Pieczęć elektroniczna – rodzaje i zastosowania

Pieczęć elektroniczna umożliwia bezpieczny obrót dokumentów elektronicznych pomiędzy podmiotami znajdującymi się w obrębie Unii Europejskiej. To narzędzie dedykowane osobom prawnym.

Pieczęć elektroniczna to wewnątrzwspólnotowe narzędzie należące do usług zaufania dedykowane podmiotom posiadającym osobowość prawną. Rozwiązanie pozwala na opieczętowywanie dokumentów elektronicznych, co umożliwia w pełni zdalny obrót nimi. Sprzyja to nie tylko łatwości i szybkości zawierania transakcji oraz załatwiania spraw administracyjno-prawnych, ale również wspiera ideę ochrony środowiska naturalnego poprzez przede wszystkim ograniczenie wycinki lasów. 

Pieczęć elektroniczna – podstawa prawna

Regulacje dotyczące pieczęci elektronicznej znalazły się w unijnym rozporządzeniu eIDAS, a więc rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. To akt pierwszorzędny, który musiał zostać zaimplementowany do ustawodawstw wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej.

W efekcie implementacji w Polsce powstała ustawa z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797). Ten akt prawny całkowicie zastąpił, a więc doprowadził do uchylenia wcześniej funkcjonującej ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z 2016 roku zastąpiła ustawę z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym,

Kwestie, które nie znalazły uregulowania w powyżej wskazanych aktach prawa, są poruszone w szeregu innych aktów wykonawczych o randze krajowej i unijnej.

Co to jest pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna to jedna z usług zaufania, której zadaniem jest ułatwienie i przyspieszenie załatwiania spraw administracyjnych, prawnych i biznesowych przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Pieczęć dedykowana jest podmiotom posiadającym osobowość prawną Korzystają z niej: firmy, instytucje i podmioty publiczne.

Pieczęć elektroniczna pozwala na pieczętowania dokumentów w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu wyłącznie danych firmowych. Pieczęć elektroniczna nie jest równoważna podpisowi elektronicznemu, dlatego te dwa instrumenty zazwyczaj występują łącznie.

Definicja pieczęci elektronicznej znalazła się w artykule 3 rozporządzenia eIDAS. Zgodnie z jego zapisami, mianem pieczęci elektronicznej określa się dane zapisane w postaci elektronicznej, które zostały dodane lub powiązane w sposób logiczny z innymi danymi, które również występują w elektronicznej postaci. Pieczęć stosuje się w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia wykorzystywanych danych oraz ich integralnego powiązania. 

Kiedy wykorzystuje się pieczęć elektroniczną?

Pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest przez podmioty posiadające osobowość prawną w celu opieczętowania różnego rodzaju umów i dokumentów administracyjnych i biznesowych. Narzędzie to wykorzystywane jest najczęściej przy zabezpieczaniu korespondencji firmowej, dokumentów prawnych, zaproszeń do złożenia oferty oraz dokumentach przetargowych. Dodatkowo pieczęcią można podbijać faktury wysyłane drogą elektroniczną oraz potwierdzać transakcje online.

Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Pieczęć elektroniczna występuje w dwóch rodzajach:

1. pieczęć elektroniczna zaawansowana;
2. pieczęć elektroniczna kwalifikowana.

Pieczęć elektroniczną zaawansowaną charakteryzuje jej unikalność, która pozwala na natychmiastowe i bezbłędne dokonanie identyfikacji podmiotu, który opieczętował dany dokument. Osoba, która dokonuje opieczętowania dokumentu, posiada pełną kontrolę nad danymi, które służą złożeniu pieczęci. Wszelkie zmiany, które zostały dokonane w opieczętowanym dokumencie, są możliwe do rozpoznania.

Pieczęć kwalifikowana to narzędzie cechujące się wyższym poziomem bezpieczeństwa i zaawansowania technologicznego od pieczęci zaawansowanej. Do jej złożenia wymagane jest posiadanie specjalistycznego urządzenia kwalifikowanego, które swoje działanie opiera na certyfikacie kwalifikowanym. Aby złożyć pieczęć kwalifikowaną, konieczne będzie posiadanie:

• certyfikatu kwalifikowanego;
• karty kryptograficznej lub karty z czytnikiem danych;
• specjalistycznego oprogramowania do składania oraz weryfikacji pieczęci elektronicznej;
• dostępu do usługi weryfikacji autentyczności danych dotyczących danego podmiotu.

Certyfikat kwalifikowany i niekwalifikowany – różnice

Pieczęć elektroniczna zaawansowana składana jest przy wykorzystaniu certyfikatu niekwalifikowanego, natomiast pieczęć kwalifikowana wymaga wykorzystania certyfikatu kwalifikowanego. Co odróżnia te dwa certyfikaty?

Podstawową różnicą odróżniającą certyfikat kwalifikowany od niekwalifikowanego jest gwarancja prawna. Pieczęć kwalifikowana pozwala na bezbłędną identyfikację podmiotu podbijającego dokument. Podpis elektroniczny kwalifikowany posiada taką samą moc prawną, co podpis odręczny. Z certyfikatu niekwalifikowanego korzysta się najczęściej przy: szyfrowaniu informacji, podpisywaniu plików, uwierzytelnianiu serwerów czy logowaniu do systemów.

Certyfikat kwalifikowany służy tylko i wyłącznie do weryfikacji pieczęci elektronicznej. Certyfikat niekwalifikowany można wykorzystywać bez ograniczeń w jego użyteczności.

Certyfikat kwalifikowany może być wydany wyłącznie przez autoryzowanych dostawców. Certyfikatem niekwalifikowanym posługują się również jednostki niecertyfikowane. 

Ile kosztuje pieczęć elektroniczna i co trzeba zrobić, aby ją uzyskać?

Uzyskanie pieczęci elektronicznej jest możliwe po łącznym spełnieniu dwóch warunków:

1. konieczne jest bycie podmiotem posiadającym osobowość prawną, a więc firmą, organizacją, podmiotem administracji publicznej lub jednostką samorządu terytorialnego;
2. konieczne jest również posiadanie podpisu kwalifikowanego.

Kwalifikowane certyfikaty pieczęci elektronicznej oferowane są zazwyczaj w zestawie z kartą kryptograficzną, oprogramowaniem oraz czytnikiem kart. Cenniki takiej pieczęci są bardzo zróżnicowane i zależą od wybranego pakietu. Można jednak powiedzieć, że koszt roczny pieczęci dla jednej osoby to wydatek rzędu około 200 złotych.

Czy opłaca się korzystać z pieczęci elektronicznej?

Pojawienie się i upowszechnienie pieczęci elektronicznej oraz ustandaryzowanie przepisów ją regulujących w krajach członkowskich Unii Europejskiej w znaczny sposób ułatwiło i przyspieszyło wewnątrzwspólnotowy obrót gospodarczy. Pieczętowane są dokumenty zachowane w formie elektronicznej, a więc takie, które nie tylko łatwo się przekazuje odbiorcy, ale również nie ma problemu z ich archiwizacją i katalogowaniem.

Pieczęć elektroniczna umożliwia prostą walidację, czyli sprawdzenie tożsamości podmiotu, który opieczętował dany dokument. Dodatkowo jest to narzędzie zapewniające poufność przekazywanych danych.

Czy pieczęć elektroniczną można unieważnić?

Samej pieczęci unieważnić się nie da. Istnieje jednak możliwość, aby zawiesić lub unieważnić certyfikat kwalifikowany służący do składania pieczęci kwalifikowanej. Unieważnienie to trwałe dezaktywowanie certyfikatu. Jego zastosowanie wiąże się z utratą możliwości dalszego korzystania z pieczęci.

Skąd wiadomo, że dokument z pieczęcią elektroniczną jest wiarygodny?

Weryfikacja kwalifikowanej pieczęci elektronicznej odbywa się przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu pieczęci elektronicznej. Wiarygodność otrzymanych danych jest gwarantowana przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, który jest dostawcą wykorzystywanego narzędzia.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – czy pieczęć elektroniczna jest podpisem?

Pieczęć elektroniczna oraz podpis elektroniczny to dwa odrębne narzędzia. Podstawową różnicą pomiędzy nimi jest fakt, że pieczęć składana jest przez osoby prawne, a podpis przez osoby fizyczne. Pieczęci elektronicznej nie można traktować jako podpisu osoby prawnej. Na dokumentach podpisywanych przez podmioty posiadające osobowość prawną najczęściej znajduje się zarówno pieczęć elektroniczna podmiotu, jak i podpisy osób go reprezentujących.

Pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny to usługi zaufania, które zostały stworzone z myślą o ułatwieniu i przyspieszeniu bezpiecznego obrotu dokumentów. Obydwa narzędzia służą też zapewnieniu autentyczności i integralności podpisywanych i podbijanych dokumentów biznesowych i administracyjnych.

Podsumowując, pieczęć kwalifikowana  wykorzystywana jest przez osoby prawne w celu umożliwienia bezpiecznego elektronicznego obiegu dokumentów administracyjnych i biznesowych. Pieczęć elektroniczna to usługa zaufania, która występuje w dwóch wersjach – pieczęci kwalifikowanej i zaawansowanej. Pieczęć kwalifikowana cechuje się najwyższym poziomem zaawansowania technologicznego oraz wysokim poziomem bezpieczeństwa.