Inwentaryzacja środków trwałych – jak przeprowadzić? Metody inwentaryzacji środków trwałych

Inwentaryzacja środków trwałych to jeden z licznych obowiązków, z jakich muszą wywiązać się przedsiębiorcy. Dzięki temu możliwe jest ustalenie rzeczywistej wartości posiadanego majątku w ramach działalności gospodarczej. Zastanówmy się zatem, jak przeprowadzać inwentaryzację, kto zajmuje się jej wykonywaniem oraz kiedy się to robi. Miłej lektury!

Czym jest inwentaryzacja środków trwałych?

Zapewne w przybliżeniu zdajesz sobie sprawę z tego, czym jest inwentaryzacja środków trwałych. Nie trzeba mieć wykształcenia ekonomicznego czy finansowego, by wiedzieć, na czym ona polega. Słowo to jest obecne w języku potocznym, a w dużych sieciach handlowych regularnie zatrudnia się pracowników tymczasowych do przeprowadzenia inwentaryzacji.

Inwentaryzacja to nic innego jak takie działania, które mają na celu ustalenie rzeczywistego (faktycznego) stanu należących do danego przedsiębiorstwa:

  • środków trwałych (są to np. samochody, maszyny, zestawy mebli itp.),
  • aktywów obrotowych (towary handlowe, zapasy, części zamienne, prefabrykaty),

a także innych form majątku.

Warto wiedzieć!

Inwentaryzacja jest powszechnie kojarzona z liczeniem towaru znajdującego się na stanie w sklepie. Jej zakres jest jednak znacznie szerszy – przykładowo, w ramach inwentaryzacji sprawdza się stan zobowiązań przedsiębiorstwa, a także należności handlowych, które mają uiścić na jego rzecz kontrahenci.

Z księgowego punktu widzenia inwentaryzacja to zadanie, które poprzedza takie czynności jak:

  • przygotowanie sprawozdania finansowego jednostki;
  • zamknięcie ksiąg rachunkowych po zakończeniu danego roku.
Warto wiedzieć! Inwentaryzacja a majątek, który nie jest własnością danego przedsiębiorstwa

Rozwiązanie tej kwestii można znaleźć w art. 26 u. 3 ustawy o rachunkowości:

„Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu”.

Ponadto możemy znaleźć również informację, że „obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania”.

Inwentaryzacja – po co się to robi?

Warto zastanowić się nie tylko nad tym, czym jest inwentaryzacja (to już wiemy), ale także – dlaczego się ją przeprowadza? Głównym powodem takiego działania jest sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z informacjami zawartymi w księgach rachunkowych. Tak rozumiana inwentaryzacja pozwala zweryfikować, czy np. ilość towaru faktycznie znajdującego się na magazynie odpowiada temu, co wynika z ewidencji rachunkowej.

A zatem właściwie przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na osiągnięcie kolejnego celu, jakim jest zapewnienie rzetelności ksiąg rachunkowych. W efekcie wzrastają szanse na to, że sprawozdanie będzie wiarygodnie ukazywać kondycję finansową, w jakiej znajduje się aktualnie dane przedsiębiorstwo.

Nie bez znaczenia jest fakt, że dzięki inwentaryzacji można rozliczyć osoby zajmujące się w pracy za nadzorowanie powierzonego towaru. W zależności od danej firmy mogą być to np. kasjerzy czy magazynierzy (zarówno szeregowi pracownicy, jak i kierownicy poszczególnych oddziałów).

Kiedy należy przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych?

Co do zasady inwentaryzacja jest wykonywana raz w roku, na zakończenie okresu rozliczeniowego. Dotyczy to m.in. zapasów, towarów i opakowań zgromadzonych w punktach sprzedaży detalicznej. Ważne jest, by taką inwentaryzację przeprowadzić:

  • nie wcześniej niż na 3 miesiące przed zakończeniem danego roku,
  • do 15. dnia następnego roku.

Dopuszczalnym wyjątkiem jest przechowywanie takich aktywów na terenie strzeżonych składowisk, ponieważ dopuszcza się wówczas inwentaryzację raz na 2 lata.

Jeśli chodzi o nieruchomości czy maszyny należące do środków trwałych w budowie, inwentaryzację można przeprowadzić raz na 4 lata.

Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych krok po kroku?

Jeśli chodzi o przeprowadzanie inwentaryzacji, powinniśmy trzymać się poniższych zasad — wydaje się, że dobrze odzwierciedlają one, w jaki sposób należy wykonać to zadanie:

 

Zasada Krótki opis
Terminowości i częstotliwości Inwentaryzację wykonuje się we wcześniej ustalonych terminach, w częstotliwości wymaganej przez ustawę o rachunkowości (ustawa z dn. 29 września 1994 r.).
Podwójnej kontroli Aby być pewnym prawidłowości zapisów, zaleca się dwukrotne sprawdzenie każdej pozycji.
Zamkniętych drzwi Zaleca się, by zliczyć towar w takim czasie, gdy dana firma/oddział ma niski poziom aktywności. Dzięki temu pracownikom łatwiej skupić się na zadaniu oraz ewidencjonować takie transakcje, które odbyły się już w trakcie inwentaryzacji.
Rzetelnego obrazu Podczas zliczania aktywów stosuje się takie nazwy, symbole, ceny czy jednostki miary, które są stosowane w praktyce.
Kompletności Bierze się pod uwagę wszystkie składniki majątkowe
Partycypacji osoby materialnie odpowiedzialnej Osoba, która jest odpowiedzialna za określone składniki majątku (w tym np. towar przeznaczony do sprzedaży w danym sklepie), powinna brać czynny udział w procesie inwentaryzacji.

Rzecz jasna, inwentaryzację powinno się przeprowadzać przez minimum dwie osoby. Dzięki temu możliwe staje się zapewnienie dokładności prac, a także ich obiektywizmu

Fachowości Chociaż przeprowadzenie inwentaryzacji nie wymaga wykształcenia kierunkowego, to zaleca się, by osoby uczestniczące w tym procesie miały odpowiednie doświadczenie oraz wiedzę.

 

Zasadniczo, inwentaryzację przeprowadza się poprzez takie czynniki jak:

  • spis z natury, czyli faktyczne zliczenie wszystkich składników majątku. Takie działanie wykonuje się w przypadku fizycznych aktywów, w tym np. zapasów czy prefabrykatów, ale także fizycznej gotówki znajdującej się w kasie firmowej;
  • potwierdzenia zewnętrzne, w ramach których potwierdza się, poprzez wymianę korespondencji z bankami/kontrahentami, wartość takich aktywów jak np.:
    • stan środków na rachunkach bankowych,
    • należności i zobowiązania handlowe,
    • pożyczki itp.,
    • papiery wartościowe i inne instrumenty finansowe.
  • analiza dokumentów, w tym np. różnego rodzaju umów. Robi się tak np. w przypadku praw do nieruchomości, spornych należności, należności publicznoprawnych (przykładowo, mogą być to środki należne w ramach zwrotu podatku).
Co po przeprowadzeniu inwentaryzacji?

Informacje na ten temat również można znaleźć w ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 27:

„1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji”.

 

Więcej takich artykułów znajdziesz w kategorii Księgowość.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o.

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. jest czynnością prawną, która polega na przeniesieniu praw i obowiązków związanych z posiadaniem udziałów w spółce na inną...

Umorzenie udziałów w spółce z o.o. – procedura przymusowego i dobrowolnego umorzenia udziałów wspólnika

Umorzenie udziałów jest jednym ze sposobów na wyjście wspólnika ze spółki. Na czym polega, jak je przeprowadzić, co dzieje się z umorzonymi udziałami i...

Wakacje od ZUS – założenia, kiedy wejdzie w życie?

Czym są wakacje od ZUS? To propozycja rządu, która ma odciążyć finansowo mikroprzedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Każdy z nich musi rozliczać i opłacać...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!