Czym jest faktura przelewowa?

Kiedy jako klienci detaliczni robimy zakupy w supermarkecie, płacimy zwykle od razu. Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku transakcji zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami (transakcje B2B, z ang. Business-to-Business), ponieważ standardem jest wówczas zawieranie transakcji z odroczoną płatnością, określanych również jako tzw. kredyt kupiecki. Dokumentem, który wystawia się w takiej sytuacji, jest faktura przelewowa. Jak ją wystawić? Przeczytasz o tym w naszym artykule.

Co to jest faktura przelewowa?

Faktura przelewowa to dokument księgowy, który zawiera informacje na temat transakcji kupna–sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami. Dotyczy to takich sytuacji, w których przedsiębiorca dostarcza swojemu kontrahentowi towar lub świadczy na jego rzecz usługi, ale zapłata – zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami – następuje później.

Zwykle termin płatności za fakturę przelewową to siedem czy czternaście dni, ale zdarzają się takie sytuacje, w których termin płatności wynosi nawet jeden czy dwa miesiące.

Termin płatności, jaki wskazuje się na fakturze przelewowej, to graniczny termin, w którym nabywca powinien dokonać płatności. Oczywiście, możliwe jest uregulowanie należności przed wyznaczoną datą. Tak czy inaczej, płatność w ustalonym terminie jest obowiązkiem nabywcy towaru lub usługi, a terminowej zapłaty uprawnia sprzedawcę do określonych. Jakich? Do tego jeszcze wrócimy.

Faktury przelewowe są kojarzone przede wszystkim z transakcjami zawieranymi między przedsiębiorcami, ponieważ to właśnie w relacjach B2B tak popularny jest kredyt kupiecki. Czy w przypadku faktur wystawianych dla osób nieprowadzących biznesu również można wystawić fakturę przelewową? Tak, jak najbardziej jest to możliwe; na co dzień możemy spotkać się z takim typem dokumentu finansowego:

• faktury wystawiane przez firmy energetyczne;
• faktury operatorów telekomunikacyjnych.

Kiedy wystawić fakturę przelewową?

Co do zasady, faktura przelewowa VAT powinna zostać wystawiona:

• nie później niż piętnastego dnia następnego miesiąca po tym miesiącu, w którym została dokonana dana transakcja;
• nie wcześniej niż trzydzieści dni przed planowanym dokonaniem operacji gospodarczej.

Od tej ogólnej reguły istnieje szereg wyjątków — przykładowo, fakturę wystawia się:

• 30. dnia od momentu dokonania transakcji (w przypadku usług budowlanych/budowlano-montażowych);
• 60. dnia od momentu wydania książek drukowanych;
• 90. dnia od momentu wykonania czynności polegających na drukowaniu:
  • książek (z wyłączeniem map i ulotek),
  • gazet,
  • czasopism i magazynów

Reguła ta nie dotyczy importu usług:

• z upływem terminu płatności w przypadku m.in. dostaw energii elektrycznej i cieplnej, usług telekomunikacyjnych (wyjątkiem również jest import usług).

Jak wystawić fakturę przelewową?

Dawniej faktury wystawiano na papierowych blankietach, obecnie zaś, już od kilkunastu lat, robi się to z wykorzystaniem systemów księgowych. Tego typu programy umożliwiają automatyzację niektórych powtarzalnych czynności. Automatycznie nadawany jest unikalny numer takiej faktury, a po wpisaniu numeru NIP odbiorcy automatycznie uzupełniane są dane na ten temat.

Oczywiście, możliwe jest wystawianie danych również z użyciem arkusza kalkulacyjnego. Naszym zdaniem nie jest to jednak działanie optymalne. Dzieje się tak z prostego powodu: wciąż można dość łatwo popełnić błędy.

Faktura przelewowa – jakie elementy powinna zawierać?

Warto zastanowić się nad tym, jakie elementy powinna zawierać faktura przelewowa?

Nie istnieje jeden uniwersalny wzór faktury przelewowej. W praktyce przedsiębiorstwa stosują różne wzory. Przedsiębiorcy nieraz spotykają się z dokumentami, które zostały naprawdę fantazyjnie sporządzone, tzn. są przygotowane w wersji kolorowej, ozdabia je logo firmy itp.

Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku faktury przelewowej, podobnie jak innych dokumentów finansowych/podatkowych, liczy się nie forma, lecz treść.

To, jakie elementy powinna zawierać faktura przelewowa, wskazuje ustawa z dn. 21 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – stosowne zapisy znajdują się w art. 106e.

Poniżej przedstawiamy niektóre spośród wszystkich elementów obowiązkowych na fakturze VAT:

• data wystawienia dokumentu;
• data wykonania usługi lub dostawy towarów;
• termin płatności;
• unikalny numer, który jednoznacznie identyfikuje dany dokument;
• dane sprzedawcy i nabywcy, w tym m.in. pełne nazwy firm lub imiona i nazwiska, adresy zamieszkania lub siedzib działalności gospodarczej, Numery Identyfikacji Podatkowej;
• opisu towaru lub usługi – przedmiotu danej transakcji;
• dodatkowe informacje, w tym np. liczba dostarczonych sztuk;
• cena jednostkowa towaru netto;
• wartość i stawka podatku VAT (o ile oczywiście dana transakcja nie jest zwolniona z takiego podatku);
• kwota należności brutto.

Niezapłacona faktura przelewowa. Co w takiej sytuacji?

Co w sytuacji, gdy faktura przelewowa nie zostanie uregulowana w terminie? Przedsiębiorca-wierzyciel ma wówczas prawo do podjęcia kroków wobec swojego dłużnika. Jednym z takich działań jest zgłoszenie danego podmiotu do KRD, czyli Krajowego Rejestru Długów. Z punktu widzenia nierzetelnego dłużnika oznacza to utrudnienie w pozyskaniu zobowiązania w postaci kredytu czy umowy leasingowej.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ uporczywe unikanie obowiązku terminowej zapłaty za fakturę przelewową jest działaniem, które może mieć swój finał na sali sądowej. Ponadto, oprócz wydanego przez sąd nakazu zapłaty wierzyciel ma prawo żądać od nierzetelnego dłużnika również pokrycia:

• kosztów administracyjnych związanych z postępowaniem sądowym,
• odsetek.

W określonych sytuacjach, w celu sprawnego przeprowadzenia egzekucji wierzyciel może skorzystać z pomocy komornika, co pociąga za sobą kolejne koszty.