Druk WZ dokumentuje wydanie towarów lub materiałów. To dla wielu przedsiębiorców bardzo ważny dokument, który m.in. jest podstawą do późniejszego wystawienia faktury. Czym jest, kto ma obowiązek go stosować i co powinien zawierać? Przedstawiamy najważniejsze informacje o tzw. wuzetce.
Spis treści
Co to jest dokument WZ?
Dokument (druk) WZ to dokument magazynowy, który potwierdza wydanie z magazynu na zewnątrz jednostki materiałów, towarów lub produktów. Wydanie zewnętrzne stosuje się np. przy sprzedaży towarów.
Dokument ten jest niezbędny do prawidłowej ewidencji magazynowej oraz do rozliczeń finansowych z kontrahentami. Wystawia go pracownik magazynu lub sprzedawca. Jest podstawą do wystawienia faktury sprzedaży – faktura powinna zawierać dane z dokumentu WZ.
Dokument WZ (zwany często wuzetką) może być stosowany w transporcie towarów, jako potwierdzenie zwrotu towaru, przekazania towaru do produkcji/przetwarzania czy zostać wykorzystanym do sporządzenia deklaracji celnej.
Należy pamiętać, że przedsiębiorstwo powinno przechowywać dokumenty dowodów WZ przez 5 lat (art. 74 ustawy o rachunkowości).
Dokument WZ a ustawa o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości zobowiązuje podmioty prowadzące pełne księgi handlowe do prowadzenia magazynu. Dokument WZ jest dowodem magazynowym, który potwierdza rozchód towarów i materiałów (nie jest jednak dokumentem księgowym).
Dokument WZ to jeden z dokumentów zewnętrznych własnych jednostki. Wystawiany jest i przekazywany w oryginale kontrahentom (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Czy dokument WZ jest obowiązkowy?
Przedsiębiorcy prowadzący KPiR nie muszą prowadzić gospodarki magazynowej (taki obowiązek nie wynika wprost z przepisów) jednak często używają dokumentów WZ, bo taki dokument m.in. ułatwia im remanent związany z prowadzeniem magazynu, księgowaniem i dokumentem potwierdzającym wydanie towaru.
Przypomnijmy, że remanent (spis z natury) należy sporządzić na 31 grudnia każdego roku.
Dokument WZ można zaksięgować w KPiR jeżeli odbiorca otrzyma towar i dokona nim obrotu przed otrzymaniem faktury za ten towar.
Czy dokument WZ musi być podpisany przez odbiorcę?
Tak, dokument WZ powinien być podpisany przez odbiorcę, aby potwierdzić przekazanie towaru/materiału i stanowić podstawę do wystawienia faktury. Jeżeli druk WZ ma być dokumentem księgowym, to musi m.in. zawierać podpisy obu stron transakcji.
Dokument WZ a faktura
Dokument WZ w praktyce często dokumentuje sprzedaż. Wystawiany jest kiedy np. pracownik nie ma uprawnień do wystawienia faktury. Dokument wydania zewnętrznego będzie podstawą wystawienia faktury (w nieprzekraczalnym terminie 7 dni).
Faktura sprzedaży zawiera dane z dokumentu WZ.
Warto pamiętać, że choć dokument WZ może być podstawą do wystawienia faktury, to nie ma obowiązku wydawania takiego dokumentu do każdej faktury.
Dokument WZ a paragon
Na podstawie dokumentu WZ możliwe jest wystawianie różnych dokumentów sprzedaży, w tym paragonu fiskalnego.
Dokument WZ do druku
Warto pamiętać, że w przepisach nie ma konkretnego wzoru wuzetki, czyli dokumentu WZ. Można go przygotować samemu lub skorzystać ze wzorów dostępnych w internecie. Trzeba pamiętać, że dokument WZ powinien zawierać niezbędne dane:
- kolejny numer,
- datę wystawienia,
- datę wydania towaru/materiału,
- oznaczenie towaru/materiału,
- cenę jednostkową,
- ilość wydanego towaru/materiału,
- dane odbiorcy i wystawcy,
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia WZ.
Dokument WZ może również zawierać dodatkowe elementy, czyli np. numer zamówienia klienta czy numer zamówienia z danymi dotyczącymi m.in. wagi towaru, sposoby pakowania czy atestów oraz numer kontraktu, czy numer zamówienia w wewnętrznym systemie informatycznym.
Z zasady im więcej danych zostanie uwzględnionych na dokumencie WZ tym mniejsza szansa na zaistnienie później ewentualnych wątpliwości np. związanych z transportem, wystawieniem faktury czy generalnie prawidłowym zarządzaniem przepływem materiałów/towarów.
Nabywca powinien otrzymać „wuzetkę” niezwłocznie po jej wystawieniu, czyli wraz z towarem lub usługą (osobiście, pocztą tradycyjną lub e-mailem).
Dokument WZ – jak wypełnić?
Dokument WZ w formacie DOC lub PDF można wypełnić, wydrukować i przekazać nabywcy lub skorzystać z aplikacji księgowej, która ma dodatek magazynowy.
Przeczytaj więcej w kategorii Księgowość.
