Dokument WZ – wydanie zewnętrzne: co to jest i kiedy stosować?

Druk WZ dokumentuje wydanie towarów lub materiałów. To dla wielu przedsiębiorców bardzo ważny dokument, który m.in. jest podstawą do późniejszego wystawienia faktury. Czym jest, kto ma obowiązek go stosować i co powinien zawierać? Przedstawiamy najważniejsze informacje o tzw. wuzetce.

Co to jest dokument WZ?

Dokument (druk) WZ to dokument magazynowy, który potwierdza wydanie z magazynu na zewnątrz jednostki materiałów, towarów lub produktów. Wydanie zewnętrzne stosuje się np. przy sprzedaży towarów.

Dokument ten jest niezbędny do prawidłowej ewidencji magazynowej oraz do rozliczeń finansowych z kontrahentami. Wystawia go pracownik magazynu lub sprzedawca. Jest podstawą do wystawienia faktury sprzedaży – faktura powinna zawierać dane z dokumentu WZ.

Dokument WZ (zwany często wuzetką) może być stosowany w transporcie towarów, jako potwierdzenie zwrotu towaru, przekazania towaru do produkcji/przetwarzania czy zostać wykorzystanym do sporządzenia deklaracji celnej.

Należy pamiętać, że przedsiębiorstwo powinno przechowywać dokumenty dowodów WZ przez 5 lat (art. 74 ustawy o rachunkowości).

Dokument WZ a ustawa o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje podmioty prowadzące pełne księgi handlowe do prowadzenia magazynu. Dokument WZ jest dowodem magazynowym, który potwierdza rozchód towarów i materiałów (nie jest jednak dokumentem księgowym). 

Dokument WZ to jeden z dokumentów zewnętrznych własnych jednostki. Wystawiany jest i przekazywany w oryginale kontrahentom (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Czy dokument WZ jest obowiązkowy?

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR nie muszą prowadzić gospodarki magazynowej (taki obowiązek nie wynika wprost z przepisów) jednak często używają dokumentów WZ, bo taki dokument m.in. ułatwia im remanent związany z prowadzeniem magazynu, księgowaniem i dokumentem potwierdzającym wydanie towaru.

Przypomnijmy, że remanent (spis z natury) należy sporządzić na 31 grudnia każdego roku. 

Dokument WZ można zaksięgować w KPiR jeżeli odbiorca otrzyma towar i dokona nim obrotu przed otrzymaniem faktury za ten towar.

Czy dokument WZ musi być podpisany przez odbiorcę?

Tak, dokument WZ powinien być podpisany przez odbiorcę, aby potwierdzić przekazanie towaru/materiału i stanowić podstawę do wystawienia faktury. Jeżeli druk WZ ma być dokumentem księgowym, to musi m.in. zawierać podpisy obu stron transakcji.

Dokument WZ a faktura

Dokument WZ w praktyce często dokumentuje sprzedaż. Wystawiany jest kiedy np. pracownik nie ma uprawnień do wystawienia faktury. Dokument wydania zewnętrznego będzie podstawą  wystawienia faktury (w nieprzekraczalnym terminie 7 dni).

Faktura sprzedaży zawiera dane z dokumentu WZ.

Warto pamiętać, że choć dokument WZ może być podstawą do wystawienia faktury, to nie ma obowiązku wydawania takiego dokumentu do każdej faktury.

Dokument WZ a paragon

Na podstawie dokumentu WZ możliwe jest wystawianie różnych dokumentów sprzedaży, w tym paragonu fiskalnego.

Dokument WZ do druku

Warto pamiętać, że w przepisach nie ma konkretnego wzoru wuzetki, czyli dokumentu WZ. Można go przygotować samemu lub skorzystać ze wzorów dostępnych w internecie. Trzeba pamiętać, że dokument WZ powinien zawierać niezbędne dane:

  • kolejny numer,
  • datę wystawienia,
  • datę wydania towaru/materiału,
  • oznaczenie towaru/materiału,
  • cenę jednostkową,
  • ilość wydanego towaru/materiału,
  • dane odbiorcy i wystawcy,
  • podpis osoby upoważnionej do wystawienia WZ.

Dokument WZ może również zawierać dodatkowe elementy, czyli np. numer zamówienia klienta czy numer zamówienia z danymi dotyczącymi m.in. wagi towaru, sposoby pakowania czy atestów oraz numer kontraktu, czy numer zamówienia w wewnętrznym systemie informatycznym. 

Z zasady im więcej danych zostanie uwzględnionych na dokumencie WZ tym mniejsza szansa na zaistnienie później ewentualnych wątpliwości np. związanych z transportem, wystawieniem faktury czy generalnie prawidłowym zarządzaniem przepływem materiałów/towarów.

Nabywca powinien otrzymać „wuzetkę” niezwłocznie po jej wystawieniu, czyli wraz z towarem lub usługą (osobiście, pocztą tradycyjną lub e-mailem).

Dokument WZ – jak wypełnić?

Dokument WZ w formacie DOC lub PDF można wypełnić, wydrukować i przekazać nabywcy lub skorzystać z aplikacji księgowej, która ma dodatek magazynowy.

Przeczytaj więcej w kategorii Księgowość.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Jak zarobić jak najwięcej, czyli czym jest maksymalizacja zysku?

Firmy konsekwentnie dążą do osiągnięcia jak najwyższych profitów. Przyglądamy się, co wpływa na maksymalizację zysków, odpowiadamy na pytania: czym jest, jakie są jej cele...

Zwolnienie z podatku od nieruchomości dla osób fizycznych

Podatek od nieruchomości dotyczy bardzo dużej grupy osób, jednak nie każdy właściciel mieszkania, domu lub gruntów musi go zapłacić. Sprawdzamy, kto i na jakich...

Dofinansowanie na szkolenia

Jak podnieść kwalifikacje swoich pracowników, jak sprawniej prowadzić swoją firmę? Nowe umiejętności zdobędziesz biorąc udział w szkoleniach. Teraz najważniejsza informacja: nie musisz finansować wyspecjalizowanych...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!