Jak wystawiać faktury? Najważniejsze zasady i elementy faktur

Jak wystawiać faktury? Czy ich wystawianie jest obowiązkowe dla wszystkich firm, niezależnie od okoliczności? Sprawdź, jakie elementy zawrzeć w prawidłowej fakturze VAT.

W świecie biznesu faktura to rozwiązanie, z którym spotykamy się bardzo często. O tym, jak ważnym z punktu widzenia prawa dokumentem jest faktura, dobitnie świadczy to, że ten rodzaj dokumentu został nawet dopuszczony dla działalności nierejestrowych. Jak wystawiać faktury?

Czym jest faktura i na co wpływa?

Aktem prawnym, który właściwości i zasady wystawiania faktury, jest Ustawa o podatku VAT. Założenie, jakie przyświecało państwu (czyli ustawodawcy) jest bardzo proste. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą, mają obowiązek wystawić fakturę dla innego podatnika. 

Dlaczego to tak ważne? Można tu wskazać na kilka kluczowych kwestii. Z punktu widzenia aparatu państwowego najważniejszą są oczywiście podatki. Każda transakcja, która przechodzi przez scentralizowany system, zapewnia aparatowi państwowemu określony przychód, z jakiego właściciel firmy musi się później rozliczyć. 

CZYTAJ TAKŻE: Faktura nie ma wszystkich danych. Czy jest ważna?

Czy faktury VAT są obowiązkowe dla wszystkich firm?

Nie każda firma musi wystawiać faktury dla każdej transakcji. Ustawodawca przewidział tutaj kilka wyjątków. Osoby, które są podmiotowo lub przedmiotowe zwolnione z konieczności uiszczania podatku VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur. Z jednym małym wyjątkiem.

Jeśli jednak podmiot, od którego nabyły one dane dobro lub usługę, zażąda wystawienia faktury w okresie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano zlecenie, to działalność gospodarcza ze zwolnieniem z podatku VAT również ma obowiązek taki dokument wystawić.

Dość ciekawie umocowano w prawie działalności nierejestrowe, czyli takie, które nie mogą przekroczyć dochodu wynoszącego połowy minimalnego wynagrodzenia. Z formalnego punktu widzenia taka „firma na próbę” również może wystawiać faktury. Mimo tego, że nie posiada numeru NIP ani — co do zasady — nie jest osobą prawną. 

CZYTAJ TAKŻE: Faktura wystawiona na dane osoby prywatnej zamiast na firmę

Do kiedy trzeba wystawić fakturę VAT?

Najlepiej jest wystawiać fakturę zaraz po ukończeniu zlecenia lub przy okazji dostarczenia zamówionego dobra do osoby zamawiającej. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Ustawodawca doskonale zdaje sobie z tego sprawę, dlatego też w polskim porządku prawnym można odnaleźć kilka widełek, kiedy powinniśmy wystawić FV. 

W zdecydowanej większości przypadków górny limit został wskazany na piętnasty dzień miesiąca następujący po miesiącu, kiedy nastąpiła sprzedaż. Jeśli więc w lipcu sprzedaliśmy dane dobro, to fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 sierpnia.

Jeśli nabywca zażądał od nas wystawienia faktury VAT, to mamy nieco mniej czasu. W takiej sytuacji mamy obowiązek wystawić fakturę do 15 dni od zgłoszenia żądania. Od tej reguły jest jednak kilka wyjątków.

Ustawodawca bardzo wyrozumiale podszedł do firm, które działają w obszarze usług budowlanych. Te podmioty mają nieco więcej czasu. Precyzując, mogą one wystawić fakturę VAT do 30 dni od dnia wykonania usług. 

CZYTAJ TAKŻE: Faktura czy paragon? Jaki dokument wystawić?

W jeszcze lepszej sytuacji są wydawcy książek drukowanych. Oni na wystawienie dokumentu mają aż 90 dni. Fakturę datowaną na termin płatności mogą z kolei wystawiać firmy działające w obszarze telekomunikacji. Ustawodawca przewiduje jeszcze kilka wyjątków od reguły 15 dni, dlatego też każda działalność gospodarcza powinna wcześniej skonsultować się w tej sprawie na przykład z radcą prawnym lub księgową.
Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Jak wystawiać faktury VAT?

W polskim porządku prawnym bardzo dokładnie opisano wszystkie niezbędne elementy, które pozwalają sklasyfikować fakturę jako taką, która jest wystawiona poprawnie i jednocześnie wolna od uchybień, które mogłyby zostać wyłapane przez organy kontrolne.

Każda faktura VAT musi mieć swój indywidualny numer. Zdecydowana większość programów do fakturowania jest w pełni kompatybilna z tym rozwiązaniem i daje możliwość wyboru zasad numeracji faktur. Można wybierać między kluczem nazwy, miesiąca, dnia lub roku. 

Dokument musi mieć też widoczną datę wystawienia, a (jeśli te daty różnią się względem siebie) także datę wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Bardzo ważnym elementem jest NIP naszej działalności, jej pełna nazwa i dane teleadresowe oraz nazwa i liczba sprzętu lub usług, jakie sprzedaliśmy.

Jeśli na przykład udało nam się sprzedać 5 ręcznie wykonywanych etui do smartfonów, to nie wystarczy podać ceny łącznej. Na druku musi być też widoczna cena jednostkowa netto. Powinniśmy pamiętać też o stawkach podatkowych, a także o łącznej należności, jaką na nasze konto (które także powinno być widoczne na fakturze) ma przelać klient.

Zobacz również: Opinie na temat oprogramowania Małej Księgowości

Elementy faktury

Wszystkie elementy, które powinny znaleźć się na fakturze, zgodnie z ustawą o VAT są to:

  • data wystawienia;
  • kolejny numer. Sposób, w jaki faktury będą numerowane, zależy od przedsiębiorcy. Ważne by dało się ją łatwo zidentyfikować;
  • nazwa podatnika i nabywcy towarów. Chodzi o wskazanie na fakturze kupującego i sprzedającego;
  • numer NIP sprzedawcy;
  • NIP kupującego. Jeśli kupujący to osoba fizyczna, zamiast NIP-u można wpisać PESEL;
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi;
  • data otrzymania zapłaty, jeśli faktura wystawiana jest przed pełnym dostarczeniem towaru. W takiej sytuacji na fakturze wpisuje się dwie daty – datę wystawienie faktury oraz dostarczenia towarów lub świadczenia usług;
  • nazwa towaru lub usługi. Chodzi o to, by poprawnie określić, co jest przedmiotem transakcji;
  • liczba sprzedanych towarów albo rodzaj usług;
  • kwota sprzedaży netto, bez doliczonego podatku VAT;
  • całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług;
  • stawka podatku. Jeśli sprzedajemy towary z różnymi stawkami podatku, to każdy z nich należy określić na fakturze;
  • kwota podatku;
  • wartość brutto.

Wystawiaj faktury w programie Mała Księgowość

Mała Księgowość Rzeczpospolitej to prosty w obsłudze program dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Umożliwia sprawne wprowadzanie danych księgowych, rozliczenia podatku dochodowego, prowadzenie ewidencji oraz bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów.

Za jego pomocą wystawisz również fakturę.

Dlaczego warto wybrać Małą Księgowość Rzeczpospolitej?

  • Rzetelna firma – na rynku od 2002 roku
    • Zaufało nam ponad 60 000 przedsiębiorców
    • Do obsługi programu nie potrzebujesz internetu
    • Cena od 149 złotych brutto za rok – to mniej niż 13 zł/mies
    • Program rekomendowany przez dziennik Rzeczpospolita

Zobacz również: Wszystkie funkcjonalności oprogramowania Małej Księgowości

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kiedy będzie kwota wolna od podatku 60 tys. zł? Czy będzie obowiązywać z datą wsteczną od 1 stycznia 2024 roku?

Jeżeli kwota wolna od podatku wzrośnie do 60 000 zł, znacznie zwiększy się liczba osób, które w ogóle nie zapłaci podatku dochodowego. Sprawdź, kiedy...

Jak rozliczyć PIT z ZUS za zwolnienie lekarskie? Zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS w deklaracji rocznej PIT

PIT-11A otrzymała każda osoba, która pobierała zasiłek macierzyński lub chorobowy od ZUS. Sprawdzamy, co z nimi zrobić. Jak rozliczyć PIT z ZUS? Czy za...

PIT 36L – jak rozliczyć podatek liniowy za rok podatkowy 2023? Rozliczenie PIT online i wzór formularza

PIT-36L to deklaracja, którą składają przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatku liniowego, czyli płacący podatek w wysokości 19%, niezależnie od wysokości dochodów. Jak wypełnić...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!