych.
W jednym z poprzednich tekstów opisywaliśmy już wymogi, które musi spełnić faktura dla tego by była ważna. Wystawianie faktur – jak robić to poprawnie? – Mała Księgowość (rp.pl) Jak czytamy w tym materiale: „W polskim porządku prawnym bardzo dokładnie opisano wszystkie niezbędne elementy, które pozwalają sklasyfikować fakturę jako taką, która jest wystawiona poprawnie i jednocześnie wolna od uchybień, które mogłyby zostać wyłapane przez organy kontrolne.
Ważna faktura
Każda faktura VAT musi mieć swój indywidualny numer. Zdecydowana większość programów do fakturowania jest w pełni kompatybilna z tym rozwiązaniem i daje możliwość wyboru zasad numeracji faktur. Można wybierać między kluczem nazwy, miesiąca, dnia lub roku.
Dokument musi mieć też widoczną datę wystawienia, a (jeśli te daty różnią się względem siebie) także datę wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Bardzo ważnym elementem jest NIP naszej działalności, jej pełna nazwa i dane teleadresowe oraz nazwa i liczba sprzętu lub usług, jakie sprzedaliśmy.
Jeśli na przykład udało nam się sprzedać 5 ręcznie wykonywanych etui do smartfonów, to nie wystarczy podać ceny łącznej. Na druku musi być też widoczna cena jednostkowa netto. Powinniśmy pamiętać też o stawkach podatkowych, a także o łącznej należności, jaką na nasze konto (które także powinno być widoczne na fakturze) ma przelać klient.”
Ważne informacje na fakturze
Okazuje się jednak, że w pewnych sytuacjach wystarczy podanie mniejszej ilości informacji, a mimo to będzie to dokument ważny. I tak, faktury np. mogą nie mieć numeru NIP. Będzie tak chociażby wtedy, gdy dostawa towaru realizowana jest przez firmę, która jest zwolniona z VAT, w przypadku dostaw energii elektrycznej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych, czy usług „komunalnych”. NIPu nie trzeba też umieszczać, gdy stroną transakcji jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej.
CZYTAJ TAKŻE: Krajowy System E-faktur. Czym różni się od e-faktury?
Prawo dopuszcza też sytuację, że kwota podatku dla poszczególnych wartości sprzedaży nie jest podana osobno dla każdej pozycji na fakturze. Wystarczy, że jest to podsumowanie jednostkowych kwo
Faktura nie ma wszystkich danych
Jeśli faktura nie ma wszystkich wymaganych przez prawo elementów, oczywiście biorąc pod uwagę wyjątki wymienione wcześniej, wtedy faktura nie jest właściwie wystawioną fakturą VAT. W związku z tym nie można na podstawie takiego dokumentu odliczyć podatku VAT. Wszystko dlatego, że jeśli dokument nie jest wystawiony poprawnie, to tak jakby nie istniał i nie można odliczyć podatku VAT.
Żeby uniknąć takiego problemu, wystarczy wystawić nową fakturę, która będzie zawierała wszystkie konieczne elementy. Co istotne nie będzie to już faktura korygująca, a normalna pierwotna faktura (choć oczywiście wystawiona dużo później niż doszło do transakcji).
Reasumując: żeby faktura była ważna to musi zawierać określone elementy. Brak nawet jednego z nich powoduje, że dokument nie jest ważny. Może potwierdzać oczywiście transakcję, ale nie da możliwości odliczenia podatku VAT. A to przecież jeden z głównych powodów uzyskiwania faktury.
