Czym jest faktura przelewowa?

Kiedy jako klienci detaliczni robimy zakupy w supermarkecie, płacimy zwykle od razu. Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku transakcji zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami (transakcje B2B, z ang. Business-to-Business), ponieważ standardem jest wówczas zawieranie transakcji z odroczoną płatnością, określanych również jako tzw. kredyt kupiecki. Dokumentem, który wystawia się w takiej sytuacji, jest faktura przelewowa. Jak ją wystawić? Przeczytasz o tym w naszym artykule.

Co to jest faktura przelewowa?

Faktura przelewowa to dokument księgowy, który zawiera informacje na temat transakcji kupna–sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami. Dotyczy to takich sytuacji, w których przedsiębiorca dostarcza swojemu kontrahentowi towar lub świadczy na jego rzecz usługi, ale zapłata – zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami – następuje później.

Zwykle termin płatności za fakturę przelewową to siedem czy czternaście dni, ale zdarzają się takie sytuacje, w których termin płatności wynosi nawet jeden czy dwa miesiące.

Warto wiedzieć!

Jeszcze kilka lat temu praktyką stosowaną np. przez niektóre wielkie sieci zajmujące się handlem detalicznym było stosowanie dla swoich dostawców terminów płatności wynoszących nawet pół roku!

 

Termin płatności, jaki wskazuje się na fakturze przelewowej, to graniczny termin, w którym nabywca powinien dokonać płatności. Oczywiście, możliwe jest uregulowanie należności przed wyznaczoną datą. Tak czy inaczej, płatność w ustalonym terminie jest obowiązkiem nabywcy towaru lub usługi, a terminowej zapłaty uprawnia sprzedawcę do określonych. Jakich? Do tego jeszcze wrócimy.

Warto wiedzieć! Faktura przelewowa VAT jako dowód zawartej umowy

Jeśli kontrahenci nie zawarli ze sobą stosownej umowy, faktura przelewowa VAT stanowi formalny dowód potwierdzający zawarcie umowy kupna-sprzedaży pomiędzy stronami.

 

Faktury przelewowe są kojarzone przede wszystkim z transakcjami zawieranymi między przedsiębiorcami, ponieważ to właśnie w relacjach B2B tak popularny jest kredyt kupiecki. Czy w przypadku faktur wystawianych dla osób nieprowadzących biznesu również można wystawić fakturę przelewową? Tak, jak najbardziej jest to możliwe; na co dzień możemy spotkać się z takim typem dokumentu finansowego:

  • faktury wystawiane przez firmy energetyczne;
  • faktury operatorów telekomunikacyjnych.

Kiedy wystawić fakturę przelewową?

Co do zasady, faktura przelewowa VAT powinna zostać wystawiona:

  • nie później niż piętnastego dnia następnego miesiąca po tym miesiącu, w którym została dokonana dana transakcja;
  • nie wcześniej niż trzydzieści dni przed planowanym dokonaniem operacji gospodarczej.

Od tej ogólnej reguły istnieje szereg wyjątków — przykładowo, fakturę wystawia się:

  • 30. dnia od momentu dokonania transakcji (w przypadku usług budowlanych/budowlano-montażowych);
  • 60. dnia od momentu wydania książek drukowanych;
  • 90. dnia od momentu wykonania czynności polegających na drukowaniu:
    • książek (z wyłączeniem map i ulotek),
    • gazet,
    • czasopism i magazynów

Reguła ta nie dotyczy importu usług:

  • z upływem terminu płatności w przypadku m.in. dostaw energii elektrycznej i cieplnej, usług telekomunikacyjnych (wyjątkiem również jest import usług).
Warto wiedzieć! Obowiązek wystawiania faktur przelewowych a zwolnienie z VAT

Począwszy od stycznia 2014 r. również ci przedsiębiorcy, którzy podlegają zwolnieniu z podatku VAT, są zobowiązani do wystawiania faktur przelewowych dla swoich kontrahentów. To ważna kwestia, ponieważ wcześniej w takiej sytuacji dokumentowało się transakcje z wykorzystaniem rachunków.

Jak wystawić fakturę przelewową?

Dawniej faktury wystawiano na papierowych blankietach, obecnie zaś, już od kilkunastu lat, robi się to z wykorzystaniem systemów księgowych. Tego typu programy umożliwiają automatyzację niektórych powtarzalnych czynności. Automatycznie nadawany jest unikalny numer takiej faktury, a po wpisaniu numeru NIP odbiorcy automatycznie uzupełniane są dane na ten temat.

Oczywiście, możliwe jest wystawianie danych również z użyciem arkusza kalkulacyjnego. Naszym zdaniem nie jest to jednak działanie optymalne. Dzieje się tak z prostego powodu: wciąż można dość łatwo popełnić błędy.

Faktura przelewowa – jakie elementy powinna zawierać?

Warto zastanowić się nad tym, jakie elementy powinna zawierać faktura przelewowa?

Nie istnieje jeden uniwersalny wzór faktury przelewowej. W praktyce przedsiębiorstwa stosują różne wzory. Przedsiębiorcy nieraz spotykają się z dokumentami, które zostały naprawdę fantazyjnie sporządzone, tzn. są przygotowane w wersji kolorowej, ozdabia je logo firmy itp.

Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku faktury przelewowej, podobnie jak innych dokumentów finansowych/podatkowych, liczy się nie forma, lecz treść.

To, jakie elementy powinna zawierać faktura przelewowa, wskazuje ustawa z dn. 21 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – stosowne zapisy znajdują się w art. 106e.

Poniżej przedstawiamy niektóre spośród wszystkich elementów obowiązkowych na fakturze VAT:

  • data wystawienia dokumentu;
  • data wykonania usługi lub dostawy towarów;
  • termin płatności;
  • unikalny numer, który jednoznacznie identyfikuje dany dokument;
  • dane sprzedawcy i nabywcy, w tym m.in. pełne nazwy firm lub imiona i nazwiska, adresy zamieszkania lub siedzib działalności gospodarczej, Numery Identyfikacji Podatkowej;
  • opisu towaru lub usługi – przedmiotu danej transakcji;
  • dodatkowe informacje, w tym np. liczba dostarczonych sztuk;
  • cena jednostkowa towaru netto;
  • wartość i stawka podatku VAT (o ile oczywiście dana transakcja nie jest zwolniona z takiego podatku);
  • kwota należności brutto.

Niezapłacona faktura przelewowa. Co w takiej sytuacji?

Co w sytuacji, gdy faktura przelewowa nie zostanie uregulowana w terminie? Przedsiębiorca-wierzyciel ma wówczas prawo do podjęcia kroków wobec swojego dłużnika. Jednym z takich działań jest zgłoszenie danego podmiotu do KRD, czyli Krajowego Rejestru Długów. Z punktu widzenia nierzetelnego dłużnika oznacza to utrudnienie w pozyskaniu zobowiązania w postaci kredytu czy umowy leasingowej.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ uporczywe unikanie obowiązku terminowej zapłaty za fakturę przelewową jest działaniem, które może mieć swój finał na sali sądowej. Ponadto, oprócz wydanego przez sąd nakazu zapłaty wierzyciel ma prawo żądać od nierzetelnego dłużnika również pokrycia:

  • kosztów administracyjnych związanych z postępowaniem sądowym,
  • odsetek.

W określonych sytuacjach, w celu sprawnego przeprowadzenia egzekucji wierzyciel może skorzystać z pomocy komornika, co pociąga za sobą kolejne koszty.

Przeczytaj więcej w kategorii Faktury.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Zbieg tytułów do ubezpieczeń ZUS w 2024 roku – kiedy nie zapłacisz składek?

Kiedy występuje zbieg tytułów do ubezpieczeń? Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, a jednocześnie jest zatrudniona na umowę o pracę, zawarła umowę o dzieło/zlecenie lub...

Remanent a składka zdrowotna przedsiębiorcy za 2023 rok – uwzględnij różnice remanentowe podczas ustalania podstawy składki

Jak wygląda kwestia remanent a składka zdrowotna? Różnica remanentowa, która powstała po wykonaniu spisu z natury może wpłynąć na wysokość składki zdrowotnej przedsiębiorcy. Przedstawiamy...

Likwidacja środka trwałego w ewidencji księgowej

Maszyna, samochód lub inny środek trwały służył w firmie do prowadzenia działalności gospodarczej, jednak zużył się i nie będzie już przydatny. Należy przeprowadzić proces...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!