Niezbędne informacje na temat KPiR, czyli ewidencji prowadzonej przez przedsiębiorców na JDG oraz działających w formie niektórych spółek. Sprawdź, co trzeba wiedzieć na temat tej uproszczonej dokumentacji przychodów i kosztów.
Spis treści
KPiR, czyli podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów służy do uproszczonej ewidencji zdarzeń gospodarczych – przychodów osiąganych przez firmę i ponoszonych kosztów. Aby korzystać z KPIR (PKPiR) należy:
- rozliczać podatek według na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub podatek liniowy (stawka 19%);
- prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku;
- uzyskać w poprzednim roku przychód netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki poniżej 2 mln euro. Po przekroczeniu tego limitu podatnik ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe (pełną księgowość).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Zasady prowadzenia KPiR znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Załącznik nr 1 do tego rozporządzenia określa wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów oraz wskazuje jakie informacje powinna zawierać i wylicza obowiązki związane z jej prowadzeniem.
Jak ewidencjonować w KPiR? Kolumny
PKPiR zawiera 17 kolumn, w których:
1 – przeznaczona jest do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi;
2 – tutaj wpisywana jest data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży;
3 – przeznaczona na wpisanie numeru faktury lub innego dowodu księgowego;
4 – zawiera nazwę/imię i nazwisko kontrahenta;
5 – zawiera adres kontrahenta;
6 – tutaj wpisuje się zwięzły opis zdarzenia gospodarczego, czyli rodzaje przychodów lub wydatków;
7 – przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług;
8 – przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika;
9 – podsumowanie kolumn 7 i 8;
10 – przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;
11 – przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku, wyładunku czy ubezpieczenia w drodze;
12 – przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom;
13 – przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), np. czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę;
14 – podsumowanie kolumn 12 i 13;
15 – można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze, które nie znalazły się w kolumnach 1-13;
16 – przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym;
17 – do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16.
KPiR – wzór
Wzór KPiR znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (załącznik nr 1).
Wzór obrazuje, jak powinna wyglądać strona tytułowa Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, objaśnia zawartość kolumn oraz podaje przykład obliczenia dochodu.
Rozporządzenie zawiera również wzór strony tytułowej KPiR przeznaczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą wraz z objaśnieniem.
Zasady prowadzenia KPiR
Podatnik ma obowiązek dopilnować, aby KPiR nie miała błędów formalnych lub zawierała nierzetelne wpisy (np. o zdarzeniu gospodarczym, którego nie było).
Księgę Przychodów i Rozchodów można prowadzić w wersji papierowej oraz elektronicznej, przy użyciu aplikacji księgowej.
Warto pamiętać, że KPiR w wersji papierowej powinna mieć spięte i ponumerowane strony, a w formie elektronicznej m.in. zapewnione bezpieczeństwo dokumentu (uniemożliwione wprowadzenie nieautoryzowanych zmian) i zapisać go na dysku komputerowym.
Księgowanie składek ZUS w KPiR
Informacje o wynagrodzeniach pracowników i współpracowników umieszcza się w kolumnie 12 księgi. Kwoty podawane są brutto.
Składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy umieścić w kolumnie 13 (pozostałe wydatki).
Dowód wewnętrzny w KPiR
Dowody wewnętrzne dotyczą operacji przeprowadzonych wewnątrz firmy. Muszą zawierać przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Jeżeli w przypadku transakcji nie ma wystawionej faktury VAT czy paragonu lub dotyczy ona sprzedaży bezrachunkowej, to dokumentem księgowym, który można użyć w takiej sytuacji, jest dowód wewnętrzny.
Listę dowodów wewnętrznych w KPiR zawiera rozporządzenie Ministra Finansów i dotyczą one m.in. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników, wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą.
Metoda kasowa KPiR
Metoda kasowa (uproszczona) polega na ujmowaniu kosztów w dniu ich poniesienia, bez względu na to, czy dotyczą roku bieżącego, czy kolejnego. Pozwala uniknąć dzielenia kosztów na pośrednie i bezpośrednie. Należy pamiętać, aby wybraną metodę – kasową lub memoriałową – stosować przez cały rok podatkowy.
Suma aktywów bilansu KPiR
Suma bilansowa aktywów to suma wartości wszystkich aktywów, trwałych i obrotowych. W przypadku KPiR to uproszczony bilans, który można przygotować w programach księgowych.
Data wystawienia faktury a moment powstania kosztu KPiR
W przypadku metody kasowej, koszty wpisuje się do KPiR w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienie faktury, rachunku lub innego dowodu, który jest podstawą do księgowania wydatków.
Korekta faktury z poprzedniego roku KPiR
Księgowanie faktury korygującej zależy do tego czy:
- doszło do błędu rachunkowego w fakturze pierwotnej – dokument korygujący należy ująć w okresie, w którym wystawiona została faktura pierwotna;
- doszło do zdarzenia, które nastąpiło po poprawnym wystawieniu pierwotnej faktury – dokument rozliczany jest w bieżącym okresie rozliczeniowym, z datą jej wystawienia.
Uwaga! W przypadku faktury korygującej odnoszącej się do transakcji z ubiegłego roku należy dokonać korekty zeznania rocznego oraz ew. opłacenia zaległości podatkowych.
Amortyzacja w KPiR
Amortyzację środków trwałych o wartości początkowej do 10 000 zł można ująć bezpośrednio w kosztach, poprzez ujęcie w ewidencji środków trwałych i poddanie amortyzacji jednorazowej lub amortyzacji liniowej – koszt uwzględniony jest w kolumnie 13.
Zamknięcie roku w KPiR
Zamknięcie roku w Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów polega na wykonaniu remanentu (spis z natury na 31 grudnia, wykonany przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku). Spis powinien uwzględnić towary handlowe, materiały (surowce), półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Remament nie obejmuje wyposażenie i środków trwałych.
Kolejnym obowiązkiem jest zamknięcie KPiR, czyli podsumowanie zapisów księgi i wyliczenie dochodu.
Remanent w KPiR – przykład
Oto przykładowy remanent, czyli spis z natury dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy) – Jan Kowalski,
- data sporządzenia spisu – 31 grudnia 2023,
- numery kolejnych pozycji arkusza spisu z natury –1,
- szczegółowe określenia towaru i innych składników wymienionych w § 24 – laptopy (komputery przenośne),
- jednostki miary – sztuki,
- ilości stwierdzone w czasie spisu – 10 sztuk,
- ceny w złotych i groszach za jednostkę miary – 3550 zł,
- wartości wynikające z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową – 35 500 zł,
- łączna wartość spisu z natury – 35 500 zł.
Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.
