Jak użyć certyfikatu kwalifikowanego? Instrukcja krok po kroku składania podpisu lub pieczęci elektronicznej w aplikacji SecureDoc

Używanie certyfikatu kwalifikowanego dla podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej nie jest skomplikowane. Jednak przed jej pierwszym użyciem warto przyswoić sobie kilka zasad i zapoznać ze sposobem jej działania. Dlatego przedstawiamy szczegółową instrukcję krok po kroku jak podpisać dokument certyfikatem kwalifikowanym.

Uwaga! Czasem dla ułatwienia w artykule będziemy odnosić się do procesu używania certyfikatu kwalifikowanego jako „składanie podpisu”. Jeśli składasz pieczęć, cały proces będzie wyglądał tak samo. W odpowiednim momencie, gdy w programie otworzy się okienko wyboru certyfikatu, po prostu wybierzesz swoją pieczęć. 

Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym? Jak przybić pieczęć?

W pierwszej kolejności podłącz urządzenie z kartą kryptograficzną do komputera i otwórz aplikację SecureDoc. Pamiętaj, że bez podłączonej karty kryptograficznej nie skorzystasz ze swojego podpisu/pieczęci.

Czy wiesz że…?

Pieczęć kwalifikowaną w najniższej cenie znajdziesz na pieczeckwalifikowana.pl.

Wybierz parametry podpisu lub pieczęci

W menu górnym wybierz zakładkę „Podpisywanie”. 

Pierwsze co musisz określić, to format podpisu. Do wyboru masz:

  • PadES – obsługuje tylko pliki w formacie PDF;
  • XAdES – obsługuje wszystkie formaty plików.

W kolejnym kroku wybierzesz wariant podpisu. Decydujesz tutaj, czy do certyfikatu chcesz dodać znacznik czasu, który zagwarantuje nie tylko, że plik nie został zmieniony, ale także pozwoli zweryfikować, o której godzinie został złożony podpis lub pieczęć.

  • warianty z określeniem „BES” nie zawierają znacznika czasu,
  • warianty w formacie „T” mają znacznik czasu.

Następnie określ typ podpisu:

  • zewnętrzny – zapisywany w formacie XAdES. Podpis w tym formacie zostanie zapisany w odrębnym pliku, w tym samym formacie, w którym znajduje się plik źródłowy. Wybierając podpis zewnętrzny, należy pamiętać, by nie przenosić pliku źródłowego do innego folderu, ani w żaden sposób go edytować. Ważne jest też, by oba pliki nazywały się tak samo. Jeśli edytujesz nazwę pliku źródłowego, na taką samą zmień nazwę pliku podpisu.
  • wewnętrzny – zapisywany w formacie XAdES. Dokument po podpisaniu tym podpisem będzie zawierał zarówno oryginalną treść jak i poświadczenie podpisu.
  • otoczony – dotyczy wyłącznie plików w formacie XML. Zapisze się jako jeden plik.

W trzeciej linii („Funkcja skrótu”) wybierasz typ zabezpieczenia kryptograficznego. Im większa liczba przy „SHA”, wyższy stopień bezpieczeństwa.

Ostatni parametr, „Rodzaj zobowiązania”, jest nieobowiązkowy. Możesz tutaj określić cel złożenia podpisu, jako dodatkową informację dla odbiorcy dokumentu. Masz do wyboru:

  • dowód pochodzenia,
  • potwierdzenie odbioru,
  • dowód nadawcy,
  • dowód odbiorcy,
  • formalne potwierdzenie,
  • potwierdzenie utworzenia.
Chcesz dostawać regularne dawki wiedzy na temat usług zaufania takich jak pieczęć i podpis elektroniczny? Zapisz się do naszego newslettera!

Wybierz plik do podpisania lub przybicia pieczęci

Po prawej stronie okna w zakładce „Podpisywanie” zobaczysz element „Dane”. Wciśnij „Dodaj plik” i wybierz wszystkie pliki, które chcesz podpisać.

Następnie kliknij „Podpisz pliki”. W ten sposób złożysz certyfikat kwalifikowany na WSZYSTKICH wybranych wcześniej plikach.

Wybór certyfikatu

Po tym jak klikniesz „Podpisz pliki” otworzy się okno wyboru. Aby wybrać certyfikat:

  1. Przejdź do zakładki „Urządzenie kryptograficzne”.
  2. Wybierz odpowiedni certyfikat.
  3. Kliknij OK.

Wybrany certyfikat trzeba będzie potwierdzić. W następnym kroku otworzy się okienko, w którym będziesz musiał wpisać kod PIN przypisany do Twojego certyfikatu. 

Jeśli wprowadzony PIN będzie prawidłowy, wybrany przez Ciebie dokument zostanie podpisany.

Możesz upewnić się, że dokument został prawidłowo podpisany podpisem elektronicznym otwierając listę plików wgranych do aplikacji SecureDoc. Poza lokalizacją pliku znajdziesz tam okienko status. Pliki oznaczone zieloną stalówką i opisane jako „Podpisane” zostały – można się domyślić – z powodzeniem opatrzone certyfikatem.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

  1. Pieczęć elektroniczna – jak wygląda dokument potwierdzony pieczęcią elektroniczną? Po czym poznać, że ją zawiera? 
  2. Pieczęć elektroniczna – cena. Ile kosztuje pieczęć elektroniczna? 
  3. Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – najważniejsze różnice. Co wybrać? 
  4. Dokument z pieczęcią elektroniczną. Skąd wiadomo, że jest wiarygodny? 
  5. Czy pieczęć elektroniczną można unieważnić? 

Składanie podpisu lub pieczęci na już podpisanym pliku

Być może na danym pliku podpisujesz się jako kolejna osoba, może wcześniej została na nim złożona pieczęć elektroniczna. Jak podpisać się w takim przypadku? 

Proces ten przebiega dokładnie tak samo jak w przypadku składania pierwszego podpisu w pliku. Jedyna różnica polega na tym, że program wyświetli informację, że w danym pliku znajduje się już podpis. 

Należy wówczas kliknąć „Dodaj podpis”.

Skąd wziąć pieczęć elektroniczną?

Pieczęć elektroniczną w najniższej cenie kupisz na pieczeckwalifikowana.pl. Dzięki niej oznaczaczysz firmowe dokumenty, zagwarantujesz bezpieczeństwo korespondencji zewnętrznej, a nawet potwierdzisz ustalenia umowy. Kliknij tutaj, aby skorzystać z okazji.

Anna Frankiewicz
Anna Frankiewicz
Studiowała dziennikarstwo. Jako copywriter pracuje od kilku lat. Zdobywała doświadczenie w agencjach marketingowych i grupach wydawniczych. Prywatnie chętnie czyta.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Spółka jawna a cywilna – najważniejsze różnice. Którą z nich wybrać?

Osoba, która chce rozpocząć biznes, ma do wyboru różne formy prowadzenia działalności gospodarczej. Może wybierać m.in. między spółką jawną i spółką cywilną. Jednak czym...

Kiedy sporządzić, podpisać, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe? Poznaj najważniejsze terminy

Sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z ustawą, w tym z naruszeniem terminów przygotowania dokumentów, grozi poważnymi konsekwencjami (nie tylko karą grzywny). Jak ich uniknąć? Rozwiewamy...

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku?

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS może wydawać się skomplikowanym zadaniem. W tym artykule poprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces, wyjaśniając wszystkie etapy....

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!