Pieczęć elektroniczna jest jedną z usług zaufania. Dedykowana jest dla osób prawnych. Umożliwia ona bezpieczny i w pełni elektroniczny obieg dokumentów. Sprawdziliśmy, jak działa i jak wygląda pieczęć elektroniczna oraz w jaki sposób wyglądają dokumenty nią podpisane!
Pieczęcią elektroniczną posługują się osoby prawne, aby w ten sposób potwierdzić, że konkretne dokumenty zostały przez nie wygenerowane lub że zapoznały się z nimi i zatwierdzają ich treść. Co jeszcze powinieneś wiedzieć na temat pieczęci elektronicznej? Serdecznie zapraszamy do lektury!
Spis treści
Jak działa pieczęć elektroniczna?
Pieczęć elektroniczna to jedna z usług zaufania. Dedykowana jest osobom prawnym, a więc przedsiębiorstwom, organizacjom i instytucjom. Przypomnijmy, że osoby fizyczne mogą korzystać z innej usługi pozwalającej na ich identyfikację, jaką jest podpis elektroniczny. Podpis i pieczęć elektroniczne nie są jednak własnymi odpowiednikami.
Pieczęć elektroniczną definiuje się jako dane zapisane w postaci elektronicznej i dodane lub logicznie powiązane z innymi danymi, które również posiadają postać elektroniczną. Zastosowanie takiego połączenia stanowi gwarancję autentyczności pochodzenia pieczęci oraz jej integralne powiązanie z danymi.
Pieczęć najczęściej znajduje się na fakturach, umowach i ofertach handlowych. Na takiej pieczęci znajdują się podstawowe dane przedsiębiorstwa, instytucji lub organizacji, które zazwyczaj pojawiają się również na pieczęciach tradycyjnych.
Rozróżnia się dwa rodzaje pieczęci elektronicznej – pieczęć zaawansowaną oraz pieczęć kwalifikowaną. Postawienie tej drugiej wymaga posiadania odpowiedniego urządzenia kwalifikowanego oraz aktualnego kwalifikowanego certyfikatu. Te są dystrybuowane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania.
W jakim celu stosuje się pieczęć elektroniczną?
Zadaniem wszystkich usług zaufania, a więc również pieczęci elektronicznej jest zapewnienie szybszej i wygodniejszej komunikacji biznesowej i administracyjnej. Dzięki pieczęci elektronicznej możliwy staje się w pełni elektroniczny obieg dokumentacji.
Pieczęć elektroniczna na dokumencie daje gwarancję, że pochodzi on od konkretnego podmiotu oraz że jego treść nie została zmieniona. Cechy te zostały usankcjonowane w rozporządzeniu Rady Europejskiej eIDAS.
Rodzaje pieczęci elektronicznej
Istnieją dwa rodzaje pieczęci elektronicznej:
- pieczęć elektroniczna kwalifikowana;
- pieczęć elektroniczna zaawansowana.
Pieczęć elektroniczna zaawansowana jest unikalna dla osoby prawnej, która ją złożyła. Oznacza to, że pozwala ona na jednoznaczne rozpoznanie jej tożsamości. Dodatkowo właściciel takiej pieczęci ma pełną kontrolę nad danymi, które służą mu do składania pieczęci. Opieczętowanie dokumentu pieczęcią zaawansowaną sprawia, że każda późniejsza zmiana dokonana na dokumencie, będzie możliwa do szybkiego rozpoznania.
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana spełnia wszystkie warunki pieczęci zaawansowanej, ale jest zdecydowanie bardziej bezpieczna, ponieważ składa się ją przy pomocy urządzenia kwalifikowanego działającego na podstawie certyfikatu kwalifikowanego. Taki certyfikat ważny jest tylko przez określony czas. Wydawany jest przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania.
Jak wygląda dokument potwierdzony pieczęcią elektroniczną?
Na dokumencie podbitym pieczęcią elektroniczną nie znajduje się pieczęć w tradycyjnej formie, a jedynie informacja o podbiciu go pieczęcią elektroniczną oraz zestaw danych umożliwiających przeprowadzenie łatwej i szybkiej walidacji.
Jakie dane znajdują się na pieczęci elektronicznej?
Pieczęć elektroniczna zawiera dane, które zazwyczaj umieszczane są również na pieczęciach standardowych, a więc:
- nazwa ogólna podmiotu będącego właścicielem pieczęci;
- nazwa firmy/organizacji;
- kraj zarejestrowania podmiotu;
- identyfikator organizacji – najczęściej numer NIP lub REGON;
- adres właściciela pieczęci.
Na jakich dokumentach można znaleźć pieczęć elektroniczną?
Przedsiębiorcy swoje pieczęci elektroniczne stawiają najczęściej na:
- oficjalnej korespondencji firmowej;
- fakturach elektronicznych;
- personalizowanych ofertach przygotowanych dla konkretnych klientów;
- dokumentach prawnych;
- ulotkach reklamowych;
- umowach zawieranych z kontrahentami.
Podsumowując, pieczęć elektroniczna jest zestawem danych zapisanych w postaci elektronicznej, które są przypisane do konkretnej osoby prawnej i umożliwiają jej bezbłędną identyfikację. Wyróżnia się dwa rodzaje pieczęci elektronicznej – pieczęć zaawansowaną oraz kwalifikowaną.
