Inwentaryzacja środków trwałych to jeden z licznych obowiązków, z jakich muszą wywiązać się przedsiębiorcy. Dzięki temu możliwe jest ustalenie rzeczywistej wartości posiadanego majątku w ramach działalności gospodarczej. Zastanówmy się zatem, jak przeprowadzać inwentaryzację, kto zajmuje się jej wykonywaniem oraz kiedy się to robi. Miłej lektury!
Spis treści
Czym jest inwentaryzacja środków trwałych?
Zapewne w przybliżeniu zdajesz sobie sprawę z tego, czym jest inwentaryzacja środków trwałych. Nie trzeba mieć wykształcenia ekonomicznego czy finansowego, by wiedzieć, na czym ona polega. Słowo to jest obecne w języku potocznym, a w dużych sieciach handlowych regularnie zatrudnia się pracowników tymczasowych do przeprowadzenia inwentaryzacji.
Inwentaryzacja to nic innego jak takie działania, które mają na celu ustalenie rzeczywistego (faktycznego) stanu należących do danego przedsiębiorstwa:
- środków trwałych (są to np. samochody, maszyny, zestawy mebli itp.),
- aktywów obrotowych (towary handlowe, zapasy, części zamienne, prefabrykaty),
a także innych form majątku.
| Warto wiedzieć!
Inwentaryzacja jest powszechnie kojarzona z liczeniem towaru znajdującego się na stanie w sklepie. Jej zakres jest jednak znacznie szerszy – przykładowo, w ramach inwentaryzacji sprawdza się stan zobowiązań przedsiębiorstwa, a także należności handlowych, które mają uiścić na jego rzecz kontrahenci. |
Z księgowego punktu widzenia inwentaryzacja to zadanie, które poprzedza takie czynności jak:
- przygotowanie sprawozdania finansowego jednostki;
- zamknięcie ksiąg rachunkowych po zakończeniu danego roku.
| Warto wiedzieć! Inwentaryzacja a majątek, który nie jest własnością danego przedsiębiorstwa
Rozwiązanie tej kwestii można znaleźć w art. 26 u. 3 ustawy o rachunkowości: „Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu”. Ponadto możemy znaleźć również informację, że „obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania”. |
Inwentaryzacja – po co się to robi?
Warto zastanowić się nie tylko nad tym, czym jest inwentaryzacja (to już wiemy), ale także – dlaczego się ją przeprowadza? Głównym powodem takiego działania jest sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z informacjami zawartymi w księgach rachunkowych. Tak rozumiana inwentaryzacja pozwala zweryfikować, czy np. ilość towaru faktycznie znajdującego się na magazynie odpowiada temu, co wynika z ewidencji rachunkowej.
A zatem właściwie przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na osiągnięcie kolejnego celu, jakim jest zapewnienie rzetelności ksiąg rachunkowych. W efekcie wzrastają szanse na to, że sprawozdanie będzie wiarygodnie ukazywać kondycję finansową, w jakiej znajduje się aktualnie dane przedsiębiorstwo.
Nie bez znaczenia jest fakt, że dzięki inwentaryzacji można rozliczyć osoby zajmujące się w pracy za nadzorowanie powierzonego towaru. W zależności od danej firmy mogą być to np. kasjerzy czy magazynierzy (zarówno szeregowi pracownicy, jak i kierownicy poszczególnych oddziałów).
Kiedy należy przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych?
Co do zasady inwentaryzacja jest wykonywana raz w roku, na zakończenie okresu rozliczeniowego. Dotyczy to m.in. zapasów, towarów i opakowań zgromadzonych w punktach sprzedaży detalicznej. Ważne jest, by taką inwentaryzację przeprowadzić:
- nie wcześniej niż na 3 miesiące przed zakończeniem danego roku,
- do 15. dnia następnego roku.
Dopuszczalnym wyjątkiem jest przechowywanie takich aktywów na terenie strzeżonych składowisk, ponieważ dopuszcza się wówczas inwentaryzację raz na 2 lata.
Jeśli chodzi o nieruchomości czy maszyny należące do środków trwałych w budowie, inwentaryzację można przeprowadzić raz na 4 lata.
Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych krok po kroku?
Jeśli chodzi o przeprowadzanie inwentaryzacji, powinniśmy trzymać się poniższych zasad — wydaje się, że dobrze odzwierciedlają one, w jaki sposób należy wykonać to zadanie:
| Zasada | Krótki opis |
| Terminowości i częstotliwości | Inwentaryzację wykonuje się we wcześniej ustalonych terminach, w częstotliwości wymaganej przez ustawę o rachunkowości (ustawa z dn. 29 września 1994 r.). |
| Podwójnej kontroli | Aby być pewnym prawidłowości zapisów, zaleca się dwukrotne sprawdzenie każdej pozycji. |
| Zamkniętych drzwi | Zaleca się, by zliczyć towar w takim czasie, gdy dana firma/oddział ma niski poziom aktywności. Dzięki temu pracownikom łatwiej skupić się na zadaniu oraz ewidencjonować takie transakcje, które odbyły się już w trakcie inwentaryzacji. |
| Rzetelnego obrazu | Podczas zliczania aktywów stosuje się takie nazwy, symbole, ceny czy jednostki miary, które są stosowane w praktyce. |
| Kompletności | Bierze się pod uwagę wszystkie składniki majątkowe |
| Partycypacji osoby materialnie odpowiedzialnej | Osoba, która jest odpowiedzialna za określone składniki majątku (w tym np. towar przeznaczony do sprzedaży w danym sklepie), powinna brać czynny udział w procesie inwentaryzacji.
Rzecz jasna, inwentaryzację powinno się przeprowadzać przez minimum dwie osoby. Dzięki temu możliwe staje się zapewnienie dokładności prac, a także ich obiektywizmu |
| Fachowości | Chociaż przeprowadzenie inwentaryzacji nie wymaga wykształcenia kierunkowego, to zaleca się, by osoby uczestniczące w tym procesie miały odpowiednie doświadczenie oraz wiedzę. |
Zasadniczo, inwentaryzację przeprowadza się poprzez takie czynniki jak:
- spis z natury, czyli faktyczne zliczenie wszystkich składników majątku. Takie działanie wykonuje się w przypadku fizycznych aktywów, w tym np. zapasów czy prefabrykatów, ale także fizycznej gotówki znajdującej się w kasie firmowej;
- potwierdzenia zewnętrzne, w ramach których potwierdza się, poprzez wymianę korespondencji z bankami/kontrahentami, wartość takich aktywów jak np.:
- stan środków na rachunkach bankowych,
- należności i zobowiązania handlowe,
- pożyczki itp.,
- papiery wartościowe i inne instrumenty finansowe.
- analiza dokumentów, w tym np. różnego rodzaju umów. Robi się tak np. w przypadku praw do nieruchomości, spornych należności, należności publicznoprawnych (przykładowo, mogą być to środki należne w ramach zwrotu podatku).
| Co po przeprowadzeniu inwentaryzacji?
Informacje na ten temat również można znaleźć w ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 27: „1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. 2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji”. |
Więcej takich artykułów znajdziesz w kategorii Księgowość.
