Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – najważniejsze różnice. Co wybrać?

W dzisiejszym zdigitalizowanym świecie, w którym przesyłanie dokumentów i danych w coraz większym stopniu odbywa się w formie elektronicznej, narzędzia takie jak pieczęć elektroniczna (e-pieczęć) i podpis elektroniczny (e-podpis) są niezwykle ważne z punktu zapewnienia bezpieczeństwa, autentyczności i integralności dokumentów. Jednocześnie, zarówno e-pieczęć, jak i e-podpis to rozwiązania, które mają na celu ułatwienie i przyspieszenie procesów biznesowych i administracyjnych, aczkolwiek różnią się między sobą pod kątem możliwości zastosowania.

W naszym tekście omówimy pokrótce najważniejsze różnice między e-pieczęcią a e-podpisem, omówimy ich praktyczne zastosowania, a także przedyskutujemy, jakie korzyści przynoszą te narzędzia firmom.

Jak działa podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest oparty na certyfikacie elektronicznym. Taką formę autoryzacji wykorzystuje się w celu cyfrowego podpisywania plików oraz potwierdzania tożsamości zarówno osób fizycznych, jak i prawnych w środowisku cyfrowym. Podpis elektroniczny jest dodawany do pliku w wersji cyfrowej i z użyciem oprogramowania weryfikuje się go pod kątem autentyczności.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do określonej osoby fizycznej. Generalnie, ma on takie same skutki prawne jak tradycyjny, tzn. odręczny podpis. Identyfikacja osoby korzystającej z kwalifikowanego podpisu jest każdorazowo potwierdzana przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Na czym polega pieczęć elektroniczna?

Z użyciem pieczęci elektronicznej można autoryzować m.in. następujące rodzaje dokumentów:

  • wnioski i formularze,
  • rejestry i spisy,
  • kontrakty i umowy handlowe,
  • oficjalne certyfikaty i świadectwa,
  • zarządzenia i decyzje administracyjne,
  • faktury i rachunki,
  • dokumenty zawierające różnego rodzaju raporty, sprawozdania oraz analizy,
  • inspekcje i protokoły kontrolne.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to narzędzie, które gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i autentyczności dokumentów, eliminując tym samym ryzyko fałszerstwa. Taki stan rzeczy sprawia, że jest to nieodzowne narzędzie w czasach rozpowszechniającej się cyfryzacji; co więcej, cieszy się ono powszechnym uznaniem nie tylko w przypadku przedsiębiorców, ale także wśród organów administracyjnych oraz sądów.

Kiedy wybrać podpis, a kiedy pieczęć elektroniczną?

Należy koniecznie zaznaczyć, że pieczęć elektroniczna nie jest tym samym co elektroniczny podpis osoby prawnej. Oznacza to, że nie można wymieniać jednego z tych narzędzi na drugie, z uwagi na różnice w ich naturze i zastosowaniu.

Podstawową różnicą pomiędzy pieczęcią elektroniczną oraz podpisem elektronicznym jest zakres ich stosowania. Trzeba mieć na uwadze, że pieczęć elektroniczna jest przeznaczona przede wszystkim dla osób prawnych, takich jak na przykład:

  • firmy,
  • instytucje publiczne czy organizacje pozarządowe (NGO).

Pieczęć elektroniczna zawiera podstawowe informacje identyfikacyjne danej jednostki, a zatem zawiera to, co tradycyjna pieczątka. Celem, dla którego się je stosuje, jest:

  • umożliwienie dostępu do określonych informacji:
  • potwierdzenie autentyczności

Inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o podpis elektroniczny, który stanowi służbową formę autoryzacji dla osób fizycznych, którą można stosować w celu potwierdzenia tożsamości bądź udzielenia zgody na określone czynności.

Nie tylko różnice, ale także podobieństwa. Na jakie korzyści można liczyć dzięki wykorzystaniu pieczęci elektronicznej lub podpisu elektronicznego?

W dzisiejszym cyfrowym świecie, pieczęć elektroniczna oraz podpis elektroniczny są niezbędnymi narzędziami, które umożliwiają przyspieszenie procesów biznesowych i administracyjnych. Oto kilka kluczowych korzyści, jakie płyną z ich wykorzystania:

  • szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie dokumentów. Zarówno pieczęć elektroniczna, jak i podpis elektroniczny gwarantują szybkie oraz efektywne potwierdzanie dokumentów, co przekłada się na wygodne, a czasem wręcz ekspresowe przeprowadzanie procesów biznesowych;
  • zwiększony poziom bezpieczeństwa dokumentów. Dzięki wykorzystaniu tych narzędzi możliwe staje się zagwarantowanie autentyczności oraz integralności dokumentów. W ten sposób użytkownik minimalizuje ryzyko fałszerstwa i nieuprawnionego dostępu;
  • oszczędność czasu i środków. Procesy związane z wykorzystaniem pieczęci elektronicznej oraz podpisu elektronicznego są znacznie bardziej efektywne od tradycyjnych metod opieczętowania i podpisywania dokumentów papierowych. Dzięki temu można zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze, a i jeden, i drugi zasób w biznesie jest zwykle istotny;
  • ochrona środowiska. Przechodząc na cyfrowe metody zabezpieczania dokumentów, można ograniczyć zużycie papieru oraz innych zasobów, co ma korzystny wpływ na nasze środowisko naturalne;
  • możliwość pracy zdalnej. Zarówno pieczęć elektroniczna, jak i podpis elektroniczny to narzędzia, które umożliwiają pracę zdalną oraz dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, co jest niezwykle istotne w obecnych czasach.

Podsumowanie

Pieczęć elektroniczna oraz podpis elektroniczny to narzędzia, które pełnią w XXI wieku  niezwykle ważną, choć czasem niedocenianą rolę dzisiejszym cyfrowym świecie. Dzięki nim możemy zwiększyć poziom bezpieczeństwa, efektywności oraz wygody w obszarze przetwarzania dokumentów elektronicznych. Pomimo różnic między tymi narzędziami łączy jedno: oba mają nie lada znaczenie dla firm, organizacji pozarządowych i instytucji publicznych pragnących sprawnie zarządzać swoją dokumentacją oraz zapewnić autentyczność i integralność wprowadzanych danych.

Ważne jest zrozumienie tych różnic, aby możliwe było właściwe wykorzystanie obu mechanizmów oraz czerpanie korzyści z rozwoju technologii cyfrowych.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Stawka CIT (9%) dla małych podatników od stycznia 2024

Kto może zapłacić preferencyjny podatek CIT 9%? Jakie warunki należy spełnić w 2024 roku? Kto straci prawo do tej preferencji i będzie musiał zapłacić...

Stawki CIT

Jakie są stawki podatku dochodowego od osób prawnych, kto może z nich korzystać i jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnej opcji? Jesteś...

Informacja CIT-ST – co to jest i kto musi ją złożyć? Instrukcja wypełniania

Złożenie CIT-ST jest obowiązkowe dla podatników posiadających zakłady (oddziały) w innych gminach niż siedziba firmy. Oto przewodnik z najważniejszymi informacji dla podmiotów, które muszą...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!