Nota odsetkowa w księgach rachunkowych. Czym jest i jak ją wystawić?

Nota odsetkowa stanowi formalne żądanie zapłaty odsetek za dokonanie nieterminowej płatności z tytułu faktury lub rachunku. Tak rozumiana nota to dokument, który ma za zadanie potwierdzić prawo dostawcy do naliczania odsetek. Oprócz roli informacyjnej pełni on ważną rolę z punktu widzenia windykacji należności, ponieważ niejako „wymusza” on uregulowanie zaległości.

Co to jest nota odsetkowa?

W dzisiejszym świecie biznesu właściwie każde zdarzenie w firmie nie tylko wpływa na prowadzenie przedsiębiorstwa, ale także na rozliczenia finansowe i księgowe. Jednym z istotnych z punktu widzenia księgowości dokumentów jest nota odsetkowa.

Dokument ten jest istotny, jeśli chodzi o:

  • egzekwowanie należności,
  • utrzymanie płynności finansowej przez przedsiębiorstwo-wierzyciela.

Dlaczego brak zapłaty za fakturę jest niebezpieczny podczas prowadzenia firmy?

Aby zrozumieć, jak ważną rolę pełni nota odsetkowa, trzeba mieć na uwadze, że opóźnienia w płatnościach to z punktu widzenia przedsiębiorstw poważne wyzwanie. Dotyczy to zarówno małych i średnich firm, jak i większych przedsiębiorstwo. Brak spłaty zadłużenia przez kontrahentów, szczególnie jeśli to zjawisko to nasila się, może doprowadzić do poważnych problemów z utrzymaniem płynności finansowej.

Jeśli firma nie otrzymuje zapłaty od swoich odbiorców, może to doprowadzić do sytuacji, w której sama nie jest ona w stanie spłacać swoich zobowiązań. Taki stan rzeczy określa się jako zator płatniczy.

 

W takiej sytuacji nota odsetkowa staje się cennym narzędziem z punktu widzenia egzekwowania zaległych płatności. Jak już to wspomniano, nie jest ona obowiązkowym dokumentem; jednak jej wystawienie może doprowadzić do przyspieszenia procesu spłaty.

Zamiast skierować sprawę do sądu cywilnego, co niestety wiąże się z czasem i dodatkowymi kosztami, jakie należy ponieść, przedsiębiorca może zdecydować się wysłanie noty odsetkowej, aby odzyskać swoje środki.

Kiedy można wystawić notę odsetkową?

Generalnie, nota odsetkowa może zostać wystawiona, jeśli zostały spełnione ŁĄCZNIE następujące warunki:

  • płatność nie została dokonana po wcześniej ustalonym terminie wskazanym na fakturze;
  • faktycznie dokonano dostawy towaru lub usługi (podstawą do naliczenia odsetek nie może być tzw. pusta faktura).

Warto przy tym zwrócić uwagę na jeszcze jedną istotną kwestię. Otóż w ustawie z dn. 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny zwraca się uwagę na to, że wierzyciel może zażądać zapłaty odsetek za opóźnienie w płatności, nawet jeśli zwłoka ta nie doprowadziła do żadnej szkody i była następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.

Nota odsetkowa – jak ją wystawić?

Wystawienie noty odsetkowej nie jest szczególnie trudne. W 2023 roku zwykle robi się to za pomocą programu do fakturowania. Możliwe jest również pobranie wzoru – formularze edytowalne w programach do edycji tekstu można znaleźć w internecie.

Wystawienie noty odsetkowej – jakie elementy powinien zawierać ten dokument?

Jeśli płatność faktury lub rachunku opóźnia się, dostawca usługi/towaru ma prawo do naliczenia odsetek od powstałego zobowiązania. Wprawdzie wystawienie noty odsetkowej nie jest obowiązkowe z punktu widzenia przepisów prawnych, jest to sposób na przyspieszenie procesu spłaty zobowiązań.

Ważne jest jednak, by dokument ten został dobrze wystawiony. Oto, jakie informacje powinna zawierać prawidłowo sporządzona nota odsetkowa:

  • podstawa naliczania odsetek – w nocie odsetkowej określa się podstawę naliczania odsetek. Zwykle sprowadza się to do wskazania faktury, na podstawie której nalicza się odsetki, w tym m.in.:
    • kwotę zaległości;
    • numer oryginalnej faktury/rachunku;
    • liczbę dni opóźnienia;
  • data sporządzenia noty odsetkowej;
  • precyzyjne wskazanie zarówno dłużnika, jak i firmy wierzyciela (pełna nazwa przedsiębiorstwa, adres siedziby działalności, numer NIP);
  • termin, w którym należy dokonać spłaty zarówno odsetek, jak i samego długu;
  • sposób, w jaki należy uregulować należność (numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien dokonać wpłaty);
  • całkowita kwota zaległości – nota powinna obejmować wartość oryginalnej faktury oraz kwoty odsetek;
  • podpis osoby wystawiającej notę odsetkową.

Ewidencja noty odsetkowej w księgach rachunkowych wystawiającego notę odsetkową

Nota odsetkowa – jaka jest wysokość odsetek?

We wspomnianej już przez nas ustawie Kodeks cywilny została określona również wysokość odsetek, jakie wierzyciel ma prawo naliczyć. Odpowiednie zapisy w tej kwestii możemy znaleźć w art. 481 § 2:

Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Jednakże gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.

§ 21. Maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie (odsetki maksymalne za opóźnienie).

§ 22. Jeżeli wysokość odsetek za opóźnienie przekracza wysokość odsetek maksymalnych za opóźnienie, należą się odsetki maksymalne za opóźnienie.

§ 23. Postanowienia umowne nie mogą wyłączać ani ograniczać przepisów o odsetkach maksymalnych za opóźnienie, także w przypadku dokonania wyboru prawa obcego. W takim przypadku stosuje się przepisy ustawy.

§ 24. Minister Sprawiedliwości ogłasza, w drodze obwieszczenia, w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie”.

Jeśli chodzi o wspomniane w Kodeksie cywilnym odsetki ustawowe, wynoszą dzisiaj 10,25% w skali roku.

Nota odsetkowa. Podsumowanie

Nie od dziś wiadomo, że biznes w dwudziestym pierwszym wieku stawia przed przedsiębiorcami wiele wyzwań. Jednym z nich jest utrzymanie płynności finansowej – absolutna konieczność z punktu widzenia funkcjonowania właściwie każdej firmy.

Niestety, trzeba mieć na uwadze, że opóźnienia w płatnościach są nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Praktyka pokazuje, że nie sposób ich w pełni uniknąć; lepiej zatem odpowiedzieć na pytanie: co zrobić, jeśli dłużnik nie uregulował swojego zobowiązania.

Nota odsetkowa jest – obok wezwania do zapłaty – jednym z pierwszych działań, które można podjąć w celu utrzymania stabilnej sytuacji finansowej i regulowania zobowiązań.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Zbieg tytułów do ubezpieczeń ZUS w 2024 roku – kiedy nie zapłacisz składek?

Kiedy występuje zbieg tytułów do ubezpieczeń? Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, a jednocześnie jest zatrudniona na umowę o pracę, zawarła umowę o dzieło/zlecenie lub...

Remanent a składka zdrowotna przedsiębiorcy za 2023 rok – uwzględnij różnice remanentowe podczas ustalania podstawy składki

Jak wygląda kwestia remanent a składka zdrowotna? Różnica remanentowa, która powstała po wykonaniu spisu z natury może wpłynąć na wysokość składki zdrowotnej przedsiębiorcy. Przedstawiamy...

Likwidacja środka trwałego w ewidencji księgowej

Maszyna, samochód lub inny środek trwały służył w firmie do prowadzenia działalności gospodarczej, jednak zużył się i nie będzie już przydatny. Należy przeprowadzić proces...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!