KPiR, czyli podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – zasady prowadzenia, zamknięcie

Niezbędne informacje na temat KPiR, czyli ewidencji prowadzonej przez przedsiębiorców na JDG oraz działających w formie niektórych spółek. Sprawdź, co trzeba wiedzieć na temat tej uproszczonej dokumentacji przychodów i kosztów.

KPiR, czyli podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów służy do uproszczonej ewidencji zdarzeń gospodarczych – przychodów osiąganych przez firmę i ponoszonych kosztów. Aby korzystać z KPIR (PKPiR) należy:

  • rozliczać podatek według na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub podatek liniowy (stawka 19%);
  • prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku;
  • uzyskać w poprzednim roku przychód netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki poniżej 2 mln euro. Po przekroczeniu tego limitu podatnik ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe (pełną księgowość).
Czy wiesz, że…?

Pieczęć kwalifikowaną w najniższej cenie znajdziesz na pieczeckwalifikowana.pl.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zasady prowadzenia KPiR znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Załącznik nr 1 do tego rozporządzenia określa wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów oraz wskazuje jakie informacje powinna zawierać i wylicza obowiązki związane z jej prowadzeniem.

Jak ewidencjonować w KPiR? Kolumny

PKPiR zawiera 17 kolumn, w których:

1 – przeznaczona jest do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi;

2 – tutaj wpisywana jest data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży;

3 – przeznaczona na wpisanie numeru faktury lub innego dowodu księgowego;

4 – zawiera nazwę/imię i nazwisko kontrahenta;

5 – zawiera adres kontrahenta;

6 – tutaj wpisuje się zwięzły opis zdarzenia gospodarczego, czyli rodzaje przychodów lub wydatków;

7 – przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług;

8 – przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika;

9 – podsumowanie kolumn 7 i 8;

10 – przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;

11 – przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku, wyładunku czy ubezpieczenia w drodze;

12 – przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom;

13 – przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), np.  czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę;

14 – podsumowanie kolumn 12 i 13;

15 – można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze, które nie znalazły się w kolumnach 1-13;

16 – przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym;

17 – do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16.

KPiR – wzór

Wzór KPiR znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (załącznik nr 1).

Wzór obrazuje, jak powinna wyglądać strona tytułowa Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, objaśnia zawartość kolumn oraz podaje przykład obliczenia dochodu.

Rozporządzenie zawiera również wzór strony tytułowej KPiR przeznaczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą wraz z objaśnieniem.

Zasady prowadzenia KPiR

Podatnik ma obowiązek dopilnować, aby KPiR nie miała błędów formalnych lub zawierała nierzetelne wpisy (np. o zdarzeniu gospodarczym, którego nie było).

Księgę Przychodów i Rozchodów można prowadzić w wersji papierowej oraz elektronicznej, przy użyciu aplikacji księgowej. 

Warto pamiętać, że KPiR w wersji papierowej powinna mieć spięte i ponumerowane strony, a w formie elektronicznej m.in. zapewnione bezpieczeństwo dokumentu (uniemożliwione wprowadzenie nieautoryzowanych zmian) i zapisać go na dysku komputerowym.

Księgowanie składek ZUS w KPiR

Informacje o wynagrodzeniach pracowników i współpracowników umieszcza się w kolumnie 12 księgi. Kwoty podawane są brutto.

Składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy umieścić w kolumnie 13 (pozostałe wydatki).

Dowód wewnętrzny w KPiR

Dowody wewnętrzne dotyczą operacji przeprowadzonych wewnątrz firmy. Muszą zawierać przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Jeżeli w przypadku transakcji nie ma wystawionej faktury VAT czy paragonu lub dotyczy ona sprzedaży bezrachunkowej, to dokumentem księgowym, który można użyć w takiej sytuacji, jest dowód wewnętrzny.

Listę dowodów wewnętrznych w KPiR zawiera rozporządzenie Ministra Finansów i dotyczą one m.in. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników, wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą.

Metoda kasowa KPiR

Metoda kasowa (uproszczona) polega na ujmowaniu kosztów w dniu ich poniesienia, bez względu na to, czy dotyczą roku bieżącego, czy kolejnego. Pozwala uniknąć dzielenia kosztów na pośrednie i bezpośrednie. Należy pamiętać, aby wybraną metodę – kasową lub memoriałową – stosować przez cały rok podatkowy.

Suma aktywów bilansu KPiR

Suma bilansowa aktywów to suma wartości wszystkich aktywów, trwałych i obrotowych. W przypadku KPiR to uproszczony bilans, który można przygotować w programach księgowych.

Data wystawienia faktury a moment powstania kosztu KPiR

W przypadku metody kasowej, koszty wpisuje się do KPiR w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienie faktury, rachunku lub innego dowodu, który jest podstawą do księgowania wydatków.

Korekta faktury z poprzedniego roku KPiR

Księgowanie faktury korygującej zależy do tego czy:

  • doszło do błędu rachunkowego w fakturze pierwotnej – dokument korygujący należy ująć w okresie, w którym wystawiona została faktura pierwotna;
  • doszło do zdarzenia, które nastąpiło po poprawnym wystawieniu pierwotnej faktury – dokument rozliczany jest w bieżącym okresie rozliczeniowym, z datą jej wystawienia.

Uwaga! W przypadku faktury korygującej odnoszącej się do transakcji z ubiegłego roku należy dokonać korekty zeznania rocznego oraz ew. opłacenia zaległości podatkowych.

Amortyzacja w KPiR

Amortyzację środków trwałych o wartości początkowej do 10 000 zł można ująć bezpośrednio w kosztach, poprzez ujęcie w ewidencji środków trwałych i poddanie amortyzacji jednorazowej lub amortyzacji liniowej – koszt uwzględniony jest w kolumnie 13.

Zamknięcie roku w KPiR

Zamknięcie roku w Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów polega na wykonaniu remanentu (spis z natury na 31 grudnia, wykonany przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku). Spis powinien uwzględnić towary handlowe, materiały (surowce), półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Remament nie obejmuje wyposażenie i środków trwałych.

Kolejnym obowiązkiem jest zamknięcie KPiR, czyli podsumowanie zapisów księgi i wyliczenie dochodu.

Remanent w KPiR – przykład

Oto przykładowy remanent, czyli spis z natury dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy) – Jan Kowalski,
  • data sporządzenia spisu – 31 grudnia 2023,
  • numery kolejnych pozycji arkusza spisu z natury –1,
  • szczegółowe określenia towaru i innych składników wymienionych w § 24 – laptopy (komputery przenośne),
  • jednostki miary – sztuki,
  • ilości stwierdzone w czasie spisu – 10 sztuk,
  • ceny w złotych i groszach za jednostkę miary – 3550 zł,
  • wartości wynikające z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową – 35 500 zł,
  • łączna wartość spisu z natury – 35 500 zł.

Pieczęć kwalifikowana – wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy

Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl. Jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF.

Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Co można zrobić w e-Urzędzie Skarbowym?

e-Urząd Skarbowy to serwis na stronie podatki.gov.pl, który ułatwia załatwianie spraw podatkowych online – bez wychodzenia z domu lub z dowolnego miejsca z dostępem...

Jak działa portal S24?

Portal S24 to nowoczesne narzędzie, które znakomicie ułatwia zakładanie i prowadzenie firm. Dzięki temu serwisowi wiele czynności związanych z działalnością spółki można załatwić online,...

Czym są różnice kursowe?

Transakcje w walutach obcych są powszechne wśród wielu firm, a to wiąże się ze zjawiskiem różnic kursowych. Czym są, kiedy powstają i jak je...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!